Office Assistant

hace 2 meses

Barcelona, España Jr Spain A tiempo completo

col-wideJob Description:

**Tasks & Responsabilities**:

- Liaise with Management, Finance, HR, IT Departments for the daily activities of the office
- Maintain and keep a trusting communication with the external stakeholders of the office (services, providers, equipment ordering, etc.)
- Organization of business trips for company's staff (transport booking, accommodation logistics, daily agenda for visitors, needed documents etc.)
- Ensure employee's handover (meal cards, equipment handover, etc.)
- Assure the office is properly maintained, well-functioning and monitor office supplies, including but not limited (to name a few): paper, pens, printer ink, onboarding gifts, anniversary gifts, weekly groceries, etc
- Perform receptionist duties when needed, e.g., Photocopying, scanning, and filing appropriate documents; answering the office phone as needed, etc.
- Schedule and plan meeting and appointments. Note-taking during the meetings as needed
- Assist with ad-hoc tasks
- Coordinating with external printers to procure flyers, business cards, and material for conferences that Barcelona editorial staff will attend
- Working with the internal marketing, design, and journals team to check the contents of flyers and conference materials
- Ensuring good stock of conference materials in the office and conference attendees have all the appropriate items
- Coordinating with Journal Marketing Assistants to ensure that correct and complete information is provided to conference attendees

**Requirements**:

- Bachelor's degree in Economics, Business Administration, or any related field
- English fluency
- Desirable previous experience in a similar role
- Excellent organization and time management skills
- Demonstrable communications skills
- Experience with Word, Excel and Google Sheets
- Ability to multitask and with self-sufficiency
- Ability to take initiative

**What we offer**:

- The opportunity to develop a professional career within an international company leader in its field
- International friendly working atmosphere
- Competitive salary and benefits
- Central location in Barcelona
- Locations- Barcelona**Current Job Openings**:

- Assistant Editor- Barcelona- More jobs

**Diversity & Inclusion**:
**About MDPI Spain**:
A pioneer in scholarly open access publishing, MDPI has supported academic communities** since 1996**. Our mission is to foster open scientific exchange in all forms, across all disciplines. We operate more than **200 diverse, peer-reviewed**, open access journals supported by over **35,500 academic editors**. We serve scholars from around the world to ensure the latest research is openly and broadly available.

**MDPI is headquartered in Basel, Switzerland with additional offices in Europe and Asia**. We are committed to ensuring that high quality research is made available as quickly as possible. We also support sustainability projects, with sustainability as a key theme in many journals and through the MDPI Sustainability Foundation.
- Barcelona

**Office Assistant**:

  • Office Assistant

    hace 3 meses

    Barcelona, España INTERHOME A tiempo completo

    Interhome, empresa Suiza con más de 50 años de experiência en alquileres turísticos y presencia local en más de 30 oficinas repartidas por todo el territorio nacional, busca incorporar un/a Office assistant. Asignado/a a la oficina de Barcelona, buscamos una persona dinámica y proactiva, que quiera crecer profesionalmente en una empresa líder en su...

  • Office Assistant

    hace 3 semanas

    Barcelona, España Adecco (Spain) A tiempo completo

    Tienes experiencia como assistant?¿Tienes disponibilidad inmediata?No lo pienses más y sigue leyendo Desde Adecco nos encontramos en búsqueda de un/a Office Assistant para incorporar de forma INMEDIATA a importante empresa multinacional en su oficina ubicada en Madrid.Que buscamos: -Experiencia previa como assistant o office manager.-Disponibilidad...

  • Office Assistant

    hace 4 meses

    Barcelona, España Grupo Paradell Consultores, S.L. A tiempo completo

    Office AssistantResponsable de donar suport i recolzament a l'equip. Entre les seves funcions hi ha el control i l'execució de les activitats administratives de l'oficina, l'atenció presencial i telefònica, recepció de trucades nacionals i internacionals, gestió d'agenda i calendari, planificació i reserva de viatges, gestió de despeses, maquetació...

  • Office Assistant

    hace 5 meses

    Barcelona, España M5 IDEES A tiempo completo

    Empresa especializada en mercados agroalimentarios necesita incorporar un Office Assistant para ofrecer apoyo al conjunto de la empresa y ser el enlace con la gestoría para llevar las cuentas de la empresa y la facturación. Tareas - Preparar para la gestoría, el seguimiento de la facturación, pagos y cobros del trimestre. Seguimiento de las comisiones...

  • Office Assistant con Inglés B2

    hace 5 meses

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Preparar información para reuniones internas así como dejar a punto las salas - Acompañar a salas a las visitas - Gestión de la correspondencia - Archivo, mantener la base de datos actualizada - Entre otras tareas administrativas propias del puesto de trabajo ¿Tienes experiência como recepcionista/office assistant?|¿Hablas inglés B2/C1?¿Tienes...

  • Office Manager

    hace 2 semanas

    Barcelona, España Maersk A tiempo completo

    .Job Title: Executive Assistant/Office ManagerLocation: AlgecirasMaersk is looking for an experienced Office Manager/Executive Assistant to support a team based at our Nexus offices in Algeciras, Spain.Maersk is a global authority in integrated logistics and has been an industry pioneer for over a century. Through innovation and transformation, we are...

  • Office Assistant con Inglés Medio

    hace 5 meses

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Filtraje de llamadas y derivación de las mismas al equipo pertinente - Compra de material de oficina - Redacción de documentos internos específicos - Creación de Excel (si que se requiere dominio de formulaciones minimo) - Realización de alguna presentación Power Point - Entre otras tareas administrativas de apoyo a la responsable de administración o...

  • Office Manager

    hace 4 semanas

    Barcelona, España Maersk A tiempo completo

    .Job Title - Executive Assistant/Office ManagerLocation - AlgecirasMaersk are looking for an experienced Office Manager/Executive Assistant to support a team of people based at our Nexus offices in Algeciras, Spain.Maersk is a global authority in integrated logistics and has been industry pioneers for over a century. Through innovation and transformation, we...

  • Office Manager

    hace 4 semanas

    Barcelona, España Maersk A tiempo completo

    .Job Title - Executive Assistant/Office Manager Location - Algeciras Maersk are looking for an experienced Office Manager/Executive Assistant to support a team of people based at our Nexus offices in Algeciras, Spain. Maersk is a global authority in integrated logistics and has been industry pioneers for over a century. Through innovation and transformation,...

  • Office Manager

    hace 4 semanas

    Barcelona, España Damco Spain Sl A tiempo completo

    .Job Title - Executive Assistant/Office Manager Location - Algeciras Maersk are looking for an experienced Office Manager/Executive Assistant to support a team of people based at our Nexus offices in Algeciras, Spain. Maersk is a global authority in integrated logistics and have been industry pioneers for over a century. Through innovation and transformation...

  • Office Manager

    hace 2 semanas

    Barcelona, España Maersk A tiempo completo

    .Job Title: Executive Assistant/Office Manager Location: Algeciras Maersk is looking for an experienced Office Manager/Executive Assistant to support a team based at our Nexus offices in Algeciras, Spain. Maersk is a global authority in integrated logistics and has been an industry pioneer for over a century. Through innovation and transformation, we are...

  • Office Manager/executive Assistant to CEO

    hace 5 meses

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Personal Assistant/Executive Assistant: - Llevar la agenda del ceo de la empresa - Preparación y organización de viajes para el ceo y otros cargos de la empresa - Acudir a reuniones así como preparar las salas (audio, material, catering, etc) y realizar un acta - Preparar presentaciones para el CEO u otros cargos - Pasar los gastos del CEO en el...

  • Office Assistant

    hace 5 meses

    Barcelona, España AVANSEL SELECCIÓN A tiempo completo

    **Descripción**: Estamos buscando un o una Office Assistant - Administrativo con inglés para una empresa alemana fabricante industrial con delegación en Gavá, Barcelona. **¿QUÉ SE OFRECE?** - Contrato indefinido - Horario de L a J de 8 a 14 h y de 15 a 18h, V de 8.30 a 14.30 h - **3 días de teletrabajo**: - Salario entre **28.000 - 30.000 euros...

  • Office Manager

    hace 5 meses

    Barcelona, España Haier Europe A tiempo completo

    Job Posting Title Office Manager & Executive Assistant The challenge Office Manager and Country Manager assistant Buscamos un Office Manager & Executive Assistant para nuestras oficinas centrales de Barcelona, cercanas a la Fira de Hospitalet, para responsabilizarse de la organización y coordinación eficiente de la oficina, así como asistir al Country...

  • Assistant/office Manager con Inglés B2

    hace 5 meses

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Organización de viajes (vuelos, restaurantes, etc.) para los integrantes de la empresa - Preparación de salas para reuniones y eventos internos así como redacción de actas - Dar soporte en el día a día a la secretaria/executive assistant del CEO en tareas administrativas ¿Tienes experiência como Office Manager/Assistant?|¿Dominas ingles a nível...

  • Personal Assistant/office Manager con Inglés

    hace 5 meses

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Compra de material de oficina - Contacto con los proveedores (impresora, agua, etc.) - Controlar el fichaje de los empleados - Interlocución con la gestoría que elabora las nominas (pasarle los bonus, vacaciones de los empleados, etc.) - Preparar eventos para la empresa - Redacción de informes así como asistencia a reuniones - Dar soporte al director de...

  • Bilingual Office Assistant

    hace 6 meses

    Barcelona, España Victoria Selection & Search A tiempo completo

    **Investment Firm, Barcelona**: Our client, an Investment firm, is looking for a proactive, Bilingual Office Assistant to support in their busy Barcelona office. Responsibilities (among others) include: - Acting as the first point of contact for the firm - Managing the switchboard and directing calls appropriately - Greeting clients and visitors and...

  • Office Assistant/Office Manager con Catalan

    hace 1 semana

    Barcelona, España Page Personnel A tiempo completo

    ¿Tienes experiencia como Ofice Assistant/Office Manager/Recepción?|¿Hablas castellano y catalan ambos nativos?Importante empresa en Sant Cugat- Atención al cliente presencial, por email y por teléfono- Gestión de centralita y derivación de llamadas- Compra de material de oficina- Organización de viajes para trabajadores - Soporte al equipo de...

  • Office Assistant con Certificado de Discapacidad

    hace 5 meses

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Gestión de la agenda del director y reporte. - Planificación, organización y soporte en la coordinación de reuniones y eventos. - Organización de viajes nacionales e internacionales. - Preparación de documentación, archivo y realización de informes. - Traducción de documentos. - Involucrarse en la actividad de los diferentes departamentos. -...

  • Office Manager

    hace 4 semanas

    Barcelona, España Maersk A tiempo completo

    Job Title - Executive Assistant/Office Manager Location - Algeciras Maersk are looking for an experienced Office Manager/Executive Assistant to support a team of people based at our Nexus offices in Algeciras, Spain. Maersk is a global authority in integrated logistics and has been industry pioneers for over a century. Through innovation and...