Preclinical Administrative Assistant

TakeTalent se une a PharmaMar en la búsqueda de un/a Preclinical Administrative Assistant.

PharmaMar apuesta por la innovación científica y el desarrollo de nuevas terapias, impulsando proyectos de investigación que contribuyen al avance de la medicina.

Como parte de este compromiso, buscamos incorporar a una persona para el puesto de Preclinical Administrative Assistant, que desempeñará un papel clave en el soporte administrativo y organizativo del Departamento de Preclínica. Esta posición ofrece la oportunidad de formar parte de un entorno dinámico y altamente especializado, colaborando estrechamente con equipos de investigación y profesionales de distintas áreas de la compañía.

• Gestionar la agenda y coordinar las actividades del/de la Head of Preclinical.
• Atender y canalizar llamadas, correos electrónicos y comunicaciones internas y externas.
• Mantener actualizada la base de datos de contactos del área de Preclínica.
• Organizar y gestionar el archivo electrónico y físico de la documentación del departamento.
• Preparar documentación, informes, presentaciones, cartas y otros materiales de apoyo.
• Coordinar solicitudes de viaje, formación, anticipos, mensajería y justificación de gastos.
• Organizar reuniones internas y externas con colaboradores/as y centros de investigación.
• Gestionar inscripciones, desplazamientos y logística para congresos, eventos científicos y actividades formativas.
• Dar soporte en el maquetado y preparación de pósteres científicos para congresos.
• Gestionar contratos del Departamento de Preclínica, asegurando su seguimiento, registro y archivo.
• Realizar el seguimiento y control del presupuesto departamental.
• Comprobar, registrar y realizar el seguimiento de facturas relacionadas con la actividad del departamento.
• Colaborar con el Departamento Financiero facilitando información para el control de gastos y pagos.
• Solicitar, reclamar y gestionar facturas de proveedores, centros de investigación y entidades colaboradoras.
• Realizar el seguimiento administrativo de proyectos de investigación externos en los que participe el departamento.
• Gestionar pedidos de reactivos, consumibles y material de laboratorio.
• Coordinar envíos de compuestos, muestras y materiales a centros colaboradores e investigadores/as externos/as.
• Gestionar la documentación compartida a través de SharePoint, facilitando el acceso y el intercambio de información.
• Colaborar en el cumplimiento de las normas de prevención de riesgos laborales y en la utilización adecuada de los equipos y recursos de trabajo.

Requisitos del puesto

• Nivel alto de inglés, tanto hablado como escrito.
• Experiencia mínima de 1 año en posiciones de Assistant de Dirección, Executive Assistant o funciones administrativas similares.
• Dominio de herramientas ofimáticas y entornos colaborativos digitales.
• Capacidad de organización, planificación y atención al detalle.
• Habilidades de comunicación y coordinación con equipos multidisciplinares.
• Valorable experiencia previa en entornos científicos, farmacéuticos o de I+D.
• Deseable conocimiento y manejo de SAP y/o Navision.
• Salario bruto anual competitivo acorde con la experiencia aportada.
• Paquete de beneficios sociales (seguro médico privado, plan de acciones, comedor de empresa, formación continua, entre otros).
• Horario flexible y opción de jornada intensiva los viernes.
• Oportunidad de formar parte de una compañía líder en innovación biomédica y biotecnológica.
• Compromiso firme con la diversidad, la igualdad de oportunidades y la creación de un entorno de trabajo inclusivo y respetuoso para todas las personas.