Office Assistant

hace 2 semanas

Barcelona, España EIT Urban Mobility A tiempo completo

**Who are we?**

EIT Urban Mobility is an initiative of the European Institute of Innovation and Technology (EIT), a body of the European Union and Europe’s largest network for transport innovation in cities.

Our mission is to accelerate change towards a sustainable model of urban mobility and liveable urban spaces. We connect public and private actors and provide them with access to markets, talent, finance, and knowledge in four ways:
Using cities as living labs, our industry, research and university partners will demonstrate how new technologies can work to solve real problems in real cities by transporting people, goods and waste in smarter ways.

We are seeking a highly organized and proactive Office Assistant to join our team at our Torre Glories office in Barcelona.

As the Office Assistant, you will be responsible for ensuring the smooth and efficient operation of the office by performing various administrative tasks and you will be reporting to the the HR Departement.

Your main responsibilities will include managing incoming and outgoing postal mail, ordering office supplies, acting as the primary contact for meeting room bookings and other communication with Loom (our office owner), coordinating storage-related activities, assisting with onboarding processes, welcoming visitors, managing document storage, arranging lunch orders and restaurant bookings, and providing support for internal events.

**Be part of a team where you will perform the following task**:

- Postal Mail Management:

- Receive and distribute incoming mail and packages
- Prepare outgoing mail and packages, including proper documentation and tracking
- Office Supplies and Equipment:

- Monitor office supply inventory and ensure timely reordering
- Coordinate with suppliers to order necessary office supplies and equipment
- Maintain an organized inventory system for office supplies and equipment
- Meeting Room Bookings and Communication with Loom:

- Act as the main point of contact for meeting room bookings and scheduling
- Coordinate with Loom (office owner) to address any issues or requests related to meeting rooms, new storage, office equipments, etc.
- Ensure meeting rooms are properly set up and equipped for scheduled meetings
- Storage Management:

- Oversee the organization and maintenance of storage areas
- Coordinate the ordering and setup of new storage solutions as needed
- Manage inventory and track storage usage
- Newcomer Onboarding:

- Assist with the onboarding process for new employees, like welcoming newcomers and issuing access cards and printer cards.
- Ensure all necessary welcoming pack and materials are prepared for new hires
- Provide support and guidance to new employees during their onboarding period
- Visitor Reception:

- Notify Loom and Glories front desk staff of upcoming visitors to ensure they receive visitor cards to access the building and office
- Greet and welcome visitors, ensuring a positive and professional experience
- Notify employees of visitor arrivals and provide appropriate assistance
- Document Storage and Organization:

- Establish and maintain an efficient filing system for both physical and digital documents
- Ensure confidentiality and security of sensitive documents
- Retrieve and provide requested documents to authorized personnel in a timely manner
- Lunch Orders and Restaurant Bookings:

- Coordinate and place lunch orders for employees as requested
- Research and book restaurants for team lunches or other internal & external meetings
- Ensure timely delivery and proper setup for ordered meals
- Internal Event Support:

- Assist with the planning, coordination, and execution of internal events, such as meetings, trainings, All Hands Meeting and celebrations
- Arrange event logistics, including venue bookings, equipment setup, and catering coordination
- Provide on-site support during events, ensuring a smooth and enjoyable experience for attendees

**What you will bring along the way**:
**Must-Haves**:

- High school diploma or equivalent;
- Fluent in English and Spanish (C1 written and spoken);
- Strong organizational and multitasking skills with the ability to prioritize tasks effectively;
- Proficiency in using office software (e.g., Microsoft Office Suite, Google Workspace);
- Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information appropriately;
- Positive attitude, professional demeanor, and ability to work well within a team

**Nice-to-have**:

- Previous experience as an office assistant, administrative assistant, or similar role would be a plus;
- Additional education or certification in office administration is a plus
- Experience in a multicultural environment.
- Any other European language is a plus.

**What’s in it for you**:

- Work in an international environment with a company culture focused on empowerment, thriving and continuous growth.
- Join a creative and diverse team of highly driven individuals that take out-of-the-box thinking to ano

  • Office Assistant con Inglés B2

    hace 9 horas

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Preparar información para reuniones internas así como dejar a punto las salas - Acompañar a salas a las visitas - Gestión de la correspondencia - Archivo, mantener la base de datos actualizada - Entre otras tareas administrativas propias del puesto de trabajo ¿Tienes experiência como recepcionista/office assistant?|¿Hablas inglés B2/C1?¿Tienes...

  • Office Assistant con Inglés Medio

    hace 4 días

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Filtraje de llamadas y derivación de las mismas al equipo pertinente - Compra de material de oficina - Redacción de documentos internos específicos - Creación de Excel (si que se requiere dominio de formulaciones minimo) - Realización de alguna presentación Power Point - Entre otras tareas administrativas de apoyo a la responsable de administración o...

  • Assistant/office Manager con Inglés B2

    hace 1 semana

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Organización de viajes (vuelos, restaurantes, etc.) para los integrantes de la empresa - Preparación de salas para reuniones y eventos internos así como redacción de actas - Dar soporte en el día a día a la secretaria/executive assistant del CEO en tareas administrativas ¿Tienes experiência como Office Manager/Assistant?|¿Dominas ingles a nível...

  • Office Assistant

    hace 2 días

    Barcelona, España AVANSEL SELECCIÓN A tiempo completo

    **Descripción**: Estamos buscando un o una Office Assistant - Administrativo con inglés para una empresa alemana fabricante industrial con delegación en Gavá, Barcelona. **¿QUÉ SE OFRECE?** - Contrato indefinido - Horario de L a J de 8 a 14 h y de 15 a 18h, V de 8.30 a 14.30 h - **3 días de teletrabajo**: - Salario entre **28.000 - 30.000 euros...

  • Office Assistant con Certificado de Discapacidad

    hace 4 días

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Gestión de la agenda del director y reporte. - Planificación, organización y soporte en la coordinación de reuniones y eventos. - Organización de viajes nacionales e internacionales. - Preparación de documentación, archivo y realización de informes. - Traducción de documentos. - Involucrarse en la actividad de los diferentes departamentos. -...

  • Office Manager

    hace 1 semana

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Compra de material de oficina (control de stock) Velar porque la oficina funcione bien (servicios mantener la interlocución con los proveedores) Redacción de documentos Interlocución con la asesoría con la que externalizan los contratos de trabajo y nominas para el traslado de información (vacaciones de empleados, bajas, etc.) Entre otras tareas...

  • Office Assistant

    hace 3 días

    Barcelona, España EIMS A tiempo completo

    Our **Office Assistant **role reports directly to the Business Unit Director and is expected to provide administrative and labour law related support to ensure efficient operation of the office and employee contracts. From scheduling client meetings, to communicating between departments, you will be responsible for completing multi-level tasks in a...

  • Office Assistant

    Encontrado en: beBee S ES - hace 4 semanas

    Barcelona, España Platanomelón A tiempo parcial

    Platanomelón es una marca digital, líder en el sector de juguetes eróticos, con un fuerte compromiso por la educación sexual, con el fin de eliminar tabúes y hacer que el sexo se perciba como lo que es, algo natural y divertido, que contribuye a la felicidad y bienestar de una persona. En Platanomelón buscamos a alguien que comparta esta visión para...

  • Assistant/Office Manager con Inglés B2

    Encontrado en: beBee jobs ES - hace 1 semana

    Barcelona, Barcelona, España Page Personnel A tiempo completo

    ¿Dónde vas a trabajar? Importante empresa sector FMCG con sede en Baix Llobregat ¿Qué harás en tu nuevo puesto?Filtraje de llamadas, emails, visitas del CEO y de los directores- Organización de viajes (vuelos, restaurantes, etc.) para los integrantes de la empresa- Preparación de salas para reuniones y eventos internos así como redacción de actas-...

  • Office Manager/Executive Assistant to CEO- E.HEALTHCARE en Bcn

    Encontrado en: Talent ES C2 - hace 2 semanas

    Barcelona, España Page Personnel A tiempo completo

    ¿Tienes experiencia como Office Manager?¿Hablas inglés nivel C1?|¿Has trabajado dando soporte a un CEO/Director como Personal Assistant?Importante empresa sector Healthcare con sede en BarcelonaPersonal Assistant/Executive Assistant:- Llevar la agenda del ceo de la empresa- Filtraje de llamadas, emails- Preparación y organización de viajes para el ceo...

  • Assistant/Office Manager con Inglés B2

    Encontrado en: Talent ES C2 - hace 1 semana

    Barcelona, España Page Personnel A tiempo completo

    ¿Tienes experiencia como Office Manager/Assistant?|¿Dominas ingles a nivel B2?¿Resides en Baix Llobregat y dispones de coche?Importante empresa sector FMCG con sede en Baix Llobregat- Filtraje de llamadas, emails, visitas del CEO y de los directores- Organización de viajes (vuelos, restaurantes, etc.) para los integrantes de la empresa- Preparación de...

  • Office Assistant con Inglés B2

    Encontrado en: Talent ES C2 - hace 2 semanas

    Barcelona, España Page Personnel A tiempo completo

    ¿Tienes experiencia como recepcionista/office assistant?|¿Hablas inglés B2/C1?¿Tienes disponibilidad para trabajar de tardes 13-20:30h?Importante empresa sector FMCG con sede en BarcelonaAtención al cliente presencial, por email y por teléfono Preparar información para reuniones internas así como dejar a punto las salasAcompañar a salas a las...

  • Assistant con Inglés

    hace 9 horas

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    El/la **Assistant con Inglés** se encargará de: - Dar apoyo administrativo y de gestión al Área Manager. - Archivo documental. - Contacto con clientes internacionales. - Organizar documentación para proyectos. - Tareas administrativas. Empresa del sector farmacéutico.|Posición estable. El/la **Assistant con Inglés** requiere de: - Mucha...

  • Shop Assistant

    Encontrado en: Talent ES C2 - hace 6 días

    Barcelona, España Engel & Völkers A tiempo completo

    Shop Assistant Barcelona · Publicada el 23 de abril de 2024 Descripción En la actualidad, seleccionamos, para nuestras oficinas de Barcelona ubicadas en Diagonal Mar, un/a Shop Assistant. ¿Cuáles son las funciones de un/a Shop Assistant? Gestión de tareas administrativas de back office y front office Encargarse de la gestión de...

  • Office Assistant JUNIOR despacho con Ingles y catalan-Bcn

    Encontrado en: beBee S ES - hace 3 semanas

    Barcelona, España Sin especificar A tiempo completo

    Dónde vas a trabajar? Importante despacho en Barcelona ¿Qué harás en tu nuevo puesto? Atención al cliente por teléfono, email y presencial Acompanyamiento a salas Reserva de citas así como gestión de las agendas Compra de material de oficina Gestión de la correspondencia Gestión de las plazas de parking de la empresa Entre otras tareas...

  • Office Assistant JUNIOR despacho con Ingles y catalan-Bcn

    Encontrado en: beBee S ES - hace 3 semanas

    Barcelona, España Sin especificar A tiempo completo

    Dónde vas a trabajar? Importante despacho en Barcelona ¿Qué harás en tu nuevo puesto? Atención al cliente por teléfono, email y presencial Acompanyamiento a salas Reserva de citas así como gestión de las agendas Compra de material de oficina Gestión de la correspondencia Gestión de las plazas de parking de la empresa Entre otras tareas...

  • Secretaria/assistant to Director with English

    hace 3 días

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Organización de viajes del director así como de su equipo (vuelos, trenes, hoteles, restaurantes, etc.). Interlocución con la agencia que lo gestiona y seguimiento para que salga todo bien. - Aplicar las extinciones de IRPF en función del articulo 7p (rentas optenidas en el extranjero) - Liquidaciones de gastos (del director, subdirectora y del...

  • Executive Assistant

    hace 4 días

    Barcelona, España Adecco A tiempo completo

    ¿Tienes experiência como Executive Assistant y buscas un puesto donde desarrollarte profesionalmente? Esta vacante es para ti. - Podrás formar parte de una empresa multinacional del sector IT en constante expansión, cuyos headquarters están situados en Sant Cugat del Vallès, en una zona muy bien comunicada con transporte público. - Tu rol inicial...

  • Office Assistant con Inglés medio

    Encontrado en: beBee jobs ES - hace 3 semanas

    Barcelona, Barcelona, España Page Personnel A tiempo completo

    ¿Dónde vas a trabajar? Importante empresa con sede en Barcelona ciudad ¿Qué harás en tu nuevo puesto? Atención al cliente por teléfono y por emailFiltraje de llamadas y derivación de las mismas al equipo pertinenteCompra de material de oficinaContacto con la gestoría laboral para enviar la información que necesitan para realizar las nominas,...

  • Assistant/Office Manager con Inglés B2

    Encontrado en: beBee S ES - hace 1 semana

    Barcelona, España Page Personnel A tiempo completo

    ¿Dónde vas a trabajar? Importante empresa sector FMCG con sede en Baix Llobregat ¿Qué harás en tu nuevo puesto? - Filtraje de llamadas, emails, visitas del CEO y de los directores- Organización de viajes (vuelos, restaurantes, etc.) para los integrantes de la empresa- Preparación de salas para reuniones y eventos internos así como redacción de...