Executive Assistant to CEO

KLN Marketing | Vollzeit | Barcelona

KLN Marketing ist ein junges D2C-Marketing- und Advisory-Unternehmen.

Wir unterstützen performance-orientierte E-Commerce-Brands in Europa und internationalen Märkten – mit klarem Fokus auf Paid Media, Funnels und Creative Strategy .

Wir arbeiten hands-on, schnell und umsetzungsstark mit einem kleinen Team von ca. 10 Personen . Entscheidungen werden direkt getroffen, Verantwortung ist klar verteilt, und Qualität sowie Verlässlichkeit stehen im Mittelpunkt.

Die Rolle

Wir befinden uns in einer klaren Wachstumsphase. Dafür suchen wir einen Executive Assistant , der direkt mit dem Founder & CEO arbeitet und ihn im geschäftlichen wie auch im organisatorischen Alltag umfassend entlastet.

Diese Rolle ist keine klassische Assistenz im Hintergrund .

Sie ist sehr nah am CEO , physisch wie inhaltlich, und fungiert als Filter, Strukturgeber und organisatorische rechte Hand im täglichen Leben.

Ziel der Rolle ist es, den CEO von operativem Rauschen, ständigen Rückfragen und fragmentierter Kommunikation zu befreien – und ihm Informationen vorstrukturiert, gebündelt und priorisiert bereitzustellen.

Dein Arbeitsalltag

- Du bist die erste Anlaufstelle für nahezu alle eingehenden Informationen (E-Mail, Slack, WhatsApp, interne Anfragen, Dienstleister)
- Du filterst, strukturierst und priorisierst Informationen, bevor sie den CEO erreichen
- E-Mails sollen nicht mehr direkt beim CEO landen , sondern vollständig über dich laufen
- Du bereitest Informationen so auf, dass schnelle Entscheidungen möglich sind (kurze Zusammenfassungen, klare Prioritäten, tägliche Briefings)
- Du managst den Kalender aktiv: Termine koordinieren, verschieben, absagen und sinnvoll bündeln
- Du begleitest den CEO physisch im Alltag: Büro, externe Termine, Meetings
- Du übernimmst sowohl Business-Organisation als auch persönliche Aufgaben , z. B.:
- Reisen buchen und umbuchen
- Organisation privater und geschäftlicher Termine
- Logistische Themen (Pakete, Abholung, Versand)
- Alltagsthemen in Barcelona (z. B. Vermieter, Dienstleister, Organisation)
- Vorbereitung von Reisen (Packen, Dokumentieren, Vorbereiten)

Diese Rolle lebt davon, dass du mitdenkst, vorausdenkst und Verantwortung übernimmst .

Was diese Rolle nicht ist

- Keine rein administrative „Task-Abarbeitung“
- Kein klassischer Office-Job mit festen Routinen
- Keine Remote-Rolle
- Keine klare Trennung zwischen „Business“ und „persönlich“

Wen wir suchen

- Du hast Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer sehr nahen Unterstützungsrolle für Gründer oder Executives
- Du bist strukturiert, belastbar und diskret
- Du kannst Informationen einordnen, filtern und priorisieren
- Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und loyal
- Du hast kein Problem damit, Verantwortung zu übernehmen – auch für persönliche Themen
- Du arbeitest gerne eng mit einer Person zusammen und bist flexibel im Alltag
- Du bist bereit, in intensiven Phasen auch außerhalb klassischer Zeiten verfügbar zu sein

Sprachen

- Englisch: professionell sicher – zwingend erforderlich
- Deutsch : fließend (schriftlich & mündlich)
- Spanisch: starker Pluspunkt

Was Erfolg in dieser Rolle bedeutet

- Der CEO wird nicht mehr permanent aus dem Flow gerissen
- Informationen erreichen ihn gebündelt, relevant und priorisiert
- Kalender und Alltag sind strukturiert und planbar
- Rückfragen aus Team und externem Umfeld landen zuerst bei dir
- Der CEO kann sich auf Wachstum, Strategie und wichtige Entscheidungen fokussieren

Standort

Diese Rolle ist nicht remote .

Du bist bereits in Barcelona oder bereit, nach Barcelona zu ziehen.

Relocation kann für geeignete Kandidaten unterstützt werden.

Vergütung & Vertrag

- Attraktive Vergütung je nach Erfahrung
- Langfristiger Freelancer-Vertrag mit Vollzeit-Commitment
- Klare Erwartungen, Stabilität und Entwicklungsperspektive mit dem Wachstum des Unternehmens

Bewerbung

Wir nehmen unseren Auswahlprozess ernst und berücksichtigen nur vollständige Bewerbungen.

Bitte reiche folgende Informationen ein:

Bewerbungsfragen

1. In welcher Stadt / welchem Land befindest du dich aktuell?
2. Beschreibe bitte kurz deine bisherige Erfahrung in der Unterstützung von Gründern, Executives oder Führungskräften.
3. Welche monatliche Vergütung erwartest du für diese Rolle?
4. Welche Sprachen sprichst du und auf welchem Niveau?

Bitte füge außerdem ein Loom-Video (1–2 Minuten) hinzu, in dem du dich kurz vorstellst und erklärst, warum du gut zu dieser Rolle passt.