Business Operations Assistant

GEMAVIP es un laboratorio de origen italiano especializado en el desarrollo y distribución de soluciones sanitarias orientadas al cuidado de piel y mucosas, con especial foco en salud bucodental y aplicaciones clínicas asociadas.
Trabajamos con productos basados en aceite de oliva virgen extra ozonizado y otros principios activos destinados a apoyar el manejo de procesos inflamatorios, infecciosos y de cicatrización tanto en clínica como en el domicilio del paciente.
Nuestra actividad se centra principalmente en el canal sanitario: clínicas, profesionales de la salud, distribuidores especializados y farmacia.
La empresa se encuentra actualmente en fase de crecimiento en España.
Estamos construyendo la estructura operativa, la red comercial y los procesos internos necesarios para poder escalar el proyecto de forma ordenada.
Esto implica trabajar muy cerca de profesionales sanitarios, partners y distribuidores, preparar materiales y formaciones, y cuidar que la operativa diaria funcione correctamente.
Nuestra forma de trabajarSomos un equipo pequeño y muy operativo, con trato directo entre todas las áreas.
No existen departamentos estancos: las personas participan en distintos procesos y entienden cómo funciona el negocio en su conjunto.
La organización es flexible, pero requiere responsabilidad, orden y capacidad para resolver situaciones del día a día.
El objetivo es consolidar en España una estructura estable que permita:Dar soporte real a los profesionales sanitarios que trabajan con nuestros productosDesarrollar nuevas líneas de producto en salud bucal, piel y mucosasCrear una red de distribución sólida en el canal sanitario y farmaciaEstablecer procesos internos eficientes que permitan crecer sin perder control operativoBuscamos a alguien que quiera aprender cómo funciona una empresa desde dentro y asumir responsabilidades de manera progresiva dentro de un proyecto en desarrollo.
Puesto: Coordinador/a de Operaciones Junior (Business Operations Assistant)Sobre el puestoLa persona se incorporará para apoyar la gestión diaria de la empresa en su operativa interna.
El rol está orientado a coordinar procesos, hacer seguimiento de tareas y dar soporte a las áreas comercial, logística y administrativa.
No es un puesto contable ni de ventas externas.
Se trata principalmente de organización, seguimiento y coordinación del día a día.
El objetivo es que la operativa diaria no dependa constantemente de dirección y que la empresa pueda funcionar con mayor fluidez.
Funciones principalesOperaciones y coordinación internaSeguimiento de pedidos y documentación asociadaPreparación de envíos y coordinación con operadores logísticosGestión de incidencias con transporte, clientes y proveedoresControl básico de stock y reposicionesOrganización de envíos de muestras y materialesSoporte comercial internoRevisión de pedidos junto al equipo comercialVerificación de datos para cálculo de comisiones (con dirección comercial)Seguimiento de clientes activos y apoyo administrativo al equipo de ventasPreparación de listados, informes y bases de datosAdministración operativa (no contabilidad)Revisión de albaranes y facturasControl de cobros pendientesArchivo y organización documentalCoordinación externaComunicación con proveedores, distribuidores y operadores logísticosApoyo en la preparación de ferias, eventos y presentacionesPreparación de documentación y materiales comercialesUso de herramientas digitales e IAUso habitual de herramientas de IA generativa (ChatGPT u otras equivalentes) para redacción, organización de información y apoyo operativoElaboración de documentos, resúmenes y listadosApoyo en la organización del conocimiento internoMejora progresiva de procesos mediante automatizaciones sencillas2–4 años de experiencia en operaciones, back office, administración operativa, ecommerce, logística o soporte comercial internoFormación: ADE, Economía, Comercio Internacional, Logística, Gestión Empresarial o similarManejo fluido de Excel / Google SheetsExperiencia con CRM o ERPCapacidad organizativa y atención al detalleComunicación habitual con clientes y proveedoresAutonomía en la resolución de incidenciasFamiliaridad real con herramientas de IASe valoraráExperiencia en pymes, startups o empresas en crecimientoExperiencia en distribución, laboratorio, sanitario o ecommerceInglés profesional (lectura y escritura)Buscamos a una persona práctica y resolutiva, organizada, capaz de aprender procesos con rapidez y cómoda trabajando con tareas variadas.
Alguien que priorice bien su trabajo y detecte problemas antes de que escalen.
Trabajo híbridoOficinas en Barcelona (Gala Placídia)Participación en un proyecto en crecimientoAprendizaje transversal del funcionamiento de la empresaPosible evolución hacia responsabilidades de gestión operativaObjetivo a 6 mesesQue la persona pueda gestionar de forma autónoma gran parte de la operativa diaria y actuar como punto de coordinación interno entre áreas.
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