Asistente Administrativo/a de Proyectos – EU Institutions

hace 5 días

Barcelona, Barcelona, España SEIDOR A tiempo completo

Ubicación:
Barcelona

Modalidad:
Remoto, con posibilidad de acudir algunos días puntuales a la oficina

Tipo de contrato:
Jornada completa (Horario flexible)

Sobre el puesto
Buscamos un/a
Asistente Administrativo/a de Proyectos
para dar soporte al Departamento de
EU Institutions
, el área encargada de gestionar servicios y proyectos con diversas instituciones europeas.

Trabajarás junto a un equipo de más de
200 consultores
distribuidos en proyectos internacionales, asegurando que los procesos administrativos se ejecuten con precisión, rapidez y conforme a los estándares exigidos por los organismos de la Unión Europea.

Tu rol será esencial para mantener la información administrativa organizada, actualizada y lista para su uso inmediato.

Responsabilidades principales

  • Gestionar y consolidar timesheets, facturas y documentación administrativa de consultores y freelancers.
  • Completar y mantener Excel avanzados de control, seguimiento y reporting.
  • Cargar, depurar y validar información para reportes internos y documentación solicitada por los clientes europeos.
  • Gestionar y actualizar portales y plataformas de instituciones de la UE, asegurando exactitud y consistencia.
  • Coordinar la comunicación con consultores, partners y freelancers, garantizando respuestas claras y oportunas.
  • Dar seguimiento al ciclo administrativo completo, anticipando incidencias y proponiendo soluciones eficaces.
  • Mantener el orden, la trazabilidad y el cumplimiento documental requerido en proyectos con instituciones europeas.

Requisitos
Requisitos

  • Dominio avanzado de Microsoft Excel.
  • Experiencia gestionando volúmenes altos de información y trabajando con plazos muy ajustados.
  • Inglés C1, con capacidad para hablar y escribir con total seguridad en contextos profesionales e internacionales.
  • Se valorará experiencia previa en entornos administrativos, proyectos internacionales o relación con instituciones públicas/europeas.

Soft Skills

  • Excelente organización y atención extrema al detalle.
  • Capacidad para priorizar múltiples tareas en entornos de alta exigencia.
  • Proactividad y autonomía para anticipar y resolver problemas.
  • Comunicación clara, profesional y efectiva, tanto oral como escrita.
  • Adaptabilidad ante cambios de procesos, prioridades y herramientas.
  • Espíritu colaborativo y orientación al trabajo en equipo.

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