Executive Assistant

hace 4 semanas

Madrid, España AECOM A tiempo completo

Company Description
**At AECOM, we’re delivering a better world.**

We believe infrastructure creates opportunity for everyone. Whether it’s improving your commute, keeping the lights on, providing access to clean water or transforming skylines, our work helps people and communities thrive.

Our clients trust us to bring together the best people, ideas, technical expertise and digital solutions to our work in transportation, buildings, water, the environment and new energy. We’re one global team - 47,000 strong - driven by a common purpose to deliver a better world.

**Here, you will have freedom to grow in a world of opportunity.**

We will give you the flexibility you need to do your best work with hybrid work options. Whether you’re working from an AECOM office, remote location or at a client site, you will be working in a dynamic environment where your integrity, entrepreneurial spirit and pioneering mindset are championed.

You will help us foster a culture of equity, diversity and inclusion - a safe and respectful workplace, where we invite everyone to bring their whole selves to work using their unique talents, backgrounds and expertise to create transformational outcomes for our clients.

We will encourage you to grow and develop your career with us through our technical and professional development programs and diverse career opportunities. We believe in leadership at all levels. No matter where you sit in the organization you can make a lasting impact on the projects you work on, the teams and committees you join and our business.

We offer competitive pay and benefits, well-being programs to support you and your family, and the development resources you need to advance your career.

When you join us, you will connect and collaborate with a global network of experts - planners, designers, engineers, scientists, consultants, program and construction managers - leading the change toward a more sustainable and equitable future. Join us and let’s get started.

**Job Description**:
**AECOM** is seeking an Executive Assistant to be based in Madrid.

The Executive Assistant will provide high level administrative support to the CEO in Spain and Sweden.

This position is based in our beautiful office in Madrid and requires a full-time dedication. We enjoy flexible working hours and some days of remote working.

**RESPONSIBILITIES**:

- Leads complex and diverse administrative assignments seeing them through from conception to completion.
- Manages and maintains Executive’s professional calendar in Microsoft Outlook, including assisting the Executive with scheduling, within limits and at his/her discretion; applies understanding of executive's priorities in scheduling meetings.
- Coordinates webcasts, conferences and/or events including meeting room reservations and logistics, A/V, and preparing meeting materials, in collaboration with other departments.
- Meets regularly with the Chief Executive Officer to review status of projects/agenda; plan key events, meetings and upcoming travel; and prioritize open action items.
- Creates and maintains correspondence, reports, or other necessary documents in response to and in anticipation of executive's needs.
- Interacts and communicates with all levels within the company.
- Anticipate business needs of this person, being proactive, troubleshoot problems and take initiative.
- Coordinates and processes all travel arrangements, itineraries, and agendas; compiling documents for travel-related meetings and/or approvals in a timely manner.
- Manage confidential information as needed.
- Identifies opportunities for process improvement and recommends initiatives related to general business administration.
- Perform other related duties as assigned.

**Qualifications**:
We are looking to hire a professional who holds a Bachelor's Degree and, at least, 4 years of relevant experience.

Demonstrated excellent verbal and written **communication skills in English and Spanish,** both of them is essential.

**Preferred Qualifications**:

- Manages Executive’s professional calendar in Microsoft Outlook, including assisting the Executive with scheduling.
- Really good in Microsoft Word, Excel, Outlook, and PowerPoint.
- Experience managing multiple and changing demands and details.
- Demonstrated experience managing confidential information.
- Previous experience working in an international company will be a plus.

Skills we are looking for:
Resourcefulness, ability to prioritize, change management and adaptability and the highest degree of confidentiality.

Additional Information
- Sponsorship is not available for this opportunity.

With infrastructure investment accelerating worldwide, our services are in great demand, and there’s never been a better time to be at AECOM Join us, and you’ll get all the benefits of being a part of a global, publicly traded firm - access to industry-leading technology and thinking and transformational work with big impact and wo

  • Executive/ofice Assistant

    hace 1 mes

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Soporte a dos socios y gestión de la oficina Buscamos Executive/Office Assistant |para importante empresa internacional de gestión de inversiones - Experiência previa - Inglés C1/C2 Importante empresa internacional del sector de las inversiones - Salario Bruto Anual 30-35k Importante empresa de inversiones, busca para cubrir una baja por maternidad a...

  • Executive Assistant

    hace 1 mes

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Agenda - Organización de viajes - Preparación de presentaciones - Organización de eventos de departamentos - Soporte administrativo Executive Assistant para dar soporte a Director de Departamento|Compañía ubicada en la zona norte de Madrid - Perfil con dilatada experiência dando soporte a Alta Dirección - Inglés muy alto (oral y escrito, se...

  • Executive Assistant

    hace 2 semanas

    Madrid, Madrid, España Amadeus A tiempo completo

    Welcome to the Latest Job Vacancies Site 2024 and at this time we would like to inform you of the Latest Job Vacancies from the Amadeus with the position of Executive Assistant - Amadeus which was opened this.If this job matches your qualifications, please send your application directly through our latest Job site. Indeed, every job is not easy to apply...

  • Executive Assistant

    hace 2 semanas

    28027 Madrid, Madrid provincia, España Amadeus A tiempo completo

    Welcome to the Latest Job Vacancies Site 2024 and at this time we would like to inform you of the Latest Job Vacancies from the Amadeus with the position of Executive Assistant - Amadeus which was opened this. If this job...

  • Executive Assistant/ Personal Assistant con Inglés

    hace 1 mes

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones: - Organización de viajes (disponibilidad para viajar ocasionalmente) - Organizar reuniones y asistir a las mismas tomando notas - Correspondencia y correo - Producción de documentos - Contactar con clientes, y otros directivos de la firma - Agenda Buscamos Asistente de alta...

  • Executive Assistant

    hace 1 mes

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Gestión y organización de agendas. - Organización de reuniones y gestión de salas de reuniones. - Gestión de viajes. - Gestión de visados. - Gestión de notas de gastos y organización de gastos de la dirección. - Correspondencia. - Redacción de informes. - Soporte en proyectos. - Tareas administrativas vinculadas al puesto. - Gestión de bases de...

  • Executive/personal Assistant

    hace 4 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Sobre la posición: Como Executive y Personal Assistant de Presidencia tu principal función será dar soporte al Presidente de una importante consultora estratégica ubicada en el centro de Madrid. **Tus responsabilidades principales serán**: - Gestión agenda compleja y cambiante - Organización de viajes internacionales - Organización de eventos en...

  • Executive Assistant. Inglés C1

    hace 1 mes

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en un importante Despacho de Abogados ubicado en el centro de Madrid, tu misión principal será realizar tareas administrativas y de soporte al equipo. **Responsabilidades clave**: - Gestionar agendas y organización de viajes - Formateo de documentación - Facturación -...

  • Executive Assistant. Inglés C1

    hace 4 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte directo a uno de los Directores y realizar funciones de gestión diaria de la oficina. **Funciones principales**: - Gestión de agenda, organización de...

  • Executive Assistant. Nivel de Inglés C2

    hace 1 mes

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte a cargos directivos y funciones de gestión diaria de la oficina. **Responsabilidades clave**: - Gestión de agendas complejas y cambiantes - Organización...

  • Executive Assistant Junior

    hace 4 semanas

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Atención de llamadas, correspondencia y bandeja de entrada. - Persona de contacto entre los directivos, empleados, clientes. - Gestión de agendas: 90% Dirección General, 10% Presidencia del Grupo. - Organización de viajes y reuniones de miembros del equipo directivo. - Asistencia de reuniones de Dirección junto a su redacción de actas. - Elaboración...

  • Executive Assistant Bilingüe Inglés

    hace 1 mes

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona seleccionada trabajará en un pool de Secretarias reportando a la Executive Assistant de Presidencia y tendrá las siguientes responsabilidades: - Atención y filtro de llamadas - Gestión del correo y la mensajería - Atención de visitas - Gestión de agenda y organización de reuniones - Organización de viajes - Elaboración de notas de...

  • Executive Assistant con Portugués

    hace 1 mes

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Funciones: - Organizar, mantener y programar la agenda y los itinerarios de viaje del GM. - Actuar como punto de contacto entre el GM y los proveedores y clientes. - Apoyar al Director General en la redacción, edición, formateo y corrección de comunicaciones escritas y orales. - Preparar presentaciones en nombre del Director General cuando sea...

  • Executive Assistant to CEO. Inglés C2

    hace 1 mes

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en una importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte directo al CEO de la compañía. **Responsabilidades clave**: - Dar soporte directo a CEO - Gestión agenda compleja y cambiante - Organización de...

  • Executive Assistant con Inglés Alto

    hace 1 mes

    Madrid, España Adecco A tiempo completo

    Si te interesa trabajar como Executive Assistant, sigue leyendo Desde Adecco buscamos una persona con experiência como EXECUTIVE ASSISTANT y que tenga los siguientes conocimientos: Experiência previa similar Inglés B2-C1 alto y fluido Te encargarás de: Funciones: - Gestión de la agenda de socio/directivo/manager y coordinación de reuniones -...

  • Executive Assistant to CEO. Inglés C2

    hace 1 mes

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición como Executive Assistant tu misión principal será dar soporte al CEO de una compañía multinacional ubicada en el centro de Madrid. **Funciones principales**: - Gestión de agenda - Organización de reuniones internas y externas - Gestión de viajes y sus correspondientes requisitos -...

  • Executive Assistant Bilingue

    hace 1 mes

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Excelente oportunidad laboral como Executive Assistant con inglés bilingue para una prestigiosa empresa internacional de primer nível **Sobre la posición**: Como Executive Assistant de la compañía, tu misión principal será dar asistencia al roles Directivos compaginando las funciones asociadas al rol con la gestión de tareas de soporte propias de un...

  • Executive Assistant

    hace 1 mes

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona seleccionada deberá realizar las siguientes funciones: - Atención y filtro de llamadas. - Gestión de agendas del CEO y equipo directivo. - Gestión de correo electrónico y mensajería. - Organización de viajes, eventos y reuniones. - Elaboración de notas de gastos. - Realización de presentaciones corporativas. - Recepción de visitas. -...

  • Executive Assistant

    hace 2 semanas

    Madrid, Madrid, España Fyte A tiempo completo

    Seleccionamos para importante multinacional española, un/a Executive Assistant que trabajará en el equipo de un miembro del Comité de Dirección.Principales FuncionesGestión, coordinación y organización proactiva de agendas complejas.Programación de reuniones, viajes, y eventos asegurando el cuidado de todos los detalles y haciendo las gestiones...

  • Executive Assistant. Inglés Bilingüe

    hace 1 mes

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División de **Assistant & Executive Support **de **LHH Recruitment Solutions **seleccionamos para importante empresa internacional un/a **Executive Assistant con inglés bilingüe **para dar soporte a Dirección General por un proyecto temporal hasta final de 2023 aproximadamente. Contratación directa con la empresa. **Entre sus...