Executive Office Manager

hace 7 días

Madrid, España UST A tiempo completo

Role DescriptionWe are looking for the very Top Talent…and we would be delighted if you were to join our teamMore in details, UST is a multinational company based in North America, certified as a Top Employer and Great Place to Work company with over employees all over the world and presence in more than 35 countries. We are leaders on digital technology services, and we provide large-scale technologic solutions to big companies. What we look for?For our Madrid office, we are looking for an Office Manager to play a key role in ensuring an exceptional workplace experience and providing proactive, high-level administrative support to our Executive Committee. This is a dynamic position where you will manage hospitality, events, and strategic coordination in a multinational environment. Main Tasks And Accountabilities Will Be Organize internal events, client visits, and corporate meetings, ensuring excellence and attention to detail. Oversee vendors and contracts, defining processes and policies to optimize operations and costs. Manage budgets and report expenses accurately. Handle administrative processes related to the Executive Committee's operations. Coordinate agendas and strategic meetings with confidentiality and professionalism. What do we expect from you? At least 5 years of experience in a similar role. Proven experience in multinational corporate environments supporting senior management. Excellent communication skills and advanced English level (C1/C2). Highly organized, proactive, and results-oriented, with strong decision-making skills. Proficiency in Microsoft 365 tools (Outlook, Teams, etc.). Work Location Hybrid - Madrid, Spain Work Schedule Full time What can we offer? 23 days of Annual Leave plus the 24th and 31st of December as discretionary days Numerous benefits (Health Care Plan, teleworking compensation, Life and Accident Insurances). `Retribución Flexible´ Program: (Meals, Kinder Garden, Transport, online English lessons, Health Care Plan…) Free access to several training platforms Professional stability and career plans UST also, compensates referrals from which you could benefit when you refer professionals. The option to pick between 12 or 14 payments along the year. Real Work Life Balance measures (flexibility, WFH or remote work policy, compacted hours during summertime…) UST Club Platform discounts and gym Access discounts If you would like to know more, don't hesitate to apply and we'll get in touch to fill you in detail. We are waiting for youIn UST we are committed to equal opportunities in our selection processes and do not discriminate based on race, gender, disability, age, religion, sexual orientation or nationality. We have a special commitment to Disability & Inclusion, so we are interested in hiring people with disability certificate.SkillsHospitality Management,Office Administration,Corporate Travel Management

  • Executive Assistant

    hace 1 semana

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona seleccionada tendrá las siguientes responsabilidades. - Liderar agendas del CEO y equipo directivo. - Atención y filtro de llamadas - Organización y acondicionamiento de salas de reuniones - Atención de visitas - Gestión del correo y la mensajería - Organización de viajes de todo el equipo - Contacto con proveedores y realización de...

  • Hybrid Office Manager

    hace 2 días

    madrid, España Seedtag A tiempo completo

    A leading advertising technology company in Madrid is seeking an Office Manager & Executive Assistant to oversee daily operations and provide support to five executives. Ideal candidates will have a background in administrative roles, strong communication skills, and proficiency in Google Workspace. The position offers a hybrid work model and various perks...

  • Executive Assistant CEO

    hace 1 semana

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División de Assistant & Executive Support de LHH, seleccionamos para importante empresa con oficinas en el centro de Madrid un/a Executive Assistant & Office Manager con inglés C1 .Entre sus funciones:Gestión de agenda complicada y cambiante del CEO.Organización de viajes y reuniones, así como toda la logística necesaria para los...

  • Executive Assistant a la CEO y Office Manager

    hace 7 días

    Madrid, Madrid, España Flabelus A tiempo completo

    Tus tareasGestión Integral de Agenda: Coordinación de reuniones internas, externas y personales de la CEO, asegurando una planificación eficiente del tiempo.Comunicación: Gestión proactiva de correos electrónicos y redes sociales de la CEO, redactando respuestas y priorizando comunicaciones.Office Management: Supervisión de consumibles, gestión de...

  • Executive Assistant CEO

    hace 4 días

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División de Assistant & Executive Support de LHH, seleccionamos para importante empresa con oficinas en el centro de Madrid un/a Executive Assistant & Office Manager con inglés C1 . Entre sus funciones: -Gestión de agenda complicada y cambiante del CEO. -Organización de viajes y reuniones, así como toda la logística necesaria para los mismos....

  • Executive Assistant CEO

    hace 1 semana

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División de Assistant & Executive Support de LHH, seleccionamos para importante empresa con oficinas en el centro de Madrid un/a Executive Assistant & Office Manager con inglés C1. Entre sus funciones: Gestión de agenda complicada y cambiante del CEO. Organización de viajes y reuniones, así como toda la logística necesaria para los mismos....

  • Executive Assistant CEO

    hace 7 días

    madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División de Assistant & Executive Support de LHH, seleccionamos para importante empresa con oficinas en el centro de Madrid un/a Executive Assistant & Office Manager con inglés C1 . Entre sus funciones: Gestión de agenda complicada y cambiante del CEO. Organización de viajes y reuniones, así como toda la logística necesaria para los mismos....

  • EXECUTIVE ASSISTANT MANAGER

    hace 2 semanas

    Madrid, España Seedtag A tiempo completo

    Office Manager & Executive Assistant Seedtag is seeking a self‐starter to juggle day‐to‐day office operations and provide high‐level administrative support to senior executives. The role splits time equally between the office side and executive assistance. Seedtag leads the way in contextual advertising with a machine‐learning powered platform that...

  • Executive Assistant a la CEO y Office Manager

    hace 7 días

    Madrid, Madrid, España Trabajos en Flabelus A tiempo completo

    Tus tareasGestión Integral de Agenda: Coordinación de reuniones internas, externas y personales de la CEO, asegurando una planificación eficiente del tiempo.Comunicación: Gestión proactiva de correos electrónicos y redes sociales de la CEO, redactando respuestas y priorizando comunicaciones.Office Management: Supervisión de consumibles, gestión de...

  • Executive Assistant a la CEO y Office Manager

    hace 7 días

    Madrid, Madrid, España Flabelus A tiempo completo

    Tus tareasGestión Integral de Agenda: Coordinación de reuniones internas, externas y personales de la CEO, asegurando una planificación eficiente del tiempo.Comunicación: Gestión proactiva de correos electrónicos y redes sociales de la CEO, redactando respuestas y priorizando comunicaciones.Office Management: Supervisión de consumibles, gestión de...