Office Assistant
hace 2 semanas
col-wideJob Description:
**Tasks & Responsabilities**:
- Liaise with Management, Finance, HR, IT Departments for the daily activities of the office
- Maintain and keep a trusting communication with the external stakeholders of the office (services, providers, equipment ordering, etc.)
- Organization of business trips for company's staff (transport booking, accommodation logistics, daily agenda for visitors, needed documents etc.)
- Ensure employee's handover (meal cards, equipment handover, etc.)
- Assure the office is properly maintained, well-functioning and monitor office supplies, including but not limited (to name a few): paper, pens, printer ink, onboarding gifts, anniversary gifts, weekly groceries, etc
- Perform receptionist duties when needed, e.g., Photocopying, scanning, and filing appropriate documents; answering the office phone as needed, etc.
- Schedule and plan meeting and appointments. Note-taking during the meetings as needed
- Assist with ad-hoc tasks
- Coordinating with external printers to procure flyers, business cards, and material for conferences that Barcelona editorial staff will attend
- Working with the internal marketing, design, and journals team to check the contents of flyers and conference materials
- Ensuring good stock of conference materials in the office and conference attendees have all the appropriate items
- Coordinating with Journal Marketing Assistants to ensure that correct and complete information is provided to conference attendees
**Requirements**:
- Bachelor's degree in Economics, Business Administration, or any related field
- English fluency
- Desirable previous experience in a similar role
- Excellent organization and time management skills
- Demonstrable communications skills
- Experience with Word, Excel and Google Sheets
- Ability to multitask and with self-sufficiency
- Ability to take initiative
**What we offer**:
- The opportunity to develop a professional career within an international company leader in its field
- International friendly working atmosphere
- Competitive salary and benefits
- Central location in Barcelona
- Locations- Barcelona**Current Job Openings**:
- Assistant Editor- Barcelona- More jobs
**Diversity & Inclusion**:
**About MDPI Spain**:
A pioneer in scholarly open access publishing, MDPI has supported academic communities** since 1996**. Our mission is to foster open scientific exchange in all forms, across all disciplines. We operate more than **200 diverse, peer-reviewed**, open access journals supported by over **35,500 academic editors**. We serve scholars from around the world to ensure the latest research is openly and broadly available.
**MDPI is headquartered in Basel, Switzerland with additional offices in Europe and Asia**. We are committed to ensuring that high quality research is made available as quickly as possible. We also support sustainability projects, with sustainability as a key theme in many journals and through the MDPI Sustainability Foundation.
- Barcelona
**Office Assistant**:
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Office Assistant
hace 2 meses
Barcelona, España INTERHOME A tiempo completoInterhome, empresa Suiza con más de 50 años de experiência en alquileres turísticos y presencia local en más de 30 oficinas repartidas por todo el territorio nacional, busca incorporar un/a Office assistant. Asignado/a a la oficina de Barcelona, buscamos una persona dinámica y proactiva, que quiera crecer profesionalmente en una empresa líder en su...
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Office Assistant
hace 3 meses
Barcelona, España Grupo Paradell Consultores, S.L. A tiempo completoOffice AssistantResponsable de donar suport i recolzament a l'equip. Entre les seves funcions hi ha el control i l'execució de les activitats administratives de l'oficina, l'atenció presencial i telefònica, recepció de trucades nacionals i internacionals, gestió d'agenda i calendari, planificació i reserva de viatges, gestió de despeses, maquetació...
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Office Assistant
hace 3 días
Barcelona, Barcelona, España Jones Lang Lasalle Incorporated A tiempo completoJob Title: Office AssistantWe are seeking a highly skilled and experienced Office Assistant to join our team at Jones Lang Lasalle Incorporated. As an Office Assistant, you will be responsible for delivering exceptional client experiences every day through operations and proactive communication onsite.Key Responsibilities:Serve as the initial point of...
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Office Assistant
hace 3 días
Barcelona, Barcelona, España Jones Lang Lasalle Incorporated A tiempo completoJob Title: Office AssistantWe are seeking a highly skilled and experienced Office Assistant to join our team at Jones Lang Lasalle Incorporated. As an Office Assistant, you will be responsible for delivering exceptional client experiences every day through operations and proactive communication onsite.Key Responsibilities:Serve as the initial point of...
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Office Assistant
hace 2 meses
Barcelona, España Expert Executive Recruiters A tiempo completoOffice Assistant is needed! Join our Client's Innovative Team in Revolutionizing the Electric Vehicle Industry!Our Client is a forward-thinking company developing cutting-edge, high-performance e-powertrain systems that are transforming the electric vehicle market. They are on the lookout for an enthusiastic and proactive Office Assistant to join their...
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Office Assistant
hace 4 meses
Barcelona, España EIT Urban Mobility A tiempo completo**Who are we?** EIT Urban Mobility is an initiative of the European Institute of Innovation and Technology (EIT), a body of the European Union and Europe’s largest network for transport innovation in cities. Our mission is to accelerate change towards a sustainable model of urban mobility and liveable urban spaces. We connect public and private actors...
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Office Assistant
hace 4 meses
Barcelona, España M5 IDEES A tiempo completoEmpresa especializada en mercados agroalimentarios necesita incorporar un Office Assistant para ofrecer apoyo al conjunto de la empresa y ser el enlace con la gestoría para llevar las cuentas de la empresa y la facturación. Tareas - Preparar para la gestoría, el seguimiento de la facturación, pagos y cobros del trimestre. Seguimiento de las comisiones...
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Office Assistant con Inglés B2
hace 4 meses
Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoPreparar información para reuniones internas así como dejar a punto las salas - Acompañar a salas a las visitas - Gestión de la correspondencia - Archivo, mantener la base de datos actualizada - Entre otras tareas administrativas propias del puesto de trabajo ¿Tienes experiência como recepcionista/office assistant?|¿Hablas inglés B2/C1?¿Tienes...
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Office Assistant con Inglés Medio
hace 4 meses
Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoFiltraje de llamadas y derivación de las mismas al equipo pertinente - Compra de material de oficina - Redacción de documentos internos específicos - Creación de Excel (si que se requiere dominio de formulaciones minimo) - Realización de alguna presentación Power Point - Entre otras tareas administrativas de apoyo a la responsable de administración o...
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Office Manager/executive Assistant to CEO
hace 4 meses
Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoPersonal Assistant/Executive Assistant: - Llevar la agenda del ceo de la empresa - Preparación y organización de viajes para el ceo y otros cargos de la empresa - Acudir a reuniones así como preparar las salas (audio, material, catering, etc) y realizar un acta - Preparar presentaciones para el CEO u otros cargos - Pasar los gastos del CEO en el...
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Office Assistant
hace 4 meses
Barcelona, España AVANSEL SELECCIÓN A tiempo completo**Descripción**: Estamos buscando un o una Office Assistant - Administrativo con inglés para una empresa alemana fabricante industrial con delegación en Gavá, Barcelona. **¿QUÉ SE OFRECE?** - Contrato indefinido - Horario de L a J de 8 a 14 h y de 15 a 18h, V de 8.30 a 14.30 h - **3 días de teletrabajo**: - Salario entre **28.000 - 30.000 euros...
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Assistant/office Manager con Inglés B2
hace 4 meses
Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoOrganización de viajes (vuelos, restaurantes, etc.) para los integrantes de la empresa - Preparación de salas para reuniones y eventos internos así como redacción de actas - Dar soporte en el día a día a la secretaria/executive assistant del CEO en tareas administrativas ¿Tienes experiência como Office Manager/Assistant?|¿Dominas ingles a nível...
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Office Manager
hace 4 meses
Barcelona, España Haier Europe A tiempo completoJob Posting Title Office Manager & Executive Assistant The challenge Office Manager and Country Manager assistant Buscamos un Office Manager & Executive Assistant para nuestras oficinas centrales de Barcelona, cercanas a la Fira de Hospitalet, para responsabilizarse de la organización y coordinación eficiente de la oficina, así como asistir al Country...
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Personal Assistant/office Manager con Inglés
hace 4 meses
Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoCompra de material de oficina - Contacto con los proveedores (impresora, agua, etc.) - Controlar el fichaje de los empleados - Interlocución con la gestoría que elabora las nominas (pasarle los bonus, vacaciones de los empleados, etc.) - Preparar eventos para la empresa - Redacción de informes así como asistencia a reuniones - Dar soporte al director de...
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Office Assistant Junior con Inglés Medio/alto
hace 4 meses
Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoGestión de la agenda del director - Compra del material de oficina así como contacto con diferentes proveedores para las oportunas gestiones - Organización de viajes (reserva de vuelos, hotel, restaurantes, etc.) - Organización de facturas así como de otros documentos - Traducción de documentos de la central al Español (Inglés -> Español) para su...
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Bilingual Office Assistant
hace 4 meses
Barcelona, España Victoria Selection & Search A tiempo completo**Investment Firm, Barcelona**: Our client, an Investment firm, is looking for a proactive, Bilingual Office Assistant to support in their busy Barcelona office. Responsibilities (among others) include: - Acting as the first point of contact for the firm - Managing the switchboard and directing calls appropriately - Greeting clients and visitors and...
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Front Office Assistant Manager
hace 4 meses
Barcelona, España Radisson Blu 1882 Barcelona, Sagrada Familia- Rooms A tiempo completoRadisson Hotel Group is one of the world's largest hotel groups with nine distinctive hotel brands, and more than 1,600 hotels in operation and under development in 120 countries. The Group’s overarching brand promise is Every Moment Matters with a signature Yes I Can! service ethos. People are at the core of our business success and future. Our people...
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Front Office Assistant Manager
hace 4 meses
Barcelona, España Radisson Blu 1882 Barcelona, Sagrada Familia- Rooms A tiempo completoRadisson Hotel Group is one of the world's largest hotel groups with nine distinctive hotel brands, and more than 1,600 hotels in operation and under development in 120 countries. The Group’s overarching brand promise is Every Moment Matters with a signature Yes I Can! service ethos. People are at the core of our business success and future. Our people...
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Office Assistant con Certificado de Discapacidad
hace 4 meses
Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completoGestión de la agenda del director y reporte. - Planificación, organización y soporte en la coordinación de reuniones y eventos. - Organización de viajes nacionales e internacionales. - Preparación de documentación, archivo y realización de informes. - Traducción de documentos. - Involucrarse en la actividad de los diferentes departamentos. -...
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Recepcionista/Office Assistant con Inglés B2
hace 2 semanas
Barcelona, Barcelona, España Page Personnel A tiempo completoDescripción del PuestoEstamos buscando un Recepcionista/Office Assistant con experiencia en atención al cliente y dominio del idioma inglés a nivel B2. El candidato ideal tendrá al menos 1 año de experiencia en un puesto similar y será capaz de trabajar en un ambiente multicultural y positivo.ResponsabilidadesAtención al cliente por teléfono, por...