Special Functions Admin

**Job Summary**:
Gestionar las herramientas y recursos disponibles garantizando un Servicio de Atención al Cliente, cumpliendo y excediendo las expectativas de nuestros clientes tanto en la forma como en los tiempos establecidos

**Actividades**:

- Gestión y resolución de incidencias o bloqueos generados durante la tramitación de los pedidos de los clientes.
- Comunicación con los clientes para la resolución de incidencias detectadas en los procesos relacionados con la actividad comercial con el cliente.
- Gestión de procesos de soporte a la actividad comercial con el cliente como listas de precios, contratos, mantenimiento de condiciones de venta a clientes, consignas, demostraciones, etc
- Petición de renovaciones o nuevos precios especiales de compra a los proveedores.
- Gestión y mantenimiento de las condiciones de precios procedentes de las adjudicaciones de procesos de licitación.
- Coordinación con el equipo de Europe Central Planning para revisar y adaptar stocks garantizando el suministro de artículos relacionados con adjudicaciones o nuevos negocios
- Seguimiento de reservas de artículos activas y coordinar con Europe Central Planning su adaptación en función de la evolución del consumo del cliente.
- Revisión y gestión diaria de los listados de discrepancias y situación de envíos de las agencias de transporte.
- Gestión de los procesos de facturación de clientes con requisitos especiales.
- Administración y configuración de los sistemas de envío de notificaciones y comunicaciones de forma digital a los clientes; facturación electrónica, envíos de confirmaciones de pedido, comunicaciones de cambios de plazos de entrega, notificaciones de envío de expediciones, etc
- Gestión de declaraciones, permisos o licencias de los clientes para el suministro de productos reguladores o con restricciones de suministro internas; alcohol, hidrocarburos y otros.
- Administración de la base de datos de clientes (Customer Master Data).
- Mantenimiento de la base de datos de contactos de los clientes (CRM).
- Participación en nuevos proyectos.

**Responsabilidades**:

- Gestionar toda la actividad del Back Office del área de Sales Services.
- Ofrecer información fiable y ajustada a las necesidades del cliente en todo momento.
- Velar por la fiabilidad y corrección de los datos en el maestro de clientes.
- Aprovechar la comunicación con el cliente para dar a conocer nuestros productos.
- Gestionar correctamente las urgencias detectadas a través del desarrollo de las actividades diarias.
- Velar por la fiabilidad de los datos introducidos en los sistemas y aplicaciones de la organización.
- Avisar inmediatamente al responsable en caso de incidencias complejas o situaciones que se desvien de las políticas definidas por la organización.
- Otras actividades y responsabilidades que puedan ser asignadas.

Formación
- CFGM o equivalente en la rama de Administración. En su defecto experiência mínima 4 años.
- Experiência mínima de 2 años en tareas administrativas, preferiblemente en una empresa de carácter comercial.
- Office: Word básico, Excel medio (tablas dinámicas, búsquedas complejas, ), Outlook básico.
- SAP: módulo SD (ventas y distribución)
- CRM: Athena
- Navegación en la web de la compañía.
- Inglés nível Intermediate (comunicación básica por correo electrónico)

**Competencias**:

- Desarrollo: atención al aprendizaje continuo tanto individual como del grupo.
- Orientación al cliente: prestación de servicios al cliente.
- Orientación a resultados: con base a los objetivos colectivos e individuales.
- Pensamiento analítico y crítico: análisis y resolución de problemas.
- Mejora e innovación continuas: aceptación de la innovación y el cambio.
- Colaboración y trabajo en equipo: contribución al éxito de la organización.


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