Administrative Support

**ENGLISH VERSION**

**Administrative Support (Ref**:MGMT 2024-13**)**

The Institute of Chemical Research of Catalonia (ICIQ) is looking for an Administrative Support to work in the financial area of the Administrative Support Unit.

**Responsibilities**:

- Purchasing orders and reporting of research projects:

- Processing purchasing orders and their follow-up.
- Reporting of research projects - including intermediate and final reports and control of abstracts, presentations, posters to ensure publicity on funding.
- Management of invoices, payments and control of the budget of the research groups.

**Requirements**:

- Bachelor’s or VET Training in Business Administration.
- Proof of experience in similar positions: 2 years working as an administrative support in a research centre or University will be appreciated.
- Catalan, Spanish and English level: fluent conversation (certificates not required).
- Good knowledge about Microsoft Office tools (Outlook, Excel, Word and PowerPoint).

**Valued qualities and skills**:

- Proactivity.
- Careful with the details.
- Discretion and trustworthiness.
- Clearly oriented to team working.
- Learning capacity.
- Empathy.
- Work capacity and organizational skills.
- Flexibility and adaptability.
- Good Communication skills.

**We offer**:

- A permanent full-time employment contract.
- Remuneration according to individual’s qualification/experience.
- Salary split in twelve monthly payments.
- Incorporation: Immediate.
- Structural position resulting from the ordinary reposition quota for 2024.**OTM-R principles in the selection processes**

ICIQ follows the principles of Open, Transparent and Merit-based Recruitment (OTM-R) and the Code of Conduct for the Recruitment of Researchers as established by the European Commission.

ICIQ follows in its selection process a gender equality opportunity policy and a non-discrimination policy on the basis of age, ethnic or social origin, religion or belief, sexual orientation, language and disability.

ICIQ is committed to promoting a work-life balance for its employees and, as such, offers flexible working hours.

**Selection Process**

ICIQ’s selection process usually entails the following phases:
For further information, you can visit our HR Excellence in Research page at: HR Excellence in Research (iciq.org)

**VERSIÓ EN CATALÀ**

**Administrative Support. (Ref: MGMT 2024-13)**

L'Institut Català d'Investigació Química (ICIQ) està buscant un Suport Administratiu per l’área de finances.

**Responsabilitats**:

- Ordres de compra i reporting de projectes d'investigació:

- Tramitació d'ordres de compra i el seu seguiment.
- Informes de projectes de recerca - incloent informes intermedis i finals i control de resums, presentacions, pòsters per garantir la publicitat sobre el finançament.
- Gestió de factures, pagaments i control del pressupost dels grups de recerca.

**Requisits**:

- Formació de grau o CFGS en Administració i Finances o Similar.
- Acreditació d'experiència, es valorara especialment en un centre de recerca o Universitat.
- Nívell de català, castellà i anglès: conversa fluida (no cal certificat).
- Bon coneixement de les eines de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word i PowerPoint).

**Qualitats i habilitats valorades**:

- Proactivitat.
- Compte amb els detalls.
- Discreció i fiabilitat.
- Clarament orientat al treball en equip.
- Capacitat d'aprenentatge.
- Empatia.
- Capacitat de treball i capacitat organitzativa.
- Flexibilitat i adaptabilitat.
- Bones habilitats comunicatives.

**Oferim**:

- Contracte permanent de treball a jornada completa.
- Retribució d'acord amb la qualificació/experiència de la persona.
- Salari fraccionat en dotze mensualitats
- Incorporació: Immediata
- Posició estructural resultant de la quota ordinària de reposició per a l'any 2024._

**Principis OTM-R en els processos de selecció**

L'ICIQ segueix els principis de contractació oberta, transparent i basada en el mèrit (OTM-R) i el Codi de conducta per a la contractació d'investigadors establerts per la Comissió Europea.

L'ICIQ segueix en el seu procés de selecció una política d'igualtat d'oportunitats de gènere i una política de no discriminació per raó d'edat, origen ètnic o social, religió o creences, orientació sexual, llengua i discapacitat.

L'ICIQ es compromet a promoure la conciliació de la vida laboral i familiar dels seus empleats i, com a tal, ofereix flexibilitat horària.

**Procés de selecció**

El procés de selecció de l'ICIQ sol comportar les següents fases:
Per a més informació, pots visitar la nostra pàgina de HR Excellence in Research.