Job Description Bilingual Executive Assistant, Tech

hace 4 semanas


Barcelona, España Victoria Selection & Search A tiempo completo

Our client, an international Tech firm operating across 11 countries and covering an extensive portfolio digital brands are currently looking for a switched on Bilingual Executive Assistant to provide support to various C-Level Directors based across Europe.

Duties will include but are not limited to:
Calendar / Agenda management
- Managing complex scheduling for various C-level Executives
- Providing a "gatekeeper" role, creating win-win situations for direct access to the Executives’ time

Meeting support
- Assisting with meetings and internal agenda for the year ahead, liaising with members of the board, senior partners, non-executive directors and departmental managers
- Preparing minutes and assisting with the follow up actions from meeting outcomes
- Helping the team make consistent decisions by advising them of historical precedent

Communication
- Managing confidential information, composing and preparing confidential correspondence
- Communicating directly, and on behalf of the Executive team
- Expense reports and credit card reconciliation
- Providing a bridge and maintaining a strong working relationship with other departments, verticals and assistants

Issue identification and prioritisation:

- Researching, prioritising, and following up on incoming issues and concerns, including those of a sensitive or confidential nature; determining appropriate course of action, referral, or response
- Prioritising conflicting needs; handling matters proactively, and following-through on projects to successful completion, often with deadline pressures

Travel and event management
- Coordinating and managing travel. Developing detailed and organised travel itineraries and agendas as well as compiling documents for travel-related meetings
- Accompanying or assisting with travel when required
- Organising events such as off-sites, including managing budgets and deadlines

Administrative optimisation
- Taking responsibility for the coordination of the team’s administration
- Developing administration procedures to respond to the operating style of the Managers
- Contributing to team development, effectiveness and success by sharing knowledge and good practice, working collaboratively with others to create a productive, diverse and supportive working environment

Location - Hybrid/Remote, Barcelona. Occasional potential European travel required

Salary - Competitive + Bonus + Benefits

Timetable - Full time, 40 hours per week

Incorporation: Q2 2023



  • Barcelona, España Victoria Selection & Search A tiempo completo

    **Private Equity, Barcelona**: Our client, an esteemed Private Equity firm is looking for a bright and proactive Bilingual Executive Assistant to help manage their Barcelona Office. Responsibilities (among others) include: - Agenda management for partners and calendar support for the investment team, anticipating schedule conflicts and prioritising key...

  • Executive Assistant

    hace 1 mes


    Barcelona, España BSP executive A tiempo completo

    **¿Dónde trabajarás?**: Te incorporarás en una empresa ubicada en Sant Cugat del Vallès y se dedican a la investigación, desarrollo y producción de cepas probióticas naturales para tratar necesidades terapéuticas. **¿Qué harás?**: - Como Executive Assistant te encargarás de organizar las agendas, timmings y necesidades de las operaciones de...


  • Barcelona, España Morgan Philips Executive Search A tiempo completo

    We are seeking a dynamic and resourceful Executive Assistant to provide top-tier support to the Corporate Human Resources Chief Officer, as well as her direct reports. This individual will operate within the fast-paced environment of the Beauty/Fashion/Luxury industry, playing a pivotal role in bolstering executive efficiency within our organization. To...

  • Executive Assistant

    hace 1 mes


    Barcelona, España TOPSECRETARIA A tiempo completo

    Buscamos Executive Assistant, con más de 5 años de experiência. Se requiere un C1 de inglés. Coordinación de agendas, viajes y reuniones Recepción y filtrado de correos y llamadas telefónicas Redacción y diseño de documentos Redacción de informes y actas sobre lo tratado en reuniones y despachos con la Dirección - Experiència 5 anys. Executive...

  • Executive Assistant

    hace 1 mes


    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Gestión de teléfono, mail y agenda de Dirección y Presidencia. - Organización y protocolo de eventos y reuniones con órganos de gobierno. - Organización de viajes. - Preparación de informes, documentos y presentaciones de dirección. - Relaciones institucionales con otras entidades y con la Administración Pública. - Actualización de BBDD, atención...

  • Executive Assistant

    hace 2 semanas


    Barcelona, Barcelona, España The Digital Law A tiempo completo

    Empresa líder del sector jurídico en España precisa incorporar a Executive Assistant con funciones de Secretario General del CEO, y al menos 6 años de experiencia en un puesto similar. Como Executive Assistant, tendrá la responsabilidad de apoyar directamente al CEO y gestionar las operaciones del más alto nivel.Se requiere a alguien con experiencia...

  • Executive Assistant

    hace 1 mes


    Sant Cugat del Vallès, Barcelona provincia, España Walters People A tiempo completo

    Desde Walters People estamos buscando una Executive Assistant con inglés avanzado para incorporarse a una importante multinacional ubicada en Sant Cugat del Vallés. **Funciones**: - Soporte a los dirección - Agenda, reuniones, viajes - Control de gastos - Office Management **Perfil deseado**: - Experiência en puesto similar de 2-3 años - Inglés...

  • Executive Assistant

    hace 1 mes


    Sant Cugat del Vallès, Barcelona provincia, España Walters People A tiempo completo

    Desde Walters People estamos buscando una Executive Assistant con inglés avanzado para incorporarse a una importante multinacional del sector Biotech ubicada en Sant Cugat del Vallés. **Funciones**: - Soporte a los 2 CEO's - Agenda, reuniones, viajes - Control de gastos - Office Management **Perfil deseado**: - Experiência en puesto similar de 2-3...


  • Barcelona, España Hilton A tiempo completo

    An Assistant Executive Housekeeper will support all Housekeeping and Laundry operations including the development of the Team Members with in the group so to provide an exceptional experience for our Guests. **What will I be doing?**As an Assistant Executive Housekeeper, you will be responsible for assisting with overseeing housekeeping operations to...


  • Barcelona, España LHH Recruitment Solutions A tiempo completo

    Des de LHH Recruitment Solutions estamos buscando un/a Executive Assistant Junior para una importante empresa internacional conocida del sector retail, ubicada en Barcelona. Esta persona será la responsable del apoyo y la asistencia en todas las tareas administrativas y de coordinación necesarias relacionadas directamente con el/la Director/a General y el...

  • Executive Assistant

    hace 4 semanas


    Barcelona, España Zurich Insurance A tiempo completo

    **Our Opportunity** Looking for a challenging and inspiring work environment where you can make a difference? At Zurich millions of individuals and businesses place their trust in our products and services every day. Our 53,000 employees worldwide form the basis of our success, enabling, businesses and communities to face a world of risk with confidence....


  • Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Gestión de la agenda del CEO - Priorice las consultas y solicitudes así como solucione problemas - Actuar como enlace y apoyo al Consejo de Administración. Organizar y manejar toda la logística del consejo - Reuniones y eventos: programar reuniones; borradores de agendas; preparar presentaciones y enviarlos a los responsables pertinentes - Registrar...

  • Planning Executive

    hace 7 días


    Barcelona, España Dentsu A tiempo completo

    The purpose of this role is to provide support to the senior team, taking responsibility for all administrative tasks within the team to ensure campaigns run smoothly and to plan. Job Title : Planning Executive Planning Executive Job Description : Key responsibilities : Effectively runs the day to day planning on key accountsBuilds and develops media owner...

  • Executive Assistant

    hace 1 mes


    Barcelona, España BIG (Bjarke Ingels Group) A tiempo completo

    **Job Area**: Operations - **Application Deadline**: As soon as possible - **Location**: Ronda de Sant Pere 56, Bajos - 08010 Barcelona - Spain - Barcelona **Join BIG!** BIG is a group of 700+ architects, engineers, urbanists, inventors, researchers and business minds from all over the world who are based in our Copenhagen, New York, London and Barcelona...

  • Planning Executive

    hace 4 semanas


    Barcelona, España Dentsu Aegis Network A tiempo completo

    Dentro del equipo de Dentsu Barcelona buscamos un Planning Executive. La misión del puesto será la planificación de las campañas online y offline asignadas de sus clientes. Job Title: Planning Executive **Job Description**: Dentro del equipo de Dentsu Barcelona buscamos un Planning Executive. La misión del puesto será la planificación de las...

  • Executive Assistant

    hace 2 semanas


    Barcelona, España The Digital Law A tiempo completo

    Empresa líder del sector jurídico en España precisa incorporar a Executive Assistant con funciones de Secretario General del CEO, y al menos 6 años de experiencia en un puesto similar. Como Executive Assistant, tendrá la responsabilidad de apoyar directamente al CEO y gestionar las operaciones del más alto nivel.Se requiere a alguien con experiencia...


  • Barcelona, Barcelona, España Page Personnel A tiempo completo

    ¿Dónde vas a trabajar? Importante empresa sector Healthcare con sede en Barcelona ¿Qué harás en tu nuevo puesto? Personal Assistant/Executive Assistant:- Llevar la agenda del ceo de la empresa- Filtraje de llamadas, emails- Preparación y organización de viajes para el ceo y otros cargos de la empresa- Acudir a reuniones así como preparar las salas...


  • Barcelona, España Page Personnel A tiempo completo

    ¿Tienes experiencia como Office Manager?¿Hablas inglés nivel C1?|¿Has trabajado dando soporte a un CEO/Director como Personal Assistant?Importante empresa sector Healthcare con sede en BarcelonaPersonal Assistant/Executive Assistant:- Llevar la agenda del ceo de la empresa- Filtraje de llamadas, emails- Preparación y organización de viajes para el ceo...

  • Account Executive

    hace 4 semanas


    Barcelona, España dentsu A tiempo completo

    Carat busca incorporar un/a Account Executive en sus oficinas de Barcelona para trabajar en el área de servicio al cliente Job Title: Account Executive Job Description: Sus principales funciones y responsabilidades se centrarán en: Colaborar en la realización del planteamiento estratégico de los diferentes proyectos para los clientes tanto en la...

  • Brand Executive

    hace 1 mes


    Barcelona, España Dentsu Aegis Network A tiempo completo

    The purpose of this role is to provide support to the senior team, taking responsibility for all administrative tasks within the team to ensure campaigns run smoothly and to plan. Job Title: Brand Executive **Job Description**: El equipo de WINK Barcelona, incorpora un Brand Executive Senior para equipo multicuenta con los clientes: Groupe SEB, Adevinta y...