Office Manager

hace 2 semanas

Barcelona, España Ocado Group A tiempo completo

**Ocado Technology is building the next-generation grocery ecommerce suite that´s changing the way the world shops.**

At Ocado Technology, we're an ambitious global company completely transforming the way the world shops with our cutting-edge AI, ML and robotic technology. With our retail partners spanning the globe, there's a huge amount of growth and opportunity.

The e-commerce stream plays a key role in offering frictionless, convenient, and hyper-personalised shopping experiences for millions of global users across multiple platforms, in different regions, languages, currencies, and more.

About the role

This is an exciting opportunity to be part of an international company which is constantly growing and breaking new boundaries. You will be working with a large number of people and teams all finding their feet in a new centre and as such will need to be flexible, and adaptable. Ocado Technology Barcelona is growing quickly and you will be key to that growth. You will report to the Centre Lead of Ocado Technology Barcelona.

**Responsibilities**:
Your primary responsibility is to improve the employee experience at Ocado Technology with a strong focus on the office which constitutes a key welcoming and pleasant environment for our employees and visitors; a productive place where they enjoy spending their time. The responsibility also includes providing support to our remote colleagues, ensuring we provide the support they need to achieve their tasks. Amongst other things, you will be expected to:

- On-site and remote employee relations support to managers and employees.
- Coordinate both reception and security team to provide a smooth experience for our employees and visitors to the office.
- Ensure that our facilities within the office are all functioning to a good standard.
- Help to improve the hybrid ways of working at Ocado Technology.
- Manage our external providers: These may vary over time as the needs of the company might change but it includes cleaning, health and safety, facility management, furniture and office material.
- Negotiate contracts and manage suppliers for service providers.
- Purchase groceries, stationary and other ad-hoc items, keeping the purchases within budget, ensuring company purchasing processes are adhered to and an audit trail is maintained.
- Provide administrative support to employees for travel booking and training both for our employees, and for employees from other parts of Ocado Technology visiting Barcelona.
- Facilitating and assisting the Barcelona central team (finance, technical support, people, recruitment, and communications) to help them to achieve their goals with a special focus on onboarding new employees.
- Ad-hoc collaboration with other international central functions when required. Such as learning and development teams or other business support areas.
- Manage temporary accommodation provision for overseas visitors.
- Follow office administration and purchasing processes (while looking for areas and tools to improve).
- Perform various duties prioritising according to business needs.
- Coordinate events for Ocado Technology Barcelona, including townhalls, stream meetings and summer and Christmas parties.

You may be asked to perform tasks as required by management deemed as a reasonable request. This job description is a summary of the typical functions of the role, not an exhaustive or comprehensive list of possible role responsibilities, tasks and duties..

What we would like to see:

- Excellent written and verbal communication skills (English & Spanish).
- A customer-focused mindset and dynamic person.
- Excellent stakeholder management, relationship building and networking skills.
- Willingness to develop and experience in Office Management (e.g. budgets, managing providers, running an office, assisting senior management).
- A champion of the culture of Ocado Technology.
- Comfortable communicating with different sizes of groups of people.
- Self-motivated, able to deliver under deadlines and multi-task under pressure.
- Highly organised and resilient with an eye for detail.
- Strong organisational skills, with the ability to prioritise.
- Able to successfully work autonomously and in a team environment.
- Experience working for an international, matrixed organisation preferred.
- A proactive, pragmatic and creative approach to problem solving and developing new processes.

Desirable:

- No specific qualifications are required, though a degree in Business Administration, Accounting or any related field would be an advantage.
- Excellent written and verbal communication skills in Catalan.
- Experience working in a similar role in a tech company.

**Get to know us**:

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    Adecco selecciona para importante grupo inmobiliario especializado en la promoción de edificios corporativos en régimen patrimonial un/a office manager. La empresa está ubicada en Barcelona (zona Sarrià-Sant Gervasi). ¿Tienes experiencia como office manager? ¿Tienes nivel C de catalán? ¡Esta es tu oportunidad!Funciones...

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    Barcelona, España SD Worx A tiempo completo

    SD Worx is a leading European provider of Payroll & HR services with global reach. We have offices in Europe and an office in Mauritius. Our goal? We bring people solutions to life. So, companies of any size can turn Human Resources into a source of value for the business and the people in it. Our people solutions span the entire employee journey, from...

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