Executive Assistant

Encontrado en: beBee S ES - hace 1 mes

Madrid, España Sony Pictures Entertainment A tiempo completo

The role aims at providing support to the Managing Director of our Spanish Releasing activities and to all other internal teams as appropriate: Sales, Marketing, Dubbing, Finance and external partners, especially local productions.

What you'll do:

General Responsibilities:

  • Act as the first point of contact for the Managing Director: monitor and filter incoming telephone calls, emails and correspondence.

  • Perform all the bookings of required meetings for MD, plan and organize events when required (local, corporate ones, Sony annual events).

  • Coordinate closely with colleagues to arrange for regular calls and meetings between managers.

Travel Reservations:

  • Ensure business trips are booked in a timely manner to secure best rates and secure relevant approvals are received before each trip using the company travel agency.

  • Apply for entry visas and make sure all logistics and legal documents are available before travel dates.

  • Assist staff and clients with their local booking reservations in addition to tour suggestions.

  • Manage Travels & Expenses, using internal tools (Ariba, Concur): Request travel authorization, expense reports preparation and follow up.

  • Prepare expenses reimbursements after receiving the related approvals.

Business Support:

  • Manage and organize screening room and meeting rooms agenda and maintenance.

  • Input annual events and all releases in our system (Interplan): pictures’ release details (release dates, GBO and Revenue estimates, screen counts, prints costs, Territory Title Analysis, Official Release Target from information provided by MD & Sales Director.

  • Run reports from different internal and external systems, mainly DEX (Spirit world) and Rentrak (Comscore) to update estimates in Interplan timely and accurately or to provide data to the teams.

  • Preparation and follow-up of internal business documents (line-up comps, multi-year calendar and events, etc), chain rights letters, uplift analysis.

  • Local Pick-ups:

  • Assistance with local producers.

  • Follow-up of Distribution Agreements, alongside with local lawyer and Home Office, from short form drafts to long form executed agreements.

  • Upload and follow-up in Royalty Contracts sharepoint.

  • Projected revenue analysis reports.

  • Overall data: status, rights, conditions, costs, results, financial plans, files, etc.

  • Request the creation and follow-up of every local pick-up in the different company systems (Interplan, GPMS, etc.).

  • Work with other divisions in the completion of the picture delivery and the available rights.

  • Chek of international rights on pictures for different purposes.

What you have:

  • Fluent in English

  • Educated to minimum undergraduate degree level

  • Ideally 1-2 years’ experience in a media environment

  • Strong IT skills, in particular Excel (pivot tables, formula), word, PowerPoint and must be confident learning new systems and AI

  • Highly numerate with excellent attention to all details

  • Able to provide information in a useable form and on a timely basis to others who need to act on it

  • Proactive, flexible and adaptable

  • Good communication skills: able to express ideas, thoughts and concepts clearly in writing

  • Team player who is willing and able to assist colleagues during busy periods

  • Demonstrate an effort to reach out, work and collaborate with resources outside the territory and region

If you require any reasonable adjustments with any part of the recruitment process, including the application or interview process, please contact us at uk-peopleandorganisation@spe.sony.com. Please put Reasonable Adjustment Request in the subject line of the email.

Sony Pictures Entertainment is committed to equal opportunity in all its employment practices, policies and procedures. No worker or potential worker will therefore receive less favourable treatment due to their race, age, creed, sexual orientation, colour, nationality, ethnic origin, disability, religion, gender, marital status or Trade Union membership (if applicable).

#li-td1

Sony Pictures Entertainment is an equal opportunity employer. We evaluate qualified applicants without regard to race, color, religion, sex, national origin, disability, veteran status, age, sexual orientation, gender identity, or other protected characteristics. To request an accommodation for purposes of participating in the hiring process, you may contact us at SPEAccommodationAssistance@spe.sony.com.

  • Executive Assistant

    hace 2 días

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División **Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, **seleccionamos para importante empresa internacional **un/a Executive Assistant con inglés c1, valorable alemán. **Entre sus funciones**: Soporte al Director General Organización de viajes, reuniones, reservas Liquidación de gastos Filtro de llamadas Gestión de...

  • Executive Assistant

    hace 2 días

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona selecciona dará soporte al CEO de la compañía y realizará las siguientes tareas: - Gestión de agendas - Organización de reuniones, viajes y desplazamientos - Seguimiento de agenda y de la marcha de los proyectos - Elaboración de notas de gastos - Recepción y filtro de llamadas nacionales e internacionales y atención de visitas - Soporte...

  • Executive Assistant. Inglés C1

    hace 2 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en un importante Despacho de Abogados ubicado en el centro de Madrid, tu misión principal será realizar tareas administrativas y de soporte al equipo. **Responsabilidades clave**: - Gestionar agendas y organización de viajes - Formateo de documentación - Facturación -...

  • Executive Assistant. Nivel de Inglés C2

    hace 2 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte a cargos directivos y funciones de gestión diaria de la oficina. **Responsabilidades clave**: - Gestión de agendas complejas y cambiantes - Organización...

  • Executive Assistant. Nivel de Inglés C2

    hace 7 días

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte a cargos directivos y funciones de gestión diaria de la oficina. **Responsabilidades clave**: - Gestión de agendas complejas y cambiantes - Organización...

  • Executive Assistant

    hace 9 horas

    Madrid, España Dopp A tiempo completo

    **Descripción**: Desde Dopp Executive Search buscamos un/a Executive Assistant para importante compañía Multinacional líder en su sector, con base en Madrid. En dependencia de la Presidencia de la compañía, sus principales funciones serían las siguientes: - Gestión impecable de una agenda exigente. - Anticipación y gestión de los conflictos de...

  • Executive Assistant con Inglés

    hace 7 días

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones: - Gestión de agendas - Organización de viajes (Importante tener experiência gestionando viajes sin agencia)d - Llamadas - Reuniones y salas - Funciones de recepción - Soporte administrativo - Archivo y documentación Buscamos perfil de Executive Assistant con nível de inglés...

  • Executive Assistant con Inglés C1

    hace 1 día

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones: - Gestión de agenda - Organización de viajes - Control de gastos - Registro de horas - Presentaciones - Preparación de dossieres e impresion y escaneo de documentación - Envío y seguimiento de facturas - Seguimiento de acciones a cliente Buscamos perfil de Executive Assistant...

  • Executive Assistant con Inglés C1

    hace 6 días

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones: - Gestión de agendas - Organización de viajes - Presentaciones y house style de documentación - Seguimiento y envío de facturas - Notas de gastos - Gestión y archivo de documentación legal Buscamos perfil de Executive Assistant con nível de inglés muy alto|Importante...

  • Executive Assistant para CEO

    hace 1 día

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Coordinar y organizar la agenda del CEO a nível ejecutivo y personal. - Preparar y revisar documentos y presentaciones. - Facilitar la comunicación entre el CEO y otros departamentos. - Organizar reuniones y eventos corporativos. - Manejar correspondencia. - Organización de viajes. - Pedidos y suministros de la oficina. Executive Assistant con ganas de...

  • Executive Assistant. Inglés C1

    hace 7 días

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Sobre la posición: Como Executive Assistant tu misión principal será dar soporte a miembros del comité directivo. Tus responsabilidades principales serán: - Gestión de agendas - Organización de viajes - Reporte de gastos - Preparación y asistencia a reuniones - Soporte a la gestión de la oficina - Tareas administrativas derivadas de la...

  • Executive Assistant

    hace 9 horas

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Funciones: - Mantener la agenda del ejecutivo y asistir en la planificación de citas, reuniones, etc. - Asistir a reuniones y escribir informes - Recibir y filtrar llamadas telefónicas - Trato con proveedores y clientes - Mantener la agenda y planificación de citas, reuniones a nível profesional y personal - Atención a las visitas - Gestionar y...

  • Executive Assistant de Comité Dirección. Inglés

    hace 7 días

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la** División de Assistant & Executive Support** de **LHH Recruitment Solutions**, seleccionamos para importante multinacional un/a **Executive Assistant con inglés C1** para dar soporte al Comité de Dirección. **Entre sus funciones**: Gestión de agendas complicadas y cambiantes Organización de viajes y reservas, a nível nacional e...

  • Executive Assistant to CEO. Inglés C2

    hace 2 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en una importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte directo al CEO de la compañía. **Responsabilidades clave**: - Dar soporte directo a CEO - Gestión agenda compleja y cambiante - Organización de...

  • Executive Assistant con Portugués Nativo, Español

    hace 7 días

    Madrid, España Hays A tiempo completo

    **Tu nueva empresa** Desde Hays nos encontramos en la búsqueda de un/a Executive Assistant con portugués nativo, español a nível bilingüe e inglés intermedio para una multinacional ubicada en Madrid Norte. **Tu nuevo puesto** - Gestión de las agendas de España y Portugal de dos directivos. - Redacción de informes y propuestas en portugués. -...

  • Executive Assistant de Comité Dirección. Inglés C1

    Encontrado en: beBee S ES - hace 3 semanas

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División de Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para importante multinacional un/a Executive Assistant con inglés C1 para dar soporte al Comité de Dirección. Entre sus funciones: Gestión de agendas complicadas y cambiantes Organización de viajes y reservas, a nivel nacional e internacional Gestión de...

  • Executive Assistant de Comité Dirección. Inglés C1

    Encontrado en: beBee S ES - hace 4 semanas

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División de Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para importante multinacional un/a Executive Assistant con inglés C1 para dar soporte al Comité de Dirección. Entre sus funciones: Gestión de agendas complicadas y cambiantes Organización de viajes y reservas, a nivel nacional e internacional Gestión de...

  • Executive Assistant. Inglés C2

    hace 7 días

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición como Executive Assistant en una importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será dar soporte a cargos directivos y realizar funciones de gestión diaria de la oficina. **Responsabilidades clave**: - Mantener relaciones con clientes, inversores,...

  • Executive Assistant

    Encontrado en: Talent ES C2 - hace 2 semanas

    Madrid, España Amazon EU SARL (Spain Branch) - C16 A tiempo completo

    The Worldwide Amazon Stores organization is looking for an Executive Assistant who wants to work in a fast-paced, exciting, and growing organization. We are looking for someone to support three Directors on our ES AMZL team in Madrid, Spain.Brief Description of your Organization and/or TeamThis Executive Assistant will be responsible for handling...

  • Executive Assistant Part-time

    hace 9 horas

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Dará soporte a los directivos del fondo y sus funciones serán: - Atención y filtro de llamadas - Gestión del correo y la mensajería - Atención de visitas - Gestión de agenda y organización de reuniones - Organización de viajes - Elaboración de notas de gastos - Apoyo en la organización de la oficina, gestión de pedidos de papelería, material...