Executive Assistant

Somos una CDMO (Contract Development and Manufacturing Organization) y la confianza depositada en nosotros por más de más de 40 compañías biotecnológicas de todo el mundo es nuestro mejor aval. Desarrollamos y fabricamos vectores virales (lentivirales), siendo unos de los líderes europeos trabajando acorde a normativa EMA y FDA. Los lentivirus producidos por VIVEbiotech sirven para el tratamiento de diversas enfermedades entre otros cánceres hematológicos y sólidos, o enfermedades raras.

Te buscamos a ti para formar parte de nuestro Equipo

Buscamos un/a Executive Assistant, en dependencia de la Dirección General, con experiencia en la función, cuya misión principal será dar soporte al Equipo de Dirección de la Empresa para elaborar los reportings mensuales, realizar informes, presentaciones, gestionar reuniones, etc.

Asimismo, organizará los viajes de la empresa y asegurará la correcta custodia de información legal de la misma, así como velará en todo momento por una óptima imagen interna y externa de la empresa (atención telefónica, visitas externas, mejora continua de imagen, etc.).

Soporte al Equipo de Dirección:

• Realizar informes especiales bajo demanda, estadísticas, gráficos, presentaciones, estudios, etc.
• Elaborar los reportings mensuales de Kpis, aunando la información de los diferentes responsables de área.
• Gestionar reuniones, salas internas o externas (catering, reservas, medios visuales, etc), y coordinar agendas.
• Gestionar las documentaciones oficiales y su correcta custodia de Notaría, Actas de Consejo, etc.
• Apoyar en actividades de nuevos proyectos en general que afecten a la actividad de oficinas.
• Revisar flujos de información de procesos específicos que afecten a varias áreas diferentes de la empresa cuando sea requerido.
• Dar soporte en general cuando sea necesario para reforzar momentos de mayor actividad o críticos: preparación de congresos, reuniones especiales, consejos, etc.

Atención al Cliente:

• Atender la recepción y el teléfono de la empresa, preservando en todo momento una imagen excelente.
• Atender las llamadas y visitas externas: proyectar una óptima atención al cliente velando por la mejor imagen posible de la empresa a la hora de atender todas las llamadas y visitas del exterior (clientes, proveedores, instituciones, etc.).
• Dar soporte a otros departamentos para la preparación de visitas externas dentro de la Empresa: preparación de Salas de Reuniones, organización de Comidas o Coffe Breaks,…
• Gestionar los viajes de las personas de la Empresa.

Para todas las responsabilidades anteriores:

• Dar ideas de forma proactiva de mejora continua coste/eficacia, relacionadas con su conocimiento y experiencia con el fin de colaborar en la consecución de los objetivos de la empresa.
• Reportar a su responsable directo toda incidencia destacada que repercuta en la buena marcha de su actividad o de la actividad de su equipo o sección.
• Llevar a cabo las funciones de su puesto respetando los valores de la cultura de la Empresa dentro y fuera de su equipo. Son comportamientos clave de trabajo entre otros: el trabajo en equipo, la orientación al cliente dando respuesta a las necesidades que surjan con flexibilidad, trabajar con visión de mejora continua.

• Estudios de Secretariado de Dirección, Administración y Finanzas, ADE, Marketing, etc.
• Experiencia de al menos 4 años en funciones similares de soporte a Direcciones de Empresa en la preparación de informes, presentaciones, coordinación agendas, atención de Visitas externas, etc.
• Excelente nivel de inglés, altas habilidades de comunicación interna y externa, tanto a nivel verbal como escrito.
• Alto conocimiento de Microsoft Office.
• Altas competencias en gestión documental, autogestión y organización.
• Sólida orientación a la satisfacción del cliente y a la alta calidad.
• Capacidad para trabajar bajo presión en cuanto a resultados y fechas, y actitud positiva hacia el cambio.
• Alta capacidad de gestión de problemas, capacidad de asumir riesgos y capacidad multitarea.
• Alto nivel de autonomía, responsabilidad, proactividad y rigor.
• Y, sobre todo, vocación de aprender y trabajar por el equipo y para el equipo.

• Dispondrás de un desarrollo de carrera continuo que te ayudará a desarrollar tu talento a lo largo de toda tu trayectoria profesional.
• Participarás en proyectos innovadores en constante actualización tecnológica.
• Dispondrás de un salario competitivo acorde con tu perfil para esta posición.
• Formarás parte de un equipo experto, joven, dinámico, innovador y entusiasta unido por un propósito común, acompañar a nuestros clientes para avanzar en la cura de enfermedades.
• Te apoyaremos en tu proceso de cambio personal, si vienes de otra región y deseas venir a vivir a Donostia-San Sebastián (alojamiento, inserción laboral de miembros de tu unidad familiar, escolarización, …).
• Disfrutarás de un ambiente de trabajo profesional, que realmente se distingue por nuestra humanidad y cercanía, y donde cuidamos la diversidad y la inclusión. Los diversos puntos de vista, tu curiosidad, aportan diversas capacidades que fortalecen nuestro enfoque e impulsan nuestro crecimiento.
• Nos enorgullece ofrecer igualdad de oportunidades. Todas las personas reciben igual consideración para nuestros puestos vacantes, sin distinción de género, edad, raza, religión, identidad, orientación sexual, origen, discapacidad o cualquier otra característica