Pa Executive Assistant
hace 7 meses
POSTE
**Position**:Executive Assistant to the General Manager (GM)
The Executive Assistant will report directly to the General Manager and be based in Madrid. This role requires managing the GM's calendar, arranging travels, organizing international visits, and providing office support. Also, will be handling the GM's expenses, and potentially those of other directors (Co-Director Members). The individual will also have responsibilities as the Office Manager, overseeing the office receptionist and ensuring compliance with travel arrangements.
Discretion, professionalism, and the ability to operate in international environments are essential for this role.
MISSIONS
**Main Duties and Responsibilities**
- Travel Arrangements: Organize travels, visas, and accommodations. Occasionally travel with the GM to take notes or provide general assistance during meetings and presentations.
- Visitor Hospitality: Meet and greet visitors at all levels, providing high-quality and professional hospitality.
- Meeting Coordination: Arrange and support a range of meetings, including preparing agendas, briefings, and meeting papers, noting action points, and ensuring follow-up.
- Liaison: Act as a key liaison between senior managers and other parties, maintaining good communications and setting up meetings.
- Secretarial Support: Provide high-quality secretarial and organizational support.
- Diary Management: Effectively manage the electronic diary, assess appointment priorities, and reallocate as necessary.
- Document Preparation: Word process correspondence, memos, and reports, and prepare presentations.
- Telephone Handling: Professionally handle telephone calls, redirecting or taking messages and dealing with queries.
Mail Management: Sort, distribute, respond to, or draft responses to incoming mail in a timely and efficient manner
PROFIL
**Profile Qualifications**
- 3 to 4 years of experience as a Personal Assistant to senior management.
- Proficiency in electronic diary management.
- Excellent team working skills with the ability to collaborate effectively with colleagues.
- Strong organizational and planning abilities.
- Exceptional interpersonal and communication skills, ensuring effective communication with a wide range of contacts both internal and external to the company.
- Ability to quickly assimilate large quantities of written and verbal communication and produce accurate, timely minutes.
High proficiency in English and French is mandatory for this position
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Louis Vuitton respects and promotes equal opportunities. We celebrate and embrace the uniqueness of each individual and are committed to creating an inclusive work environment._
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Executive Assistant Alta Dirección
hace 4 días
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoGestión de agendas complejas y cambiantes - Organización de viajes nacionales e internacionales - Control de gastos - Soporte administrativo - Presentaciones, propuestas e informes - Funciones de PA - Traducciones Buscamos perfil de Executive Assistant con nível de inglés C1|Multinacional reconocida en su sector ubicada en Madrid Centro - Experiência...
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Assistant / Pa Alta Dirección
hace 3 días
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada dará soporte a un directivos llevando las siguientes funciones: - Agenda - Preparación de viajes - Soporte a negocio - Proveedores de la oficina - Soporte en asuntos personales. Buscamos EA/PA para dar soporte a un directivo del sector financiero.|Fondo de inversión de reconocido prestigio. La persona seleccionada deberá...
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Team Assistant
hace 3 días
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoGestión de agenda. - Preparación de salas. - Gestión de viajes. - Recepción de visitas y llamadas. - Gestión de pedidos. - Contacto con proveedores. Reconocida empresa Real Estate|Posición temporal. - Experiência de más de 2 años en un puesto similar. - Inglés Bilingüe. - Nível de ofimática avanzado. Nuestro cliente es una plataforma de...
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Executive Assistant
hace 3 días
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada dará soporte a 2 directores y sus funciones serán: - Atención y filtro de llamadas - Gestión de agendas - Organización de reuniones - Gestión del correo electrónico - Coordinación y organización de viajes - Elaboración de presentaciones y notas de gastos - Tareas administrativas Compañía líder en infraestructuras de...
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Executive Assistant
hace 7 días
Centro-Madrid, España Hays A tiempo completoImportante Family Office dedicado al sector de materias primas, busca incorporar a su plantilla un/a Executive Assistant con Inglés alto. Como futuro/a Executive Assistant con Inglés alto tus principales funciones se centrarán en la gestión y organización de la agenda diaria y coordinación de las actividades del presidente dentro y fuera de la empresa...
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Personal Assistant
hace 8 meses
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoSupport senior executives with their day-to-day activities - Support to reception - Manage calendars and schedule meetings - Prepare and edit correspondence and presentations - Coordinate travel arrangements - Assist with project management - Maintain confidentiality of sensitive information - Assist in the preparation of monthly reports - Support the...
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Executive Assistant
hace 7 meses
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoAgenda - Organización de viajes - Preparación de presentaciones - Organización de eventos de departamentos - Soporte administrativo Executive Assistant para dar soporte a Director de Departamento|Compañía ubicada en la zona norte de Madrid - Perfil con dilatada experiência dando soporte a Alta Dirección - Inglés muy alto (oral y escrito, se...
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Event Space Planner and Executive Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España The Legends Agency A tiempo completoJob Overview:We are seeking a highly skilled Event Space Planner and Executive Assistant to join our team at The Legends Agency. This unique role combines space planning and design with personal assistant responsibilities, requiring expertise in AutoCAD and stretch tent design.Key Responsibilities:* Design and plan event spaces utilizing AutoCAD software.*...
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Executive Assistant
hace 4 meses
Madrid, España Dopp A tiempo completo**Descripción**: Important company is searching for an Executive Assistant, based in Madrid. What will your responsibilities be? - Main support in the daily administrative functions of the business organisation. - Management of professional agenda. Calls, correspondence, trips, etc. - Business protocol. - Coordination of meetings and preparation of...
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Executive Assistant/ Personal Assistant con Inglés
hace 7 meses
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones: - Organización de viajes (disponibilidad para viajar ocasionalmente) - Organizar reuniones y asistir a las mismas tomando notas - Correspondencia y correo - Producción de documentos - Contactar con clientes, y otros directivos de la firma - Agenda Buscamos Asistente de alta...
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Executive Assistant
hace 7 meses
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoGestión y organización de agendas. - Organización de reuniones y gestión de salas de reuniones. - Gestión de viajes. - Gestión de visados. - Gestión de notas de gastos y organización de gastos de la dirección. - Correspondencia. - Redacción de informes. - Soporte en proyectos. - Tareas administrativas vinculadas al puesto. - Gestión de bases de...
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Executive Assistant
hace 30 minutos
Madrid, España Selina A tiempo completo**Who we are** Our Mission is to inspire authentic and meaningful connections. Selina was born out of a desire to celebrate the nomadic lifestyle: to experience our planet’s most beautiful places, to build community, to engage with locals and fellow travelers, to work and enjoy new adventures. **What the role is** The Executive Assistant will provide...
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Executive/personal Assistant
hace 7 meses
Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición: Como Executive y Personal Assistant de Presidencia tu principal función será dar soporte al Presidente de una importante consultora estratégica ubicada en el centro de Madrid. **Tus responsabilidades principales serán**: - Gestión agenda compleja y cambiante - Organización de viajes internacionales - Organización de eventos en...
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Executive Assistant. Inglés C1
hace 2 días
Madrid, España Walters People A tiempo completoAcerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en un importante Despacho de Abogados ubicado en el centro de Madrid, tu misión principal será realizar tareas administrativas y de soporte al equipo. **Responsabilidades clave**: - Gestionar agendas y organización de viajes - Formateo de documentación - Facturación -...
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Executive Assistant Junior
hace 5 días
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoAtención de llamadas, correspondencia y bandeja de entrada. - Persona de contacto entre los directivos, empleados, clientes. - Gestión de agendas: 90% Dirección General, 10% Presidencia del Grupo. - Organización de viajes y reuniones de miembros del equipo directivo. - Asistencia de reuniones de Dirección junto a su redacción de actas. - Elaboración...
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Executive Assistant con Inglés
hace 3 días
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones: - Gestión de agendas - Organización de viajes (Importante tener experiência gestionando viajes sin agencia)d - Llamadas - Reuniones y salas - Funciones de recepción - Soporte administrativo - Archivo y documentación Buscamos perfil de Executive Assistant con nível de inglés...
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Executive Assistant. Nivel de Inglés C2
hace 2 días
Madrid, España Walters People A tiempo completoAcerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte a cargos directivos y funciones de gestión diaria de la oficina. **Responsabilidades clave**: - Gestión de agendas complejas y cambiantes - Organización...
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EU Executive Assistant
hace 2 semanas
Madrid, Madrid, España Amazon A tiempo completo**Job Overview**We are seeking a highly organized and efficient Executive Assistant to join our EU DSP team at Amazon. As an Executive Assistant, you will provide critical support to the DSP director and other senior staff members in the continental Europe region.The ideal candidate will have previous administrative experience and be comfortable working in a...
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Executive Assistant con Inglés C1
hace 4 días
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoGestión de agendas complejas y cambiantes - Organización de viajes - Preparación de reuniones - Gestión de documentación y archivo - Informes, reportes y propuestas - Control de gastos - Traducciones Buscamos Executive Assistant para reportar a dos socios en empresa multinacional|Empresa reconocida en su sector ubicada en Madrid Capital - Experiência...
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Executive Assistant. Nivel de Inglés C2
hace 2 días
Madrid, España Walters People A tiempo completoAcerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte a cargos directivos y funciones de gestión diaria de la oficina. **Responsabilidades clave**: - Gestión de agendas complejas y cambiantes - Organización...