Office Manager

¿Por qué RCD?RCD es un despacho de abogados global, dinámico e innovador, referente en el asesoramiento jurídico integral. Cuenta con más de 20 áreas de especialización legales y sectoriales, y un equipo formador por 50 socios/as y 400 profesionales en España, con oficinas en Barcelona, Madrid, Valencia y Sevilla. Asimismo, el despacho tiene una potente vocación internacional, y opera en más de 30 ciudades clave de todo el mundo a través del grupo DWF.
En RCD apostamos por el crecimiento y desarrollo de quienes forman parte de nuestro equipo, en un entorno que fomenta el talento, la formación continua y la asunción de nuevos retos. Creemos en un equipo diverso y enriquecedor, donde cada persona tiene la oportunidad de aprender, crecer y consolidar su carrera, con acceso a oportunidades de especialización y promoción.¿Qué buscamos?Objetivos del puesto:En dependencia directa de la personaresponsable de Operaciones, la responsabilidad principal será gestionar la oficina de Barcelona, con el objetivo de tener un óptimo funcionamiento de la mismas, así como anticiparse y dar respuesta a todas las necesidades que surjan.
Funciones principales:Cuidado de las oficinas e imagen de marca.
Supervisar de forma proactiva la presentación, limpieza, orden y conservación de las instalaciones.
Atención a clientes, visitas y profesionales.
Coordinar recepción y los servicios de apoyo, organizando tareas y coberturas.
Preparación de salas y reuniones.
Asegurar que los espacios estén preparados antes de cada reunión.
Mantenimiento y resolución de incidencias.
Planificar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones.
Seguridad física, accesos y cumplimiento ISO.
Supervisar la aplicación de los procedimientos de seguridad de las oficinas: accesos de profesionales, visitas y proveedores; gestión de llaves, tarjetas y códigos; y protección de zonas restringidas. Velar por la custodia y destrucción segura de documentación conforme a los procedimientos internos.
Coordinación de prevención de riesgos laborales y emergencias.
Colaborar con People y el servicio de prevención en el seguimiento de las evaluaciones de riesgos y las medidas preventivas de las oficinas.
Gestión de obras, reformas y actualización de oficinas.
Coordinar proyectos de adecuación y mejora de espacios: definición de necesidades, comparación de propuestas, planificación y coordinación con arquitectos, industriales y proveedores.
Organización y ejecución de eventos.
Coordinar eventos internos y externos, incluidos los institucionales conforme a las indicaciones y validaciones del área responsable.
Gestión de proveedores, compras y presupuesto.
Solicitar y comparar presupuestos, negociar condiciones y tramitar contrataciones conforme a las aprobaciones establecidas.
Servicios y recursos de oficina.
Asegurar la disponibilidad de material, suministros y equipamiento, estableciendo inventarios y criterios de reposición.
Apoyo a los equipos y a las incorporaciones.
Centralizar y dar seguimiento a las solicitudes relacionadas con la oficina. Coordinar con People e IT la preparación de puestos y recursos.
Apoyo operativo a Marketing y Desarrollo de Negocio.
Coordinar la producción y disponibilidad de materiales corporativos y apoyar la logística de ponencias, colaboraciones y acciones patrocinadas.
Calidad del servicio y mejora continua.
Definir y aplicar estándares de servicio, listas de comprobación y procedimientos de oficina. Recoger sugerencias, detectar necesidades recurrentes y proponer mejoras.

Requisitos:
Titulación de Grado Superior. Valorable formación en Facility Management.
Experiencia mínima de 4/5 años realizando funciones similares.
Inglés Alto (Atención a clientes internacionales).
Ofimática: Nivel Avanzado de Excel, Word y PowerPoint.
A nivel corporativo: Velar por los protocolos de seguridad definidos en el SGSI, garantizando el cumplimiento normativo en materia de protección de datos, confidencialidad y seguridad de la información, comunicando cualquier incidente de seguridad y haciendo uso de los sistemas de información acorde a la política de uso.¿Qué valorar añadido te podemos aportar?Contratación indefinida.
Jornada completa de lunes a jueves. Viernes jornada intensiva.
Posibilidades de crecimiento y desarrollo.
Salario negociable en función del candidato/a y plan de remuneración flexible.
Un gran ambiente de trabajo, tanto dentro como fuera de la oficina.
Conoce más

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