Bilingual Office Manager
hace 4 semanas
Our client, a Madrid based boutique investment firm, is currently looking for an Office Manager & Team Assistant to support their tight-knit but busy based team.
Responsibilities (not limited to) include:
Office, Facilities & Finance
Administration of the workplace, overseeing the smooth running of the office, acting as the first and key point of contactLiaise with providers/suppliers, establish relationships and follow up (landlord, security, health and safety, catering, insurance, cleaning)Maintaining the condition of the office and arranging any maintenance as requiredLiaise with IT support team for equipment, software & hardware implementation, repair and arranging new starter kitsPreparing necessary monthly, quarterly and annual documentation to send over to outsourced accounting providerManagement of local bank accounts, responsible for payments to service providersImplementing Health and Safety policy in the office and organising risk assessmentsEstablish and implement digital and physical archiving systemsExecutive Assistance & Team Support Light agenda management for partners and investment professionalsScheduling international travel arrangements (flights, car transfers, visas, passports, apartments, hotels) for investment teamAssisting with preparation and documentation such as PowerPoint presentations, pitches, NDAs and necessary reportsEvent organisation, attend events and functions as requestedExpense reports and reconciliation of credit cardsAct as the "go to" person for administrative needs in the Madrid office It is essential that the chosen candidate is completely bilingual in English and Spanish. Candidates must have previous experience working as an Office Manager or Executive Assistant (ideally in banking, investment or consulting). A solid grasp of standard Tech and applications (Office, Mac, Google Workspace, Zoom, Slack, CRM software, etc.) is required. The ideal candidate will be well organised, keen and responsible. They will be able to work independently (with limited guidance) and will take the initiative to ensure all administrative needs are met. They will be proud to work for a small but successful team. This role is mainly office based. Flexibility open to discussion once the trial period is complete. Location – Madrid, Almagro Salary – Dependent on experience + Discretionary performance bonus Timetable – 9.00h – 18.00h, Fridays 9.00h – 15.00h Incorporation – Q2 2024 Contract: Permanent, subject to trial period If you are interested in this role, send a copy of your English CV to quoting Reference 707.-
Office Manager
hace 2 meses
Madrid, Madrid, España Onsite HR Executive Search A tiempo completoExecutive Assistant & Office Manager (C1- C2 english level)For a leading Real Estate company and investment fund, we are seeking an Executive Assistant and office manager to work closely with the 2 partners.Responsibilities:Managing schedules, organizing meetings, and more.Office Manager tasks: greeting visitors, handling purchases, office administration,...
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Bilingual Office Manager
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Walters People A tiempo completoExcelente oportunidad laboral como Office Manager & Executive Assistant para una reconocida firma de inversión internacional.Sobre la posición:Como Office Manager/Executive Assistant del Fondo de Inversión, tu misión principal será dar soporte asistencial polivalente a Managing Director y equipo asociado, combinando estas funciones con la gestión...
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Bilingual Office Manager/personal Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Victoria Selection & Search A tiempo completoInternational Legal Practice, Madrid:Our client, a reputable international law firm is looking for a Bilingual Office Manager/Personal Assistant to assist with the firm's set up in Spain (Madrid) and subsequently provide organisational, administrative, and legal secretarial support to the Partner and Associates.Responsibilities (not limited to)...
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Bilingual Office Manager/executive Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Victoria Selection & Search A tiempo completoInternational Private Equity firm, Madrid:Our client, a well-regarded international Private Equity firm, is currently looking for an Office Manager & Executive Assistant to support their well-established team in Madrid.Responsibilities will be split between Office Management and Executive Assistance and will include:Office Manager Acting as link between...
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Office Manager- C1- C2 English
hace 3 días
Madrid, Madrid, España Onsite HR Executive Search A tiempo completoWe're HiringFor a prestigious financial company with offices in Madrid, we are seeking an Office Manager and Executive Assistant for a full-time position.Responsibilities:Office Management: Oversee daily office operations, ensure smooth functioning, and maintain office supplies.Executive Support: Assist executives with scheduling, correspondence, and travel...
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Office Manager
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada dará soporte a toda la oficina de Madrid y estas serán sus responsabilidades:Atención y filtro de llamadas Organización y acondicionamiento de salas de reuniones Atención de visitas Gestión del correo y la mensajería Organización de viajes de todo el equipo Gestión y resolución de incidencias de IT Relación con proveedores...
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Bilingual Executive Assistant and Office Coordinator
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Victoria Selection & Search A tiempo completoTech firm, Madrid:Our client, a fast-growing sports tech firm, is currently looking for a forward-thinking Bilingual Executive Assistant and Office Coordinator to join their Madrid based team.Responsibilities will be wide reaching, however will broadly involve:Office Coordination (50% of workload) Legal: Constant liaison with lawyers and acting as the key...
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Office Manager
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada asumiría las siguientes funciones:Atención de visitas Gestión y mantenimiento de salas Atención y filtro de llamadas Coordinación y atención de proveedores Responsable del estado general de la oficina y gestión de la misma (mobiliario, caja chica, pedidos- oficina, tanto de cocina como de material, alarmas, preparación,...
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Office Manager
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoAtención de llamadas y atención de visitas. Gestión de proveedores. Gestión de correo electrónico. Soporte a facturación (seguimiento de envío de facturas y pagos). Gestión de presupuestos y órdenes de compra. Envío y recepción de pedidos. Agendas. Elaboración de informes. Organización de reuniones. Coordinación de viajes. Organización y...
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Office Manager
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Walters People A tiempo completoExcelente oportunidad profesional como Office Manager para una importante empresa que gestiona diferentes hoteles situada en Madrid.Sobre la posición:Como Office Manager, tu misión principal será gestionar el día a día de la oficina y organizar las agendas y viajes de los directivos. Ofrece la oportunidad de crecer dentro de la empresa y dar apoyo a la...
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Office Manager
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada se incorporará en la compañía realizando las siguientes funciones:Control presupuestario. Contacto con proveedores. Envío de comunicaciones internas. Liquidación a clientes. Funciones administrativas. Gestión de viajes. Preparación y envío de pedidos. Soporte general al equipo.Buscamos un/a Office Manager para sector...
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Office Manager
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Adecco A tiempo completoOFFICE MANAGER /ADMINISTRATIVO/A AdeccoMadridWIZBII OFFICE MANAGER /ADMINISTRATIVO/A chez Adecco en Madrid. Envíe su solicitud ya mismo y encuentre otros trabajos en WIZBII Solicitar ahora Descripción de la oferta¿Tienes experiencia como administrativo/a , nivel alto de inglés y buscas consolidarte en una empresa solidad y responsable? Esta es tu...
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Office Manager
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España MC Headhunting A tiempo completoImportante empresa del sector inmobiliario busca un/una Office Manager para incorporarse a sus oficinas de Madrid.Las funciones serían principalmente: Gestión del día a día de la oficina. Seguimiento/ feedback con comercializadores de bienes inmuebles. Soporte en facturas y proveedores, así como seguimiento de cobros (experiência deseable pero no...
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Office Manager
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoOrganizar, coordinar y supervisar las tareas administrativas de la oficina. Administrar la agenda y coordinar reuniones. Atención de llamadas y atención de visitas. Envío y recepción de pedidos. Gestión de correo electrónico. Organización de reuniones. Coordinación de viajes. Administrar las comunicaciones internas y externas. Supervisar y coordinar...
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Office Manager
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Walters People A tiempo completoExcelente oportunidad laboral como Office Manager para un prestigioso fondo de inversión ubicado en la zona centro de MadridSobre la posición:Office Manager de la compañía, tu misión principal será dar soporte polivalente a los equipos de trabajo y a los Socios principales, combinando estas funciones con la gestión integral de los servicios generales...
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Office Manager
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoCoordinar las operaciones diarias de la oficina Recepción de llamadas y visitas Proporcionar apoyo administrativo a varios departamentos Gestionar la correspondencia interna y externa Organizar y mantener los registros de la oficinaPosición temporal, mínimo un mes de duración|Buen ambiente laboral y buenas condiciones económicas Nível avanzado de...
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Office Manager
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Skybridge U.K. Ltd A tiempo completoOur project has been operating discretely since 2017, since then we have been working towards our goal of changing the world of logistics and mobility via future technology Aerospace vehicle solutions. We are currently in search of an office manager for our Spain office. In this role you will play a crucial role in ensuring the smooth operation of the office...
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Office Manager
hace 1 mes
Madrid, Madrid, España Adecco A tiempo completo¿Tienes experiencia como office manager, cuentas con un nivel de inglés C1 y te interesa trabajar en una empresa dedicada a la consultoría de energías renovables?Sigue leyendoDesde Adecco, buscamos un perfil de recepcionista/ office manager para incorporarse en Madrid.Tus funciones serán: Atención cliente. Llamadas entrantes y visitas Gestión general...
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Office Manager
hace 4 semanas
Madrid, Madrid, España Adecco A tiempo completo¿Tienes experiencia como office manager, cuentas con un nivel de inglés C1 y te interesa trabajar en una empresa dedicada a la consultoría de energías renovables?Sigue leyendoDesde Adecco, buscamos un perfil de recepcionista/ office manager para incorporarse en Madrid.Tus funciones serán: Atención cliente. Llamadas entrantes y visitas Gestión general...
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Office Manager Sustitución
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada se encargará de:Gestión de viajes y Asset Tours Contacto con proveedores Pedidos de material Control de stock Organización de eventos Soporte administrativo Procurar el buen funcionamiento general de la oficinaBuscamos Office Manager para sustitución de un mes y medio|Empresa reconocida en su sector con oficinas en el centro de...
