Executive Assistant

hace 2 semanas

DonostiaSan Sebastián Guipúzcoa provincia, España VIVEbiotech A tiempo completo

**Sobre nosotros**:
Somos una CDMO (Contract Development and Manufacturing Organization) y la confianza depositada en nosotros por más de más de 40 compañías biotecnológicas de todo el mundo es nuestro mejor aval. Desarrollamos y fabricamos vectores virales (lentivirales), siendo unos de los líderes europeos trabajando acorde a normativa EMA y FDA. Los lentivirus producidos por VIVEbiotech sirven para el tratamiento de diversas enfermedades entre otros cánceres hematológicos y sólidos, o enfermedades raras.

**Te buscamos a ti para formar parte de nuestro Equipo**

**Tu rol**:
Buscamos un/a **Executive Assistant**, en dependencia de la Dirección General, con experiência en la función, cuya misión principal será dar soporte al Equipo de Dirección de la Empresa para elaborar los reportings mensuales, realizar informes, presentaciones, gestionar reuniones, etc.

Asimismo, organizará los viajes de la empresa y asegurará la correcta custodia de información legal de la misma, así como velará en todo momento por una óptima imagen interna y externa de la empresa (atención telefónica, visitas externas, mejora continua de imagen, etc.).

**Tus responsabilidades**:
**Soporte al Equipo de Dirección**:

- Realizar informes especiales bajo demanda, estadísticas, gráficos, presentaciones, estudios, etc.
- Elaborar los reportings mensuales de Kpis, aunando la información de los diferentes responsables de área.
- Gestionar reuniones, salas internas o externas (catering, reservas, medios visuales, etc), y coordinar agendas.
- Gestionar las documentaciones oficiales y su correcta custodia de Notaría, Actas de Consejo, etc.
- Apoyar en actividades de nuevos proyectos en general que afecten a la actividad de oficinas.
- Revisar flujos de información de procesos específicos que afecten a varias áreas diferentes de la empresa cuando sea requerido.
- Dar soporte en general cuando sea necesario para reforzar momentos de mayor actividad o críticos: preparación de congresos, reuniones especiales, consejos, etc.

**Atención al Cliente**:

- Atender la recepción y el teléfono de la empresa, preservando en todo momento una imagen excelente.
- Atender las llamadas y visitas externas: proyectar una óptima atención al cliente velando por la mejor imagen posible de la empresa a la hora de atender todas las llamadas y visitas del exterior (clientes, proveedores, instituciones, etc.).
- Dar soporte a otros departamentos para la preparación de visitas externas dentro de la Empresa: preparación de Salas de Reuniones, organización de Comidas o Coffe Breaks,
- Gestionar los viajes de las personas de la Empresa.

**Para todas las responsabilidades anteriores**:

- Dar ideas de forma proactiva de mejora continua coste/eficacia, relacionadas con su conocimiento y experiência con el fin de colaborar en la consecución de los objetivos de la empresa.
- Reportar a su responsable directo toda incidencia destacada que repercuta en la buena marcha de su actividad o de la actividad de su equipo o sección.
- Llevar a cabo las funciones de su puesto respetando los valores de la cultura de la Empresa dentro y fuera de su equipo. Son comportamientos clave de trabajo entre otros: el trabajo en equipo, la orientación al cliente dando respuesta a las necesidades que surjan con flexibilidad, trabajar con visión de mejora continua.

**Qué valoramos de ti**:

- Estudios de Secretariado de Dirección, Administración y Finanzas, ADE, Marketing, etc.
- Experiência de al menos 4 años en funciones similares de soporte a Direcciones de Empresa en la preparación de informes, presentaciones, coordinación agendas, atención de Visitas externas, etc.
- Excelente nível de inglés, altas habilidades de comunicación interna y externa, tanto a nível verbal como escrito.
- Alto conocimiento de Microsoft Office.
- Altas competencias en gestión documental, autogestión y organización.
- Sólida orientación a la satisfacción del cliente y a la alta calidad.
- Capacidad para trabajar bajo presión en cuanto a resultados y fechas, y actitud positiva hacia el cambio.
- Alta capacidad de gestión de problemas, capacidad de asumir riesgos y capacidad multitarea.
- Alto nível de autonomía, responsabilidad, proactividad y rigor.
- Y, sobre todo, vocación de aprender y trabajar por el equipo y para el equipo.

**Te ofrecemos**:

- Dispondrás de un desarrollo de carrera continuo que te ayudará a desarrollar tu talento a lo largo de toda tu trayectoria profesional.
- Participarás en proyectos innovadores en constante actualización tecnológica.
- Dispondrás de un salario competitivo acorde con tu perfil para esta posición.
- Formarás parte de un equipo experto, joven, dinámico, innovador y entusiasta unido por un propósito común, acompañar a nuestros clientes para avanzar en la cura de enfermedades.
- Te apoyaremos en tu proceso de cambio personal, si vienes de otra región y deseas venir a vivir a Donostia-San Sebasti

  • Virtual Executive Assistant Expert

    hace 15 horas

    San Fernando, Cádiz, España Mass Markets A tiempo completo

    About the RoleMass Markets is seeking a highly organized and detail-oriented Virtual Executive Assistant to join our remote team. As a Virtual Executive Assistant, you will perform various high-level administrative tasks and support our company's senior-level managers.Key ResponsibilitiesManaging calendars, making travel arrangements, and preparing expense...

  • Executive Assistant

    hace 4 semanas

    Sevilla provincia, España Page Personnel España A tiempo completo

    Gestionar la agenda y dar soporte a Comité de Dirección. - Llevar el seguimiento de la agenda y las reuniones del CEO, sabiendo priorizar la importancia de las mismas y asegurando el cumplimiento de todas las actividades. Es parte de su cometido organizar toda la logística de las reuniones presenciales y/o virtuales (reservar las salas, mandar...

  • Executive Assistant con Inglés Alto

    hace 3 semanas

    Pontevedra provincia, España Page Personnel España A tiempo completo

    Gestión de la agenda de Dirección General - Organización de viajes - Acompañamiento a Dirección General a reuniones/visitas comerciales - Asunción de labores comerciales - Organización de reuniones - Gestión de recursos - Otras tareas administrativas Empresa industrial en crecimiento|Posibilidades de desarrollo y crecimiento profesional - Entre 3 y...

  • Senior Executive Assistant

    hace 3 días

    San Fernando, Cádiz, España Mass Markets A tiempo completo

    We are seeking a highly motivated and organized individual to fill the position of Virtual Executive Assistant at Mass Markets. As a Virtual Executive Assistant, you will be responsible for providing high-level administrative support to our senior-level managers.About the RoleThis is a remote position that requires a high level of organization and attention...

  • Executive Assistant

    hace 4 semanas

    Sant Cugat del Vallès, Barcelona provincia, España Walters People A tiempo completo

    Desde Walters People estamos buscando una Executive Assistant con inglés avanzado para incorporarse a una importante multinacional ubicada en Sant Cugat del Vallés. **Funciones**: - Soporte a los dirección - Agenda, reuniones, viajes - Control de gastos - Office Management **Perfil deseado**: - Experiência en puesto similar de 2-3 años - Inglés...

  • Executive Assistant

    hace 3 semanas

    Sant Cugat del Vallès, Barcelona provincia, España Walters People A tiempo completo

    Desde Walters People estamos buscando una Executive Assistant con inglés avanzado para incorporarse a una importante multinacional del sector Biotech ubicada en Sant Cugat del Vallés. **Funciones**: - Soporte a los 2 CEO's - Agenda, reuniones, viajes - Control de gastos - Office Management **Perfil deseado**: - Experiência en puesto similar de 2-3...

  • Executive Assistant Emea

    hace 1 semana

    Sant Cugat del Vallès, Barcelona provincia, España Fluidra A tiempo completo

    We are a leading company in the global pool & wellness industry - Fluidra, a multinational group listed on the Spanish Stock Exchange, is the global leader in the pool and wellness industry. Founded in 1969, Fluidra has long-standing experience in developing innovative products and services in the global residential and commercial pool market. - Fluidra has...

  • Executive Assistant

    hace 2 días

    San Fernando, Cádiz, España MCI A tiempo completo

    About MCIMCI helps customers take on their CX and DX challenges differently, creating industry-leading solutions that deliver exceptional experiences and drive optimal performance.Job DescriptionWe are seeking a Virtual Assistant to join our team, providing administrative support to the Executive Assistant. The ideal candidate will have an excellent command...

  • Bilingual Executive Assistant/office Manager

    hace 3 semanas

    Toledo provincia, España Victoria Selection & Search A tiempo completo

    Our client, an international investment firm is looking for a polished bilingual Executive Assistant who can provide both extensive administrative support for their investment team based in Milan as well as managing the local office. Current office space is a 130sqm with c.10 employees, however, the client is in the process of relocating to a larger 500sqm...

  • Executive Assistant

    hace 1 semana

    Estepona, Málaga provincia, España Bullfinch Recruitment A tiempo completo

    **Job Title: Executive Assistant**: **Job Overview**: **Key Responsibilities**: - ** Strategic Support**: Assist with the management of OKR goal-setting processes and performance review schedules. - ** Calendar & Scheduling**: Effectively coordinate and manage the executive’s calendar, ensuring optimal time allocation for meetings, appointments, and...

  • Virtual Executive Assistant Manager

    hace 14 horas

    San Fernando, Cádiz, España Mass Markets A tiempo completo

    Job SummaryMCI seeks a highly organized and detail-oriented Virtual Executive Assistant to join our remote team. As a Virtual Executive Assistant, you will perform various high-level administrative tasks and support our company's senior-level managers.About the RoleThe ideal candidate should be well-organized, have excellent time management skills, and be...

  • Executive Assistant

    hace 3 semanas

    San Fernando de Henares, España Sandvik A tiempo completo

    Date limite: 29 juil. Pays: Espagne, Pologne, Czechia Localisation: San Fernando De Henares, Katowice, Martorelles, Praha, Warszawa ID de poste: R0057360 Catégorie d'emploi: Administration **POSTULER À CET EMPLOI** Executive Assistant to the President of Dormer Pramet (flexible location Europe) At Dormer Pramet, our purpose is to build on the...

  • Executive Assistant

    hace 3 semanas

    San Fernando de Henares, España Dormer Pramet A tiempo completo

    Executive Assistant to the President of Dormer Pramet (flexible location Europe) At Dormer Pramet, our purpose is to build on the company’s heritage and success to innovate our way into the future. By keeping a long-term focus on everything we do, we can support our ambitions to grow manufacturing and prosperity for all. This brings jobs with...

  • Bilingual Executive Assistant/office Manager

    hace 1 semana

    Toledo provincia, España Victoria Selection & Search A tiempo completo

    Among others, duties will include: Executive Assistant - EA duties for the Managing Partner and investment team who continuously travel across Europe and the Americas - Managing agendas, flights, accommodation and transfers - Organising international conference call set up across various time zones - Assisting with printing and binding of presentations,...

  • High-Level Administrative Assistant

    hace 3 días

    San Fernando, Cádiz, España Mass Markets A tiempo completo

    Mass Markets is seeking a highly organized and detail-oriented Virtual Executive Assistant to join our remote team. As a Virtual Executive Assistant, you will perform various high-level administrative tasks and support our company's senior-level managers.Job RequirementsTo be successful in this role, you must have:Proven experience as an Executive Assistant...

  • Executive Administrative Support Specialist

    hace 3 días

    San Fernando, Cádiz, España Mass Markets A tiempo completo

    At Mass Markets, we are seeking a highly organized and detail-oriented Virtual Executive Assistant to join our remote team. As a Virtual Executive Assistant, you will perform various high-level administrative tasks and support our company's senior-level managers.Job DescriptionThe Executive Assistant's responsibilities include:Managing complex calendars and...

  • Executive and Legal Assistant

    hace 2 semanas

    Sant Joan Despí, Barcelona provincia, España TRADEBE A tiempo completo

    **About Tradebe** | Tradebe is a leading, global company in the environmental sector. Tradebe Environmental Services serves various markets including industrial, manufacturing, petrochemical, pharmaceutical, oil & gas, etc. En **Tradebe **nuestro equipo humano es uno de los pilares en los que se asienta nuestro modelo de negocio. Actualmente necesitamos...

  • Executive Assistant

    hace 3 semanas

    Girona provincia, España Amazon Spain Fulfillment, S.L.U. A tiempo completo

    **Required qualifications**: - Proficient English and Spanish - Significant previous experience working as an Executive/Personal Assistant, in aiding individuals at Director and/or Senior Manager levels, - Solid proficiency in the Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Word, Excel), - Ability to prioritise and handle multiple assignments at any given...

  • Administrative Assistant Manager

    hace 16 horas

    San Fernando, Cádiz, España Mass Markets A tiempo completo

    About the PositionWe are seeking a skilled Administrative Assistant Manager to join our remote team at Mass Markets. As an Administrative Assistant Manager, you will perform various high-level administrative tasks and support our company's senior-level managers. This is an exciting opportunity for a highly organized and detail-oriented individual who enjoys...

  • Executive Assistant

    hace 4 semanas

    Asturias provincia, España International Flavors & Fragrances A tiempo completo

    At IFF, we boldly bring together science and creativity to create what the world needs. An industry leader in food, beverage, health, biosciences and sensorial experiences, we create essential solutions - from global icons to unexpected innovations and experiences. Equal parts outspoken and analytical, our international collective of thinkers working with...