Executive Assistant

Job Description

Executive Assistant (Barcelona) Ubicación: Barcelona (Presencial / Modelo Híbrido) Título del Puesto: Executive Assistant / Asistente de Dirección Ubicación: Barcelona (Presencial en oficina / Modelo híbrido a definir con el ejecutivo) Tipo de contrato: Jornada completa (De lunes a viernes en horario ejecutivo, con flexibilidad horaria ante viajes o imprevistos urgentes)

Sobre el Puesto Buscamos un/a Executive Assistant para brindar soporte directo a la alta dirección en Barcelona. Buscamos un perfil proactivo, con altas capacidades de comunicación interna e internacional, visión estratégica, competencia en herramientas digitales de IA y solvencia en la gestión de proveedores y procesos administrativos.

Perfil y Competencias Clave

• Comunicación y Relaciones Interpersonales: Excelentes competencias comunicativas. Habilidad para construir relaciones sólidas y colaborativas con otros secretariados ejecutivos, directivos y colaboradores externos.
• Competencia Digital e Inteligencia Artificial: Dominio de la suite ofimática corporativa y uso fluido de herramientas de IA generativa a nivel usuario (redacción asistida, optimización de textos, resúmenes y preparación de cartas o borradores).
• Capacidad de Negociación y Gestión: Habilidad para la interlocución técnica y comercial en contratos de pequeño/mediano alcance, buscando eficiencia en costes y calidad de servicio.
• Organización y Gestión Administrativa: Rigor administrativo para el manejo de procesos financieros básicos a nivel de usuario, sistemas ERP y emisión de documentos de compra (Purchase Orders).
• Diseño y Comunicación Visual: Capacidad para sintetizar información estratégica y transformarla en presentaciones ejecutivas visuales y estructuradas (ej. Google Slides, ...).
• Idiomas: Español/Catalán bilingües, Inglés alto (mínimo C1) para interlocución ejecutiva y negociación. Francés y Alemán no obligatorios, pero se valorarán.
• Valores e Integridad: Estricta confidencialidad, ética profesional y compromiso, en línea a los valores de la empresa y de la ejecutiva.
• Perfil de Administración: Grado en Gestión administrativa, técnico en gestión administrativa.

Responsabilidades Principales

• Enlace con los otros secretariados de la empresa, situadas en otros emplazamientos de Europa, o con otros secretariados externos (ej. de Gobierno, de proveedores, clientes o partners).
• Redacción y preparación de comunicaciones internas hacia el equipo, comunicados oficiales y cartas corporativas utilizando herramientas de IA para ganar agilidad.
• Diseño y elaboración de presentaciones ejecutivas para reuniones directivas, comités o eventos.
• Negociación y Gestión de Proveedores: Negociación y seguimiento de contratos de menor volumen: flota de leasing de vehículos, seguros corporativos, espacios y actividades de team building, suministros y servicios generales.
• Generación, emisión y seguimiento de órdenes de compra (Purchase Orders), así como validación básica de facturas asociadas.
• Logística y Coordinación Operativa: Gestión integral y priorización de agenda ejecutiva compleja.
• Organización de viajes nacionales e internacionales (itinerarios, visados, alojamientos y traslats).
• Control y liquidación de gastos de viaje y representación (travel expenses).
• Organización de eventos corporativos, reuniones de equipo y jornadas de trabajo.

Responsabilidades Principales (Español)

• Suport Ejecutivo e Interlocució Institucional Enlace con els altres secretariats de l'empresa, situats en altres emplazaments d'Europa, o amb altres secretariats externs (ex. de Govern, de proveïdors, clients o partners).
• Redacció i preparació de comunicacions internes cap a l'equip, comunicats oficials i cartes corporatives utilitzant eines d'IA per guanyar agilitat.
• Disseny i elaboració de presentacions executives per a reunions directives, comitès o esdeveniments.
• Negociació i Gestió de Proveïdors Negociació i seguiment de contractes de menor volum: flota de lloguer amb opció de compra (leasing) de vehicles, assegurances corporatives, espais i activitats de team building, subministraments i serveis generals.
• Generació, emissió i seguiment d'ordres de compra (Purchase Orders), així com validació bàsica de factures associades.
• Logística i Coordinació Operativa Gestió integral i priorització d'agenda executiva complexa.
• Organització de viatges nacionals i internacionals (itineraris, visats, allotjaments i trasllats). Control i liquidació de despeses de viatges i representació (travel expenses).
• Organització d'esdeveniments corporatius, reunions d'equip i jornades de treball.

Requisitos

• Grado o Técnico en Gestión Administrativa o formación equivalente.
• Nivel bilingüe en Español y Catalán.
• Inglés alto (