Administrative Assistant

Veolia tiene como objetivo ser la empresa de referencia en la transformación ecológica. Nuestra misión de *"Recursos para el Mundo"
* demuestra el compromiso inquebrantable de 220.000 empleados para crear un impacto positivo en nuestro planeta. Al unirte a Water Tech, no solo te convertirás en un *Resourcer
* , sino que también participarás en la provisión de soluciones completas para el tratamiento del agua, innovando en áreas clave como el desarrollo sostenible, la recuperación de recursos y subproductos. Nuestros diferentes procesos de tratamiento de agua nos permiten ofrecer soluciones adaptadas a cada aplicación. En Water Tech, estamos comprometidos a alentar a nuestros equipos a tomar sus propias decisiones y marcar la diferencia. Buscamos personas con ideas afines que puedan compartir nuestra pasión por el agua. Conviértete en un actor de la transformación ecológica uniéndote a nosotros 🌿 🌍 Descripción del empleo Misión del puesto: Apoyar las operaciones de fábrica dentro de Supply Chain mediante la gestión integral de procesos administrativos y financieros, con énfasis en la validación y contabilización de facturas de proveedores. Responsabilidades principales: Gestión Administrativa y Sistemas SAP:
- Utilizar SAP a nivel avanzado en entorno FI
- VIM Vendor Invoice Management (Gestión de Facturas de Proveedores) y MM , como herramienta estratégica para la gestión integral los procesos de seguimiento, validación y aprobación de los flujos de las facturas de los proveedores, previo a su contabilización.
- Gestionar documentación administrativa incluyendo recopilación de las validaciones de pedidos, albaranes, y certificados de materiales, requeridos para la validación de las facturas , garantizando trazabilidad completa en el sistema
- Obtención de datos para declaraciones adiciones de compras (ROSH e Intrastad)
- Generar reportes de seguimiento y cumplimiento de contabilizaciones y validaciones de los pagos a proveedores
- Optimizar procesos administrativos mediante el uso eficiente de SAP y herramientas complementarias (Office, Gtools) Gestión de Proveedores, Supply Chain y Compliance:
- Coordinar el proceso de aprobación y onboarding de nuevos proveedores a través de plataforma Supplier on (o equivalente), asegurando cumplimiento de estándares corporativos
- Mantener actualizada la base de datos de proveedores, gestionando solicitudes cambios en información legal, bancaria y de contacto
- Gestionar y resolver incidencias relacionadas con validaciones para pagos a proveedores, manteniendo relaciones comerciales saludables
- Capacidad de gestión con el equipo de Supply Chain para obtener la documentación y validaciones necesarias para el proceso de validación de facturas.
- Mantener capacidad organizativa excepcional para gestionar múltiples prioridades y cumplir con plazos establecidos
- Soporte administrativo en tareas de control del personal: credenciales, fichaje horario, control de accesos, visitas Otros procesos Administrativos:
- Gestión completa de workflows para gastos generales de la entidad: seguros, facturas intercompany, servicios generales, informática y ofimática, telefonía, formaciones, impuestos y otros costes similares
- Soporte administrativo en tareas de QEHS: documentación de formación de empleados Mejora Continua y Formación:
- Completar formación requerida en sistemas IMS (Integrated Management System), LMS (Learning Management System).
- Identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y proponer soluciones que agreguen valor al departamento.
- Mantenerse actualizado en mejores prácticas de supply chain y herramientas digitales. Requisitos Requisitos del puesto:
- FPI de Administración y Finanzas, Delineación o similar.
- Al menos 7 años de experiencia en entornos de supply chain, logística o procurement.
- Al menos 7 años de experiencia en gestión administrativa con enfoque en procesos de compras y relación con proveedores.
- Dominio avanzado de SAP MM (Materials Management): Experiencia práctica en gestión de pedidos, recepciones, maestros de proveedores y materiales
- Nivel intermedio de Inglés Competencias necesarias para desempeñar el puesto:
- Conocimientos sólidos en herramientas de ofimática (entorno Google)
- Excelentes habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples tareas en entornos dinámicos
- Orientación al detalle y precisión en el manejo de documentación y transacciones financieras
- Proactividad y capacidad de resolución de problemas de manera independiente
- Habilidades interpersonales para trabajar efectivamente con equipos multifuncionales y proveedores externos Información adicional Como empresa inclusiva, Veolia está comprometida con la diversidad y valora todas las solicitudes sin discriminación.