Recepcionista - Auxiliar administrativo/a

¿Quiénes somos?

IVB es salud, es ciencia, es pasión.

En IVB Wellness Lab trabajamos con una misión clara: ofrecer suplementación de máxima calidad, con formulaciones únicas, cuidadas y siempre avaladas por la ciencia.

Nuestros productos cuentan con el respaldo de la Dra. Isabel Viña, referente en suplementación en España. Cada fórmula es el resultado de investigación rigurosa y de una pasión inquebrantable por mejorar la salud y el bienestar.

Somos un proyecto con corazón, que crece desde cero con un equipo comprometido y orgulloso del impacto positivo que generamos en la vida de las personas 💙.

¿Preparado para hacer del mundo un lugar más saludable?

El Rol

Queremos incorporar a nuestro equipo un Recepcionista - Auxiliar administrativo para facilitar y optimizar el flujo de trabajo entre los diferentes departamentos de la empresa, actuando como nexo de comunicación y apoyo administrativo.

Tus responsabilidades:

Gestión de comunicaciones internas y externas:

- Servir de punto de contacto entre los diferentes departamentos de la empresa.
- Coordinar y facilitar la comunicación entre el personal y la dirección, así como con proveedores y clientes.
- Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y recibir visitas de manera profesional.

Recepción y atención al público:

- Recibir y orientar a los visitantes de la empresa, asegurando que se les brinde la información necesaria de manera cordial y eficiente.
- Gestionar el acceso a las instalaciones, incluyendo el control de entradas y salidas de personal y visitantes.

Gestión de viajes y reservas:

- Organizar y coordinar los viajes de los empleados (reservas de trenes, vuelos, hoteles, etc.), buscando siempre la opción más adecuada y coste-efectiva.
- Elaborar itinerarios de viaje, asegurando que todos los aspectos del mismo estén correctamente gestionados.
- Gestionar la documentación relacionada con los viajes, como los boletos y la facturación.

Transcripción y gestión de documentos:

- Transcribir datos y elaborar informes a partir de documentos Excel, asegurando su correcta digitalización y archivo.
- Realizar tareas de redacción y presentación de documentos en formatos específicos requeridos por la empresa.
- Organizar y archivar correctamente los documentos administrativos, manteniendo un sistema eficiente y accesible.

Apoyo en tareas administrativas generales:

- Realizar tareas de apoyo administrativo a otros departamentos según sea necesario (gestión de agendas, preparación de reuniones, etc.).
- Realizar trámites y gestiones básicas tanto a nivel interno como con entidades externas (gestión de facturas, pedidos de suministros, etc.).
- Apoyar en la organización de eventos, reuniones y otros actos corporativos, asegurando el cumplimiento de las necesidades logísticas y administrativas.

Control y seguimiento de pedidos y suministros:

- Gestionar la compra de materiales de oficina y otros suministros necesarios para el funcionamiento de la empresa.
- Llevar un registro de las compras y su entrega oportuna, realizando el seguimiento de los proveedores.

Manejo de sistemas informáticos y herramientas digitales:

- Utilizar aplicaciones de gestión y software de oficina para la creación de informes, presentación de documentos y gestión de tareas administrativas.
- Colaborar en la actualización de bases de datos y sistemas de archivo electrónico.

Requisitos:

- Formación en Administración.
- Experiencia previa en funciones administrativas o de back office.
- Manejo de herramientas ofimáticas y valorable experiencia con ERP y CRM.
- Perfil organizado, con atención al detalle, resolutivo y con capacidad de trabajo en equipo.
- Habilidades de comunicación para interactuar con clientes y diferentes áreas internas.
- Con ganas e ilusión de ayudar al equipo IVB.
- Compromiso con los valores de IVB Wellness Lab y nuestra misión.

¿Dónde trabajarás?

En nuestras oficinas en el centro de Valencia 🙂

Te ofrecemos:

- Incorporación inmediata
- Contrato indefinido a jornada completa
- Condiciones competitivas
- Empresa jóven y dinámica

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