Office Manager

hace 2 semanas

Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

Provides high-level administrative support to the GM and/or other senior level site executive
- Assists in the creation of documents, memos, reports, spreadsheets, and presentation material as needed, and requested, by department members and/or department head
- Schedules, plans, coordinates meetings and teleconferences involving internal team members and external guests. This includes, but is not limited to conference room reservations and preparation, organization/distribution of meeting materials, arrangement of catering, etc.
- Creates presentations for executive level, internal and external audiences using the basic and advanced functionality of Power Point.
- Maintains office services by organizing office operations and procedures; maintains office efficiency by planning and implementing office systems, layouts, and equipment procurement.
- Liaises with property management on building maintenance issues.
- Liaises with local/global IT support for new employees and current staff.
- Attends select meetings including, but not limited to taking notes, recording, communicating and following up on meeting minutes and action items.
- Participates in event coordination, as needed.
- May be responsible for updating and maintaining customer data in data bases.
- Management of customer orders in coordination with supply chain department
- Contract´s management in coordination with legal department
- Operational expenses management in collaboration with Corporate Finance Department
- Performs other tasks and assignments as needed and specified by management.

Pharmaceuticals International Company|Office Manager
- Bachelor's degree is preferred.
- Minimum of 3 years of related experience providing high-level administrative global organization e.g., commercial, clinical, regulatory operation in the pharmaceutical, biotechnology or related environment.
- Demonstrated ability to manage multiple calendars accurately, efficiently and effectively, global travel itineraries and special projects.
- Demonstrated proficiency using the advanced functionality of Microsoft Office (Power Point, Excel and Word).
- Excellent verbal and written communication and skills.
- Ability to work independently and collaboratively, as required, in a fast-paced, matrixed, team environment consisting of internal and external team members.
- Analytical thinker with excellent problem-solving skills and the ability to adapt to changing priorities and deadlines.
- Excellent planning, organization and time management skills including the ability to support and prioritize multiple projects.
- Ability to handle confidential information with discretion.
- Flexibility to work outside of core business hours when necessary.
- Fluent in English (verbal and written) with ability to communicate effectively with colleagues outside of the local country in English.
- Experience working in a small but fast growing, entrepreneurial environment.
- Office-based position 3 days a week, 2 days working remotely.

Pharmaceuticals International Company

Temporary Contract (10 months)

Pharmaceuticals International Company

Office Manager

  • Office Manager

    hace 3 semanas

    Madrid, Madrid, España Onsite HR Executive Search A tiempo completo

    Executive Assistant & Office Manager (C1- C2 english level)For a leading Real Estate company and investment fund, we are seeking an Executive Assistant and office manager to work closely with the 2 partners.Responsibilities:Managing schedules, organizing meetings, and more.Office Manager tasks: greeting visitors, handling purchases, office administration,...

  • Office Manager

    hace 5 días

    Madrid, España MC Headhunting A tiempo completo

    Importante empresa del sector inmobiliario busca un/una Office Manager para incorporarse a sus oficinas de Madrid. Las funciones serían principalmente: - Gestión del día a día de la oficina. - Seguimiento/ feedback con comercializadores de bienes inmuebles. - Soporte en facturas y proveedores, así como seguimiento de cobros (experiência deseable pero...

  • Office Manager

    hace 2 semanas

    Madrid, España Sin especificar A tiempo completo

    Tienes experiencia como office manager, cuentas con un nivel de inglés C1 y te interesa trabajar en una empresa dedicada a la consultoría de energías renovables? ¡Sigue leyendo! Desde Adecco, buscamos un perfil de recepcionista/ office manager para incorporarse al equipo en la zona de Plaza Castilla, en Madrid. Tus funciones serán: -Atención cliente....

  • Office Operations Manager

    hace 4 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Office Operations Manager: En esta posición, como Office Operations Manager en un importante Despacho de Abogados ubicado en el centro de Madrid, tu misión principal será gestionar la oficina, coordinar los servicios generales y ser el princpal punto de comunicación para empleados y otras oficinas. **Responsabilidades clave**: -...

  • Office Manager

    hace 4 días

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Recepciona las visitas de externos, ya sean clientes, socios o proveedores, y les guía por la oficina hasta las salas de reuniones. - Mantiene las salas de reuniones en perfecto estado y las prepara para las visitas. - Apertura y cierre de la oficina en los horarios establecidos. - Asegurarse de que la oficina cerrada siempre dispone de las medidas de...

  • Office Manager

    hace 4 semanas

    Madrid, España etalentum A tiempo completo

    Descripción de la oferta Actualmente, estamos en búsqueda de Office Manager para incorporarse en la oficina de una multinacional líder en la venta de neumáticos. Buscamos una persona dinámica, empática, con capacidad de organización, autónoma, capacidad de relación interpersonal y comunicación efectiva. Con alto grado de compromiso, capacidad de...

  • Office Manager Granada

    hace 2 semanas

    Madrid, España GrabJobs Teletrabajo Freelance A tiempo completo

    **Descripción**:Desde Grupo Crit buscamos un Office Manager, con foco en funciones comerciales de apertura de nuevo negocio para nuestra oficina de trabajo temporal y selección directa en Granada. Buscamos profesional con más de 2 años de experiência en el sector de los recursos humanos, dotes comerciales, de liderazgo y que se identifique con los...

  • Office Manager

    hace 2 semanas

    Madrid, España NA A tiempo completo

    ¿Tienes experiencia como office manager, cuentas con un nivel de inglés C1 y te interesa trabajar en una empresa dedicada a la consultoría de energías renovables?¡Sigue leyendo!Desde Adecco, buscamos un perfil de recepcionista/ office manager para incorporarse al equipo en la zona de Plaza Castilla, en Madrid.Tus funciones serán:-Atención cliente....

  • Office Manager

    hace 1 semana

    Madrid, España Designit A tiempo completo

    **Can you keep our busy and dynamic organization running smoothly at all times?** We believe in teamwork, fun, complex projects, and simple solutions. How about you? We're looking for a likeminded Office Manager with the experience, passion and Jedi skills to help us in the office. **Would you like to ?** - Be the first point of contact at the office, on...

  • Office Manager con Discapacidad

    hace 1 semana

    Madrid, España Fundacion Adecco A tiempo completo

    **Descripción del empleo**: ¿Tienes experiência como Office Manager? ¿Dispones de certificado de discapacidad igual o superior al 33%? Si es así, esta oferta te interesa. En Fundación Adecco buscamos un/a Office Manager con experiência para oficina situada en Campo de Las Naciones. Tus funciones serán las siguientes: - Atención de visitas y el...

  • Office Manager con Ingles

    hace 1 semana

    Madrid, España Adecco A tiempo completo

    ¿Tienes experiência como Secretario/a / Office Manager? ¿Estás en búsqueda de una posición estable? Si es así, ¡Esta es tu oportunidad! - Desde Grupo Adecco estamos seleccionando un/a Office Manager? para uno de nuestros clientes, una empresa del sector de la energía ubicada en Madrid (Zona Retiro) - ¿Qué requisitos necesitamos?- Experiência de...

  • Office Manager Granada

    hace 2 semanas

    Madrid, Madrid, España GrabJobs A tiempo completo

    Descripción:Desde Grupo Crit buscamos un Office Manager, con foco en funciones comerciales de apertura de nuevo negocio para nuestra oficina de trabajo temporal y selección directa en Granada. Buscamos profesional con más de 2 años de experiência en el sector de los recursos humanos, dotes comerciales, de liderazgo y que se identifique con los valores...

  • Office Manager con Facturación y Contabilidad

    hace 4 días

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Excelente oportunidad laboral como Office Manager para una reconocida empresa del sector eventos y comunicación ubicada en la zona norte de Madrid. **Sobre la posición**: Como Office Manager de la compañía, tu misión principal será encargarte de la gestión y coordinación de la oficina y gestionar todo lo relacionado con el soporte a los equipos de...

  • Personal Assistant

    hace 4 días

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División **Assistant & Executive Support, de LHH Recruitment Solutions**, seleccionamos para importante Start Up** **un/a** Personal Assistant - Office Manager inglés C1-C2 para dar soporte al Socio Fundador.** **Entre sus funciones**: Gestión de agenda profesional y personal Negociación con proveedores/as Responsable de la...

  • Office Manager Coworking

    hace 3 semanas

    Madrid, España TRIPLE A tiempo completo

    Office Manager TRIPLE Somos una firma de espacios ecológicos de coworking y eventos, y una red de innovación ecosocial donde se aglutina un tejido de organizaciones que trabajan con economías regenerativas. Un lugar de encuentro y trabajo en el que se fomenta el aprendizaje con laboratorios de acción y trabajo colaborativo, funcionando como incubadora...

  • Office Manager Ubicada en Recepción

    hace 4 días

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Funciones: - Gestión de llamadas y centralita. - Compra de material de oficina. - Control de pagos de proveedores del despacho. - Facturación, notas de gastos, control de ingresos. - Soporte en la gestión de sociedades. - Control de entrada y salida de bancos. - Soporte en la gestión de asientos y conciliaciones bancarias. - Atención a clientes,...

  • Office Manager

    hace 2 semanas

    Madrid, Madrid, España Adecco A tiempo completo

    ¿Tienes experiencia como office manager, cuentas con un nivel de inglés C1 y te interesa trabajar en una empresa dedicada a la consultoría de energías renovables?Sigue leyendoDesde Adecco, buscamos un perfil de recepcionista/ office manager para incorporarse al equipo en la zona de Plaza Castilla, en Madrid.Tus funciones serán:Atención cliente....

  • Office Manager

    hace 4 semanas

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Atención de llamadas y atención de visitas. - Gestión de proveedores. - Gestión de correo electrónico. - Soporte a facturación (seguimiento de envío de facturas y pagos). - Gestión de presupuestos y órdenes de compra. - Envío y recepción de pedidos. - Elaboración de informes. - Organización de reuniones. - Coordinación de viajes. -...

  • Executive Assistant

    hace 7 días

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona seleccionada tendrá las siguientes responsabilidades. - Liderar agendas del CEO y equipo directivo. - Atención y filtro de llamadas - Organización y acondicionamiento de salas de reuniones - Atención de visitas - Gestión del correo y la mensajería - Organización de viajes de todo el equipo - Contacto con proveedores y realización de...

  • Office Manager

    hace 4 días

    Madrid, Madrid, España GRUPO ADECCO A tiempo completo

    Desde Adecco Selección colaboramos con importante empresa del sector de las energías renovables. Buscamos para ellos un/a Office Manager - Recepcionista.Principales responsabilidades: Recepción oficina, registro general y llamadas Asegurar del buen funcionamiento de la oficina Gestionar el mantenimiento, proveedores, material y otras tareas de tipo...