Executive Assistant GM
Encontrado en: beBee jobs ES - hace 3 semanas
By clicking the "Apply" button, I understand that my employment application process with Takeda will commence and that the information I provide in my application will be processed in line with Takeda's Privacy Notice and Terms of Use. I further attest that all information I submit in my employment application is true to the best of my knowledge.Job Description
JOB FUNCTION
Partner with the GM to effectively manage and organize his schedule, ever-changing priorities while leveraging good judgment and discretion. The ideal candidate will work closely with the GM, the Iberia leadership team and its external stakeholders, including customers, partners, vendors, and the EUCAN regional team to achieve key business outcomes. You will effectively manage the GM's calendar, travel schedule, and internal and external communication related to meetings, conference calls, invitations, event planning, Senior Leadership meetings, and interviews. You will also ensure that daily tasks comply with underlying Global / EUCAN policies, SOPs and guidelines, archiving of audit relevant documentation.
ACCOUNTABILITIES
Management and filtering of phone calls, mail and email, clarifying/highlighting required actions whilst prioritizing the most sensitive matters Participate in the planning of both internal external activities and initiatives Prepare and issue presentation material for senior leadership meetings and touchpoints with the region Independently drive and complete assigned projects Timely delivery of tasks as well as full ownership of given assignments Proactively pick up any tasks and issues as required Handle contracts, signatures, and invoices Welcome GM's guests and business partners Continuously scout new efficient ways of working/best-practice implementation from outside and striving for best-in-class support Purchasing Management in Ariba Concur expense notes (GM and ILT) GM trip management Approval of ILT vacations Contact point with Farmaindustria (Takeda work groups maintenance, etc) Environment audit preparation Involvement in the Communication and Business manual review. Continuity plan Comprehensive management of the ISS team (office purchases, KPI's review, monitoring of preventive and corrective measures, etc.) Support ILT meetings together with Business Operations Head for Agenda, Minutes and high performing operation Coordination of office management Act according to Corporate, Compliance, Ethical codes and Legal standards. Promote, encourage and demonstrate commitment to Takeda-ism philosophy and valuesEDUCATION, EXPERIENCE, SKILLS, KNOWLEDGE
Education:
B. Sc. Degree or equivalent preferred Fluent written and spoken English and Spanish (mandatory)
Experience:
Preferably 3-5 years of experience as Executive Assistant or Team Assistant within a sales/marketing organization, supporting executive level customer Experience in working in an international environment (preferably within the pharma industry) and substantial experience in dealing with different cultures Practical business-oriented solution approach
Skills:
Excellent communication and organization skills Service minded, structured and open minded working style Very strong in communication and able to deliver a high working level Able to stay calm in stressful situations Take ownership for given responsibilities Capable of working independently as well as in teams Flexible, proactive, assertive, committed and reliable LocationsMadrid, Spain
Worker TypeEmployee
Worker Sub-TypeRegular
Time TypeFull time
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Executive Assistant
Encontrado en: beBee jobs ES - hace 16 horas
Madrid, Madrid, España Fyte A tiempo completoSeleccionamos para importante multinacional española, un/a Executive Assistant que trabajará en el equipo de un miembro del Comité de Dirección.Principales funciones:Gestión, coordinación y organización proactiva de agendas complejas.Programación de reuniones, viajes, y eventos asegurando el cuidado de todos los detalles y haciendo las gestiones...
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Executive Assistant
Encontrado en: beBee jobs ES - hace 2 días
Madrid, Madrid, España About your talent A tiempo completoDesde About your talent, nos encontramos en la búsqueda de un/a "Executive Assistant" para el CEO de la compañía, que realice las siguientes funciones:Gestión de agendas corporativas.Soporte administrativo y asistencial polivalente.Elaboración de informes y presentaciones, así como traducción de documentos.Coordinación de reuniones, tanto...
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Executive Assistant. Inglés C1
Encontrado en: beBee jobs ES - hace 6 días
Madrid, Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición:Como Executive Assistant tu misión principal será dar soporte a miembros del comité directivo.Tus responsabilidades principales serán:Gestión de agendas- Organización de viajes- Reporte de gastos- Preparación y asistencia a reuniones- Soporte a la gestión de la oficina- Tareas administrativas derivadas de la posiciónBuscamos una...
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Executive/Personal Assistant
Encontrado en: beBee jobs ES - hace 2 semanas
Madrid, Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición:Como Executive y Personal Assistant de Presidencia tu principal función será dar soporte al Presidente de una importante consultora estratégica ubicada en el centro de Madrid.Tus responsabilidades principales serán: Gestión agenda compleja y cambiante Organización de viajes internacionales Organización de eventos en coordinación...
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Office Manager
Encontrado en: beBee jobs ES - hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Onsite HR Executive Search A tiempo completoExecutive Assistant & Office Manager (C1- C2 english level)For a leading Real Estate company and investment fund, we are seeking an Executive Assistant and office manager to work closely with the 2 partners.Responsibilities:Managing schedules, organizing meetings, and more.Office Manager tasks: greeting visitors, handling purchases, office administration,...
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Personal Assistant
Encontrado en: beBee Internal ES - hace 4 semanas
Madrid, Madrid, España beBee A tiempo completo 18.000 € - 24.000 € al añoOur personal assistant’s typical duties will include:dealing with emails and phone calls by responding, passing on messages or highlighting them for their manager’s attentionmanaging diaries and organising meetings and appointments, often controlling access to the manager/executivebooking and arranging travel, transport and accommodationreminding the...
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Personal Assistant
Encontrado en: beBee Internal ES - hace 3 semanas
Madrid, Madrid, España beBee A tiempo completo 18.000 € - 24.000 € al añoOur personal assistant’s typical duties will include:dealing with emails and phone calls by responding, passing on messages or highlighting them for their manager’s attentionmanaging diaries and organising meetings and appointments, often controlling access to the manager/executivebooking and arranging travel, transport and accommodationreminding the...
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Executive Assistant
Encontrado en: beBee jobs ES - hace 7 días
Madrid, Madrid, España Page Personnel A tiempo completo¿Dónde vas a trabajar? Nuestro cliente es una ONG que opera a nivel internacional. ¿Qué harás en tu nuevo puesto? Gestión de agenda personal y profesional del CEO y Presidente. Gestión de viajes nacionales e internacionales del CEO y Presidente. Gestión de visados. Soporte a incidencias de cargos directivos. Archivo y gestión de...
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Executive Assistant
Encontrado en: beBee jobs ES - hace 2 semanas
Madrid, Madrid, España Page Personnel A tiempo completo¿Dónde vas a trabajar? Nuestro cliente es una empresa internacional lider en el sector en el que opera ubicada en Alcobendas. ¿Qué harás en tu nuevo puesto? Brindar apoyo administrativo al equipo de dirección.Coordinar reuniones y eventos internos y externos.Mantener actualizados los registros y archivos de la empresa.Ayudar en la preparación de...
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Executive Assistant
Encontrado en: beBee jobs ES - hace 3 semanas
Madrid, Madrid, España KPMG A tiempo completo¿Qué podrás hacer? KPMG se encuentra en un importante proceso de expansión y te ofrece la oportunidad de integrarte como asistente de dirección para el equipo de consultoría de KPMG España. Las principales funciones son:Ofrecer apoyo continuo en las tareas y funciones propias del/los departamentos a que de soporte. Organizar y llevar actualizada las...
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Assistant Director M&A Regulated
Encontrado en: beBee jobs ES - hace 2 semanas
Madrid, Madrid, España Page Executive A tiempo completoAbout Our Client Importante Banco ubicado en Madrid Job Description La persona seleccionada se responsabilizará de las siguientes funciones:Capacidad para identificar y desarrollar oportunidades de negocio (oportunidades de compra, venta, fusiones,...) que puedan conducir a mandatos por parte de clientes en los sectores de referenciaAnálisis, estudio y...
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Product Launch Marketing Strategist
Encontrado en: beBee jobs ES - hace 2 semanas
Madrid, Madrid, España HAVADRID STUDIO A tiempo completoCalling all marketing gurusAre you a passionate and results-oriented marketing pro who loves to launch new products? If so, we're looking for youAs our Product Launch Marketing Strategist, you'll be at the forefront of our crowdfunding campaigns, crafting marketing processes that get our awesome products in front of the right people. About Havadrid...
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Executive Assistant GM
Encontrado en: beBee S ES - hace 3 semanas
Madrid, España Takeda Pharmaceutical A tiempo completoBy clicking the “Apply” button, I understand that my employment application process with Takeda will commence and that the information I provide in my application will be processed in line with Takeda’s Privacy Notice and Terms of Use. I further attest that all information I submit in my employment application is true to the best of my knowledge.Job...
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Executive Assistant
hace 2 días
Madrid, España LHH A tiempo completoDesde la División **Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, **seleccionamos para importante empresa internacional **un/a Executive Assistant con inglés c1, valorable alemán. **Entre sus funciones**: Soporte al Director General Organización de viajes, reuniones, reservas Liquidación de gastos Filtro de llamadas Gestión de...
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Executive Assistant
hace 2 días
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona selecciona dará soporte al CEO de la compañía y realizará las siguientes tareas: - Gestión de agendas - Organización de reuniones, viajes y desplazamientos - Seguimiento de agenda y de la marcha de los proyectos - Elaboración de notas de gastos - Recepción y filtro de llamadas nacionales e internacionales y atención de visitas - Soporte...
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Executive Assistant. Inglés C1
hace 2 semanas
Madrid, España Walters People A tiempo completoAcerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en un importante Despacho de Abogados ubicado en el centro de Madrid, tu misión principal será realizar tareas administrativas y de soporte al equipo. **Responsabilidades clave**: - Gestionar agendas y organización de viajes - Formateo de documentación - Facturación -...
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Executive Assistant. Nivel de Inglés C2
hace 2 semanas
Madrid, España Walters People A tiempo completoAcerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte a cargos directivos y funciones de gestión diaria de la oficina. **Responsabilidades clave**: - Gestión de agendas complejas y cambiantes - Organización...
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Executive Assistant. Nivel de Inglés C2
hace 6 días
Madrid, España Walters People A tiempo completoAcerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte a cargos directivos y funciones de gestión diaria de la oficina. **Responsabilidades clave**: - Gestión de agendas complejas y cambiantes - Organización...
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Executive Assistant
hace 7 horas
Madrid, España Dopp A tiempo completo**Descripción**: Desde Dopp Executive Search buscamos un/a Executive Assistant para importante compañía Multinacional líder en su sector, con base en Madrid. En dependencia de la Presidencia de la compañía, sus principales funciones serían las siguientes: - Gestión impecable de una agenda exigente. - Anticipación y gestión de los conflictos de...
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Executive Assistant con Inglés
hace 7 días
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones: - Gestión de agendas - Organización de viajes (Importante tener experiência gestionando viajes sin agencia)d - Llamadas - Reuniones y salas - Funciones de recepción - Soporte administrativo - Archivo y documentación Buscamos perfil de Executive Assistant con nível de inglés...
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Executive Assistant con Inglés C1
hace 24 horas
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones: - Gestión de agenda - Organización de viajes - Control de gastos - Registro de horas - Presentaciones - Preparación de dossieres e impresion y escaneo de documentación - Envío y seguimiento de facturas - Seguimiento de acciones a cliente Buscamos perfil de Executive Assistant...
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Executive Assistant con Inglés C1
hace 6 días
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones: - Gestión de agendas - Organización de viajes - Presentaciones y house style de documentación - Seguimiento y envío de facturas - Notas de gastos - Gestión y archivo de documentación legal Buscamos perfil de Executive Assistant con nível de inglés muy alto|Importante...
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Executive Assistant para CEO
hace 1 día
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoCoordinar y organizar la agenda del CEO a nível ejecutivo y personal. - Preparar y revisar documentos y presentaciones. - Facilitar la comunicación entre el CEO y otros departamentos. - Organizar reuniones y eventos corporativos. - Manejar correspondencia. - Organización de viajes. - Pedidos y suministros de la oficina. Executive Assistant con ganas de...
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Executive Assistant. Inglés C1
hace 6 días
Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición: Como Executive Assistant tu misión principal será dar soporte a miembros del comité directivo. Tus responsabilidades principales serán: - Gestión de agendas - Organización de viajes - Reporte de gastos - Preparación y asistencia a reuniones - Soporte a la gestión de la oficina - Tareas administrativas derivadas de la...
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Executive Assistant
hace 7 horas
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoFunciones: - Mantener la agenda del ejecutivo y asistir en la planificación de citas, reuniones, etc. - Asistir a reuniones y escribir informes - Recibir y filtrar llamadas telefónicas - Trato con proveedores y clientes - Mantener la agenda y planificación de citas, reuniones a nível profesional y personal - Atención a las visitas - Gestionar y...
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Executive Assistant de Comité Dirección. Inglés
hace 7 días
Madrid, España LHH A tiempo completoDesde la** División de Assistant & Executive Support** de **LHH Recruitment Solutions**, seleccionamos para importante multinacional un/a **Executive Assistant con inglés C1** para dar soporte al Comité de Dirección. **Entre sus funciones**: Gestión de agendas complicadas y cambiantes Organización de viajes y reservas, a nível nacional e...
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Executive Assistant to CEO. Inglés C2
hace 2 semanas
Madrid, España Walters People A tiempo completoAcerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en una importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte directo al CEO de la compañía. **Responsabilidades clave**: - Dar soporte directo a CEO - Gestión agenda compleja y cambiante - Organización de...
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Madrid, España Hays A tiempo completo**Tu nueva empresa** Desde Hays nos encontramos en la búsqueda de un/a Executive Assistant con portugués nativo, español a nível bilingüe e inglés intermedio para una multinacional ubicada en Madrid Norte. **Tu nuevo puesto** - Gestión de las agendas de España y Portugal de dos directivos. - Redacción de informes y propuestas en portugués. -...
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Executive Assistant de Comité Dirección. Inglés C1
Encontrado en: beBee S ES - hace 4 semanas
Madrid, España LHH A tiempo completoDesde la División de Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para importante multinacional un/a Executive Assistant con inglés C1 para dar soporte al Comité de Dirección. Entre sus funciones: Gestión de agendas complicadas y cambiantes Organización de viajes y reservas, a nivel nacional e internacional Gestión de...
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Executive Assistant de Comité Dirección. Inglés C1
Encontrado en: beBee S ES - hace 3 semanas
Madrid, España LHH A tiempo completoDesde la División de Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para importante multinacional un/a Executive Assistant con inglés C1 para dar soporte al Comité de Dirección. Entre sus funciones: Gestión de agendas complicadas y cambiantes Organización de viajes y reservas, a nivel nacional e internacional Gestión de...
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Executive Assistant. Inglés C2
hace 6 días
Madrid, España Walters People A tiempo completoAcerca del rol de Executive Assistant: En esta posición como Executive Assistant en una importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será dar soporte a cargos directivos y realizar funciones de gestión diaria de la oficina. **Responsabilidades clave**: - Mantener relaciones con clientes, inversores,...
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Executive Assistant Part-time
hace 7 horas
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoDará soporte a los directivos del fondo y sus funciones serán: - Atención y filtro de llamadas - Gestión del correo y la mensajería - Atención de visitas - Gestión de agenda y organización de reuniones - Organización de viajes - Elaboración de notas de gastos - Apoyo en la organización de la oficina, gestión de pedidos de papelería, material...