Bilingual Office Coordinator, Real Estate

hace 2 meses

SalamancaMadrid, España Victoria Selection & Search A tiempo completo

Our client, an international Real Estate investment firm is currently looking for a bilingual Office Coordinator to support their close-knit but growing team in Madrid.

Responsibilities (not limited to) include:
Facilities, HR & Local Finance:

- Act as lynchpin between Spanish and other international offices for administrative needs
- Facilities: Responsible for facilities management and ongoing relationships/negotiations with relevant outsourced suppliers: office maintenance, cleaning, landlord/agency, telephone lines, confidential waste, building access/security, insurance, catering etc.
- HR: Coordination with global HR and local accountants to ensure Madrid payroll executed correctly, act as the “go-to” person for new joiners, managing relationships/negotiations with relevant suppliers for company benefits
- Finance: Coordination with global finance teams as well as local outsourced accounting provider. Responsible for bank account and relevant transactions/invoice payments. Downloading and submitting statements/reports and constant liaison with local accounting firm to ensure that tax obligations are met (quarterly VAT etc.)
- Liaise with international IT support team for equipment, repair, software & hardware implementation and arrange new joiner Tech packs
- Liaison with global legal team to ensure local team compliant and adheres to data protection regulation
- Fire & Health and Safety: ensuring the Madrid office is compliant and adheres to regulation

Executive Assistant support:

- Agenda management for two Directors (including Managing Director for Iberian team) always taking business priorities into consideration
- VC and call set up with participants across varying time zones and geographies
- International travel logistics (flights, car transfers, visas, hotels) for Directors as required
- Submitting expenses to the system and reconciliation of credit cards
- Adding relevant contacts to firmwide CRM on behalf of Directors

This office is predominantly office based. A % of remote work may be offered following successful completion of the trial period.

Location - Madrid, Castellana

Salary - Circa €45,000 + Benefits + Discretionary Bonus

Timetable - Full time (09.30 - 18.30h timetable currently being considered)

  • Recepcionista para empresa de real estate

    hace 1 semana

    Madrid, Madrid, España LEVEL REAL ESTATE MADRID A tiempo completo

    Posición: Recepcionista para Empresa de Real Estate lider en segmento residencial de lujoUbicación: Madrid, EspañaNuestra prestigiosa empresa de Real Estate, especializada en el segmento residencial de lujo en Madrid, se encuentra en la búsqueda de un/a recepcionista profesional para unirse a nuestro equipo de trabajo.Requisitos del Puesto:Buena...

  • Recepcionista para empresa de real estate

    hace 4 semanas

    Madrid, Madrid, España LEVEL REAL ESTATE MADRID A tiempo completo

    Posición: Recepcionista para Empresa de Real Estate lider en segmento residencial de lujoUbicación: Madrid, EspañaNuestra prestigiosa empresa de Real Estate, especializada en el segmento residencial de lujo en Madrid, se encuentra en la búsqueda de un/a recepcionista profesional para unirse a nuestro equipo de trabajo.Requisitos del Puesto:Buena...

  • Recepcionista Para Empresa De Real Estate | Segmento Residencial De Lujo

    hace 2 semanas

    Madrid, España Level Real Estate A tiempo completo

    Posición: Recepcionista para Empresa de Real Estate lider en segmento residencial de lujoUbicación: Madrid, EspañaNuestra prestigiosa empresa de Real Estate, especializada en el segmento residencial de lujo en Madrid, se encuentra en la búsqueda de un/a recepcionista profesional para unirse a nuestro equipo de trabajo.TareasResponsabilidades:- Atención...

  • Recepcionista Para Empresa De Real Estate | Segmento Residencial De Lujo

    hace 1 semana

    Madrid, España Level Real Estate A tiempo completo

    Posición: Recepcionista para Empresa de Real Estate lider en segmento residencial de lujoUbicación: Madrid, EspañaNuestra prestigiosa empresa de Real Estate, especializada en el segmento residencial de lujo en Madrid, se encuentra en la búsqueda de un/a recepcionista profesional para unirse a nuestro equipo de trabajo.TareasResponsabilidades:- Atención...

  • Recepcionista para empresa de Real Estate | Segmento residencial de lujo

    hace 3 semanas

    Madrid, España Level Real Estate A tiempo completo

    Posición: Recepcionista para Empresa de Real Estate lider en segmento residencial de lujo Ubicación: Madrid, España Nuestra prestigiosa empresa de Real Estate, especializada en el segmento residencial de lujo en Madrid, se encuentra en la búsqueda de un/a recepcionista profesional para unirse a nuestro equipo de...

  • Recepcionista para empresa de Real Estate | Segmento residencial de lujo

    hace 1 semana

    Madrid, España Level Real Estate A tiempo completo

    Posición: Recepcionista para Empresa de Real Estate lider en segmento residencial de lujo Ubicación: Madrid, España Nuestra prestigiosa empresa de Real Estate, especializada en el segmento residencial de lujo en Madrid, se encuentra en la búsqueda de un/a recepcionista profesional para unirse a nuestro equipo de...

  • Recepcionista para empresa de Real Estate | Segmento residencial de lujo

    hace 3 semanas

    Madrid, España Level Real Estate A tiempo completo

    Posición: Recepcionista para Empresa de Real Estate lider en segmento residencial de lujoUbicación: Madrid, EspañaNuestra prestigiosa empresa de Real Estate, especializada en el segmento residencial de lujo en Madrid, se encuentra en la búsqueda de un/a recepcionista profesional para unirse a nuestro equipo de trabajo.TareasResponsabilidades:Atención al...

  • Recepcionista para empresa de Real Estate | Segmento residencial de lujo

    hace 2 semanas

    Madrid, España Level Real Estate A tiempo completo

    Posición: Recepcionista para Empresa de Real Estate lider en segmento residencial de lujoUbicación: Madrid, EspañaNuestra prestigiosa empresa de Real Estate, especializada en el segmento residencial de lujo en Madrid, se encuentra en la búsqueda de un/a recepcionista profesional para unirse a nuestro equipo de trabajo.TareasResponsabilidades:Atención al...

  • Recepcionista para empresa de Real Estate | Segmento residencial de lujo

    hace 1 semana

    Madrid, España Level Real Estate A tiempo completo

    Posición: Recepcionista para Empresa de Real Estate lider en segmento residencial de lujoUbicación: Madrid, EspañaNuestra prestigiosa empresa de Real Estate, especializada en el segmento residencial de lujo en Madrid, se encuentra en la búsqueda de un/a recepcionista profesional para unirse a nuestro equipo de trabajo.TareasResponsabilidades:Atención al...

  • Middle Office De Real Estate Structured Fnance

    hace 3 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Importante Banco Internacional TIER1 ubicado en Madrid busca ampliar su departamento de Middle Office de Financiación Estructurada del sector Real Estate del banco para un proyecto de 9 meses de duración.**Funciones**:- Entender los informes de valoración de los inmuebles para extraer los datos necesarios requerido por el BCE.- Actualización de muchos...

  • Middle Office de Real Estate Structured Fnance

    hace 1 semana

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Importante Banco Internacional TIER1 ubicado en Madrid busca ampliar su departamento de Middle Office de Financiación Estructurada del sector Real Estate del banco para un proyecto de 9 meses de duración. **Funciones**: - Entender los informes de valoración de los inmuebles para extraer los datos necesarios requerido por el BCE. - Actualización de...

  • Recepcionista para empresa de real estate | Segmento residencial de lujo

    hace 4 semanas

    Madrid, España LEVEL REAL ESTATE MADRID A tiempo completo

    Posición: Recepcionista para Empresa de Real Estate lider en segmento residencial de lujoUbicación: Madrid, EspañaNuestra prestigiosa empresa de Real Estate, especializada en el segmento residencial de lujo en Madrid, se encuentra en la búsqueda de un/a recepcionista profesional para unirse a nuestro equipo de trabajo.Requisitos del Puesto:Buena...

  • Bilingual Executive Assistant to CEO, Real Estate

    hace 1 mes

    Madrid, España Victoria Selection & Search A tiempo completo

    Our client, a major player in the Real Estate investment sector is searching for an exceptional Bilingual Executive Assistant to give support to their CEO. Responsibilities (among others) will include: - Flawless management of professional and personal agenda (80% of workload) - Anticipating and managing schedule conflicts, rescheduling calendar according...

  • Bilingual Office Assistant, Real

    hace 1 mes

    Madrid, España Victoria Selection & Search A tiempo completo

    Our client, a Real Estate/Construction firm is looking for an Office Assistant to join their tight knit team. Among others, responsibilities will include: - Managing the agenda for the Director & team (meetings, appointments) - Organising business trips: travel logistics, flights, hotels for the Director and team - Assist with sales & marketing:...

  • Beca Real Estate Finance Portfolio

    hace 2 meses

    Madrid, España BNP Paribas A tiempo completo

    **INTERN CREDIT PORTFOLIO MANAGEMENT REAL ESTATE CAPITAL MARKETS** **Description of the Team** The position is within BNP Paribas CIB - Real Estate Capital Markets EMEA, based in Madrid. Real Estate Capital Markets (RECM) EMEA team main assignments are the following: Coverage of main European REITs, Real Estate Private Equity funds and Real Estate Asset...

  • Beca Real Estate Finance Portfolio

    hace 2 meses

    Madrid, España BNP Paribas A tiempo completo

    **INTERN CREDIT PORTFOLIO MANAGEMENT REAL ESTATE CAPITAL MARKETS** **Description of the Team** The position is within BNP Paribas CIB - Real Estate Capital Markets EMEA, based in Madrid. Real Estate Capital Markets (RECM) EMEA team main assignments are the following: - Coverage of main European REITs, Real Estate Private Equity funds and Real Estate...

  • Beca Real Estate Finance Portfolio

    hace 1 mes

    Comunidad de Madrid, España BNP Paribas A tiempo completo

    **INTERN CREDIT PORTFOLIO MANAGEMENT REAL ESTATE CAPITAL MARKETS** **Description of the Team** The position is within BNP Paribas CIB - Real Estate Capital Markets EMEA, based in Madrid. Real Estate Capital Markets (RECM) EMEA team main assignments are the following: Coverage of main European REITs, Real Estate Private Equity funds and Real Estate Asset...

  • Fund Manager

    hace 1 semana

    Madrid, España Santander A tiempo completo

    Fund Manager - Real Estate Country: Spain **WHAT YOU WILL BE DOING** **Santander Asset Management is looking for a Fund Manager - Real Estate based in our Madrid office.** **WHY YOU SHOULD CONSIDER THIS OPPORTUNITY** **Santander Asset Management **is a global structure with strong local roots in Europe and Latin America. With presence in 11 countries,...

  • Especialista ESG Real Estate

    hace 2 meses

    Madrid, España Savills A tiempo completo

    Descripción de la oferta En Savills España, consultora inmobiliaria internacional, queremos incorporar un/a  especialista ESG Real Estate para formar parte de la divión de Gestión basado en nuestras oficinas de Madrid. Funciones: Asesoramiento, reporting y seguimiento anual de índices de sostenibilidad en Real Estate como GRESB, EPRA, etc.. ...

  • Especialista ESG Real Estate

    hace 1 semana

    Madrid, España Savills A tiempo completo

    Descripción de la oferta En Savills España, consultora inmobiliaria internacional, queremos incorporar un/a  especialista ESG Real Estate para formar parte de la divión de Gestión basado en nuestras oficinas de Madrid. Funciones: Asesoramiento, reporting y seguimiento anual de índices de sostenibilidad en Real Estate como GRESB, EPRA, etc.. ...