Business Operations Assistant

GEMAVIP es un laboratorio de origen italiano especializado en el desarrollo y distribución de soluciones sanitarias orientadas al cuidado de piel y mucosas, con especial foco en salud bucodental y aplicaciones clínicas asociadas.

Aumente sus posibilidades de llegar a la fase de entrevista leyendo la descripción completa del puesto y enviando su solicitud sin demora.

Trabajamos con productos basados en aceite de oliva virgen extra ozonizado y otros principios activos destinados a apoyar el manejo de procesos inflamatorios, infecciosos y de cicatrización tanto en clínica como en el domicilio del paciente. Nuestra actividad se centra principalmente en el canal sanitario: clínicas, profesionales de la salud, distribuidores especializados y farmacia.

La empresa se encuentra actualmente en fase de crecimiento en España. Estamos construyendo la estructura operativa, la red comercial y los procesos internos necesarios para poder escalar el proyecto de forma ordenada. Esto implica trabajar muy cerca de profesionales sanitarios, partners y distribuidores, preparar materiales y formaciones, y cuidar que la operativa diaria funcione correctamente.

Nuestra forma de trabajar

Somos un equipo pequeño y muy operativo, con trato directo entre todas las áreas. No existen departamentos estancos: las personas participan en distintos procesos y entienden cómo funciona el negocio en su conjunto. La organización es flexible, pero requiere responsabilidad, orden y capacidad para resolver situaciones del día a día.

El objetivo es consolidar en España una estructura estable que permita:

• Dar soporte real a los profesionales sanitarios que trabajan con nuestros productos
• Desarrollar nuevas líneas de producto en salud bucal, piel y mucosas
• Crear una red de distribución sólida en el canal sanitario y farmacia
• Establecer procesos internos eficientes que permitan crecer sin perder control operativo

Buscamos a alguien que quiera aprender cómo funciona una empresa desde dentro y asumir responsabilidades de manera progresiva dentro de un proyecto en desarrollo.

Puesto: Coordinador/a de Operaciones Junior (Business Operations Assistant)

Sobre el puesto

La persona se incorporará para apoyar la gestión diaria de la empresa en su operativa interna. El rol está orientado a coordinar procesos, hacer seguimiento de tareas y dar soporte a las áreas comercial, logística y administrativa.

No es un puesto contable ni de ventas externas. Se trata principalmente de organización, seguimiento y coordinación del día a día.

El objetivo es que la operativa diaria no dependa constantemente de dirección y que la empresa pueda funcionar con mayor fluidez.

Funciones principales

Operaciones y coordinación interna

• Seguimiento de pedidos y documentación asociada
• Preparación de envíos y coordinación con operadores logísticos
• Gestión de incidencias con transporte, clientes y proveedores
• Control básico de stock y reposiciones
• Organización de envíos de muestras y materiales

Soporte comercial interno

• Revisión de pedidos junto al equipo comercial
• Verificación de datos para cálculo de comisiones (con dirección comercial)
• Seguimiento de clientes activos y apoyo administrativo al equipo de ventas
• Preparación de listados, informes y bases de datos

Administración operativa (no contabilidad)

• Revisión de albaranes y facturas
• Control de cobros pendientes
• Archivo y organización documental

Coordinación externa

• Comunicación con proveedores, distribuidores y operadores logísticos
• Apoyo en la preparación de ferias, eventos y presentaciones
• Preparación de documentación y materiales comerciales

Uso de herramientas digitales e IA

• Uso habitual de herramientas de IA generativa (ChatGPT u otras equivalentes) para redacción, organización de información y apoyo operativo
• Elaboración de documentos, resúmenes y listados
• Apoyo en la organización del conocimiento interno
• Mejora progresiva de procesos mediante automatizaciones sencillas
• 2–4 años de experiencia en operaciones, back office, administración operativa, ecommerce, logística o soporte comercial interno
• Formación: ADE, Economía, Comercio Internacional, Logística, Gestión Empresarial o similar
• Manejo fluido de Excel / Google Sheets
• Experiencia con CRM o ERP
• Capacidad organizativa y atención al detalle
• Comunicación habitual con clientes y proveedores
• Autonomía en la resolución de incidencias
• Familiaridad real con herramientas de IA

Se valorará

• Experiencia en pymes, startups o empresas en crecimiento
• Experiencia en distribución, laboratorio, sanitario o ecommerce
• Inglés profesional (lectura y escritura)<