Executive Assistant

hace 2 semanas

Torre Pacheco Campo de Cartagena y Mar Menor Spain Revlon A tiempo completo
  • Gestión y coordinación de la agenda a nivel nacional e internacional (equipos locales, internacionales, cross functional teams, clientes externos, etc.)
  • Organización y coordinación de reuniones nacionales e internacionales, tanto online como presenciales: coordinación de todos los materiales necesarios, coordinación de las agendas de los asistentes y asegurar una ejecución excelente.
  • Organización de viajes (todas las tareas administrativas que conlleva según la casuística de cada uno).
  • Filtro de llamadas.
  • Liquidación de Visas, Gastos, etc.
  • Coordinar tareas departamentales generales que se le requieren, como:
  • Cambio Layout.
  • Coordinación con General Services (impresión de posters para oficinas, decoración salas, velar por tener un orden y limpieza en el dpt).
  • Todas las tareas administrativas derivadas del puesto de trabajo (pueden variar según las necesidades del negocio).

Cualidades Necesarias:

Para un buen desempeño del puesto de trabajo debe ser una persona organizada, proactiva, con iniciativa y con buenas habilidades comunicativas, que sepa priorizar para facilitar el trabajo diario del SVP.

Debe saber establecer buenas relaciones con todos sus colaboradores directos y superiores, así como con las assistants de otros países para ayudarle a conseguir sus objetivos.

Para REVLON PROFESSIONAL – AMERICAN CREW - CND:

  • Realización de los pedidos de bienes y servicios SAP.
  • Resolución de incidencias de facturas (VIM SAP), pagos a proveedores, pagos anticipados, etc. de Revlon Prof., American Crew y CND.
  • Coordinación diaria con el Financial Controller para garantizar que los procesos de la compañía se cumplen y se ejecutan correctamente (MDG, TOA, Política Viajes, …) así como seguimiento del Budget por marcas / PO's.
  • MDG Process: Realizar todo el proceso de altas, extensión y modificación de proveedores, desde su inicio a fin, realizando el seguimiento exhaustivo para no incurrir en retrasos.
  • TOA Process: Grabar en el sistema todos los TOA's del dpto. asegurando así que se adjunta la documentación necesaria y el control de todos los TOA's solicitados, así como realizar el seguimiento e ir contactando con los approvers en caso de que se esté dilatando la aprobación.
  • Vacaciones del Dpt.: Elaboración, seguimiento y control del calendario anual de todas las personas del dpt. (+ / - 30 pax) para garantizar que el dpt. siempre está cubierto en cualquier época del año.
  • Soporte en la organización de reuniones con otros equipos o proveedores (materiales, audiovisuales, salas, catering…).
  • Todas las tareas administrativas del día a día como, por ejemplo:
  • Coordinación con la fábrica del PLA en temas de Import / Export.
  • Solicitud de muestras / envío de muestras.
  • Solicitud de Material de Oficina.
  • Gestión de nuevas incorporaciones dpt.: User Request / Plan de inducción protocolos, etc.
  • Mensajería.
  • Soporte con los procedimientos (formación de los nuevos procedimientos al equipo).
  • Soporte en la organización de viajes.
  • Soporte y ayuda en el día a día.
  • Soporte al VP Educación.
  • Organización de viajes.
  • Liquidación de Visas y Gastos de Viajes.

Cualidades Necesarias:

Es una posición donde una de las principales cualidades es poder realizar varias tareas simultáneamente.

  • Ser eficiente para impulsar el crecimiento del dpt: controlar todos los procesos y tener a tiempo las tareas demandadas por el equipo para que puedan centrarse en lo que aporta valor añadido a la marca.
  • Establecer fuertes lazos con cada uno de mis compañeros para lograr un buen ambiente de trabajo e inspirarles confianza.
  • Intermediario entre nuestro departamento y los demás dpt. de la compañía:

IT / Compras / Finanzas / RRHH - estableciendo buenas relaciones con ellos para ayudar a mi equipo a desbloquear temas rápidamente y que puedan centrarse en el negocio (incidencias liquidaciones, IT, recepciones mercancías en el PLA, etc.)

  • En definitiva, persona resolutiva, rápida en la acción y de gran confianza para el equipo.
#J-18808-Ljbffr

  • Executive Assistant

    hace 2 semanas

    Torre Pacheco, Campo de Cartagena y Mar Menor, Spain Private Client Consultancy A tiempo completo

    Are you intelligent, with high levels of initiative? Can you work with a sense of ambiguity and a need to think outside the box? Want to grow your career while helping to grow a small, ambitious company in the south of Spain? Then read on...Job Title:Executive AssistantEmployment Type:Full-TimeSalary:€20K per annum (gross)About UsAt Private Client...

  • Executive Assistant

    hace 2 semanas

    Cartagena, Campo de Cartagena y Mar Menor, Spain Archroma A tiempo completo

    Serve as the main administrative point of contact and key information source for clients, internal and external stakeholders, leadership teams, and associates.Manage calendars, schedule meetings, and coordinate video / phone conferences.Handle confidential documentation, correspondence, and follow-up actions.Prepare reports, emails, texts, presentations, and...

  • Administrative Assistant To Executive Assistant

    hace 4 días

    Torrejón de Ardoz, Madrid, España Tn Spain A tiempo completo

    Client: Location: Job Category: OtherEU work permit required: YesJob Views: 2Posted: 01.04.2025Expiry Date: 16.05.2025Job Description:We are a leading multinational GROUP in the infrastructure sector, based in Madrid, currently looking for an Administrative Assistant to Executive Assistant.The ideal candidate will provide support to the Executive Assistant...

  • Executive Assistant Leader

    hace 2 días

    Cartagena, Murcia, España TwinRed A tiempo completo

    TwinRed Overview: As a leading service provider in the digital advertising sector, we offer self-service and openRTB capabilities to our clients as well as operating a well-established affiliate network. Our offices are located in Los Angeles, Luxembourg, and Barcelona, and we are currently looking for an experienced Office Manager & Executive Assistant to...

  • Executive Assistant to CEO Assistant

    hace 2 días

    Torrejón de Ardoz, Madrid, España Tn Spain A tiempo completo

    Company Overview: As a leading multinational GROUP in the infrastructure sector, we offer a unique opportunity to join our team in Madrid.Salary and Benefits:We offer a competitive salary based on candidate profile.24 days of holidays.Parking.Opportunity to be part of a leading group in the infrastructure sector, with continuous development.Job...

  • Executive Assistant Director

    hace 3 días

    Aldeatejada, Castilla y León, Spain Jordan martorell s.l. A tiempo completo

    About Our TeamWe are a dynamic and innovative team at Jordan Martorell SL and are seeking a highly motivated and organized Executive Assistant Director to join our team in Barcelona. The successful candidate will be responsible for providing exceptional support to our senior management team and driving business growth through strategic initiatives.Key...

  • Executive Assistant to CEO

    hace 2 semanas

    puebla de la sierra, España Achyutam International - Consulting in HR & Finance A tiempo completo

    Executive Assistant to CEO - Africa (Spanish speaking) Job Title: Executive Assistant to CEOLocation: Equatorial GuineaDepartment: Executive OfficeReports To: CEO Job Summary We are looking for a highly organized and proactive Executive Assistant (EA) to the CEO to provide high-level administrative support, manage schedules, coordinate meetings, and...

  • Remote Assistant

    hace 7 días

    Torre Pacheco, Campo de Cartagena y Mar Menor, Spain SAWOO A tiempo completo

    Are you passionate about computer work and seeking a demanding full-time role where you can fully realize your potential, all from the comfort of your home and within a friendly team? – If so, this position is ideal for youStart DateYou should be able to start between December 1, 2024, and no later than February 10, 2025.CompensationYour salary will range...

  • Executive Assistant

    hace 4 semanas

    La Nava de Santiago, Badajoz, España Montaner & Asociados A tiempo completo

    Si la gestión, la tecnología y la inteligencia artificial son tu fuerte, esta oportunidad es para ti.Buscamos un/a Executive Assistant con visión estratégica, que domine herramientas digitales y sepa moverse en un entorno dinámico y de alto nivel.Te incorporarás a una de las empresas más reconocidas a nivel nacional, en sus oficinas de representación...

  • Executive Assistant Bufete Abogados con Certificado de Discapacidad

    hace 2 semanas

    Aldeatejada, Castilla y León, Spain Eurofirms Foundation | Eurofirms Group A tiempo completo

    Desde Eurofirms Foundation, nos encontramos en búsqueda de un / a Executive Assistant con Certificado de Discapacidad para importante bufete de abogados situado en Barcelona.Buscamos una persona con iniciativa, capaz de saber gestionar diferentes tareas de forma simultánea, contacto con programas ofimáticos, con grandes habilidades comunicativas y una...

  • Executive Assistant

    hace 2 semanas

    Ribamontán Al Monte, Cantabria, Spain Iron Mountain A tiempo completo

    Executive Assistant – Iron Mountain Data Centers – Location : Spain (Maternity Cover, 8 Month Contract)About Iron Mountain Data CentersIron Mountain Data Centers, a division of Iron Mountain Incorporated, is a leading provider of wholesale data center and colocation services. The company's national portfolio of underground and purpose-built data centers...

  • Senior Executive Assistant

    hace 6 días

    Cornellà de Llobregat, Barcelona, España Assa Abloy Group A tiempo completo

    Senior Executive AssistantCan you bring your experience to our team at ASSA ABLOY Global Solutions? Join our team based in Cornellà de Llobregat, Spain, and enjoy a collaborative culture that empowers you to build a career you can be proud of.What you would do as our Senior Executive AssistantAs a Senior Executive Assistant within the Global Solutions...

  • Assistant Executive Housekeeper-

    hace 6 días

    Sant Joan de Labritja, Baleares, España Six Senses Ibiza A tiempo completo

    As Assistant Executive Housekeeper, I fully comprehend the vision of Six Senses Ibiza to help people reconnect with themselves, others and the world around them, plus our values of local sensitivity and global sensibility, crafted experiences, emotional hospitality, responsible and caring, fun and quirky and pioneering wellness.By embracing the Six Senses...

  • Assistant Executive Housekeeper-

    hace 2 semanas

    San Juan Bautista, Islas Baleares, Spain Six Senses Ibiza A tiempo completo

    As Assistant Executive Housekeeper, I fully comprehend the vision of Six Senses Ibiza to help people reconnect with themselves, others and the world around them, plus our values of local sensitivity and global sensibility, crafted experiences, emotional hospitality, responsible and caring, fun and quirky and pioneering wellness. By embracing the Six Senses...

  • Senior Executive Assistant

    hace 1 semana

    Cornellà de Llobregat, Barcelona, España Assa Abloy Group A tiempo completo

    Senior Executive Assistant Can you bring your experience to our team at ASSA ABLOY Global Solutions? Join our team based in Cornellà de Llobregat, Spain, and enjoy a collaborative culture that empowers you to build a career you can be proud of. What you would do as our Senior Executive Assistant As a Senior Executive Assistant within the Global Solutions...

  • Senior Executive Assistant

    hace 5 días

    Cornellà de Llobregat, Barcelona, España Assa Abloy Group A tiempo completo

    Senior Executive Assistant Can you bring your experience to our team at ASSA ABLOY Global Solutions? Join our team based in Cornellà de Llobregat, Spain, and enjoy a collaborative culture that empowers you to build a career you can be proud of. What you would do as our Senior Executive Assistant As a Senior Executive Assistant within the Global Solutions...

  • Executive Assistant

    hace 7 días

    Santa Cruz de Tenerife, Santa Cruz de Tenerife, España Archroma A tiempo completo

    KEY RESPONSIBILITIESExecutive & Administrative Support:Serve as the main administrative point of contact and key information source for clients, internal and external stakeholders, leadership teams, and associates.Manage calendars, schedule meetings, and coordinate video/phone conferences.Handle confidential documentation, correspondence, and follow-up...

  • Assistant Executive Housekeeper-

    hace 6 días

    Sant Joan de Labritja, Baleares, España Six Senses Ibiza A tiempo completo

    Empresas: Six Senses IbizaAs Assistant Executive Housekeeper, I fully comprehend the vision of Six Senses Ibiza to help people reconnect with themselves, others and the world around them, plus our values of local sensitivity and global sensibility, crafted experiences, emotional hospitality, responsible and caring, fun and quirky and pioneering wellness. By...

  • Executive Assistant

    hace 3 días

    La Nava de Santiago, Badajoz, España Dashboard Technologies S.L A tiempo completo

    Job Summary: We are seeking an experienced Executive Assistant to join our headquarters team in Castellbisbal, Barcelona. As a key member of our Steering Committee, you will play a vital role in supporting our CEO and Chairman's Board of Directors. Your primary responsibilities will include maintaining schedules, planning meetings, and handling confidential...

  • Executive Assistant

    hace 3 días

    Torrejón de Ardoz, Madrid, España Archroma A tiempo completo

    Key Responsibilities:Serve as the main administrative point of contact and key information source for clients, internal and external stakeholders, leadership teams, and associates.Manage calendars, schedule meetings, and coordinate video / phone conferences.Handle confidential documentation, correspondence, and follow-up actions.Prepare reports, emails,...