EXECUTIVE ASSISTANT con Certificado de DisCapacidad

Seleccionamos para nuestro cliente top farma mundial, un/a Executive Assistant (External R&D) con certificado de discapacidad e inglés C1 , para su hub de I+D en Barcelona . Este puesto ofrece una oportunidad única para brindar soporte de alto nivel al equipo de External R&D , trabajando muy de cerca con el Academic Alliances Team y en coordinación con el External Engagement Lead en actividades clave como science panels, seminarios, “Science Days” y simposios , además de apoyo administrativo al equipo interno. Si tienes estándares altos, entusiasmo y ganas de aprender, excelentes habilidades de comunicación y capacidad para actuar con autonomía, esta posición es para ti . RESPONSABILIDADES Gestión integral de agendas complejas , coordinando reuniones internas y externas con múltiples husos horarios, priorizando solicitudes y actuando con total autonomía y criterio. Organización de viajes nacionales e internacionales , incluyendo vuelos, hoteles, transfers, inscripciones a congresos y documentación asociada. Tramitación y seguimiento de notas de gasto conforme a las políticas de compliance de AstraZeneca, asegurando precisión y rapidez en cada proceso. Apoyo directo al equipo de External R&D y Academic Alliances , colaborando en la preparación de materiales, presentaciones, agendas y documentación para proyectos de investigación y actividades científicas. Coordinación logística de eventos científicos , como Science Panels, Science Days, simposios, seminarios y reuniones con universidades y centros de investigación colaboradores. Preparación de actas, “read-ahead materials”, presentaciones y documentación previa para reuniones estratégicas del departamento. Gestión y tramitación de órdenes de compra (POs) , recopilando la documentación necesaria y garantizando un flujo de aprobación ágil y conforme a los procedimientos internos. Interlocución con perfiles de alto nivel (científicos, directores, VPs, partners externos, proveedores, etc.), manteniendo una comunicación profesional, diplomática y efectiva. Seguimiento proactivo de tareas y proyectos , anticipando necesidades del equipo y asegurando que los hitos administrativos se cumplen dentro de plazo. Colaboración con el equipo administrativo global , proporcionando soporte cruzado cuando sea necesario y contribuyendo a la mejora continua de procesos internos. Gestión documental y archivo organizado , asegurando accesibilidad, trazabilidad y cumplimiento de estándares internos. REQUISITOS : Imprescindibles Certificado de discapacidad igual o superior al 33 %. Experiencia previa como Executive Assistant, Assistant Manager, Project Assistant o roles administrativos de alta complejidad (mín. 3 años). Inglés C1 (uso diario con equipos globales). Dominio avanzado de Microsoft Office (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Word). Experiencia gestionando agendas complejas , reuniones internacionales y coordinación con múltiples interlocutores. Experiencia organizando viajes internacionales y gestionando notas de gasto siguiendo políticas internas. Capacidad para trabajar con altos niveles de autonomía , priorizando tareas y gestionando plazos exigentes. Atención al detalle , precisión documental y habilidades organizativas excepcionales. Habilidades de comunicación profesional, diplomacia y trato con interlocutores de alto nivel (científicos, managers, VPs…). Experiencia trabajando en entornos corporativos globales DESEABLES Experiencia previa en pharma, healthcare, biotech, investigación o proyectos científicos . Conocimiento de herramientas corporativas como SharePoint, SAP/Ariba, Zoom, Microsoft Teams o similares. Experiencia en la coordinación de eventos científicos (seminarios, congresos, paneles expertos…). Experiencia en gestión documental y apoyo administrativo a equipos de proyectos. Conocimiento o experiencia en entornos de I+D, oncología o colaboración académica . OFRECEMOS : Contrato indefinido Incorporación inmediata Cheque restaurante Seguro salud SBA (Fijo + Variable) 40K-45K Formato Híbrido