Executive Assistant

hace 3 semanas

Madrid, España Equinix A tiempo completo

Who are we?

Equinix is the world’s digital infrastructure company®, operating over 250 data centers across the globe. Digital leaders harness Equinix's trusted platform to bring together and interconnect foundational infrastructure at software speed. Equinix enables organizations to access all the right places, partners and possibilities to scale with agility, speed the launch of digital services, deliver world-class experiences and multiply their value, while supporting their sustainability goals.

A career at Equinix means you will collaborate on work that impacts the world and be surrounded by endless opportunities to learn new skills and grow in varied directions. We embrace diversity in thought and contribution and are committed to providing an equitable work environment that is foundational to our core values as a company and is vital to our success.

Executive Assistant

Job Summary

We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to provide comprehensive administrative support to the Managing Director. The ideal candidate will possess excellent communication skills, impeccable attention to detail, and the ability to thrive in a fast-paced environment. If you are a motivated individual with a passion for efficiency, professionalism, project management, event planning, and proficiency in English, we encourage you to apply.

Responsibilities

Meeting/Event Planning

Organize meetings, including scheduling, room reservations, and logistical arrangements

Support the executive in preparing presentations and other materials, ensuring accuracy and quality

Develop meeting agendas and ensure all necessary materials are prepared and distributed

Plan and coordinate special events, such as conferences, seminars, and team-building activities

Communications/Compliance

Maintain an organized filing system for important documents, reports, and correspondence

Prepare compelling presentations and ensure

Support the approvals process by preparing and distributing necessary documents

Screen and prioritize incoming communications, including emails, phone calls, and messages

Collaborate with other administrative staff and executive assistants to ensure seamless operations

Ensure compliance with company policies and procedures

Maintain strict confidentiality of sensitive information and handle it with utmost discretion

Special Projects

Coordinate and assist with special projects as assigned by the Managing Director

Conduct research and gather information on various topics as requested

Assist in the preparation and distribution of meeting materials, taking notes, and compiling meeting minutes as required

Create action plans with clear roles, responsibilities, and deadlines

Utilize project management skills to coordinate and track tasks and deadlines

Budget/Expense Management

Manage budgets and track expenses to ensure adherence to financial guidelines

Process expense reports and purchase orders accurately and in a timely manner

Calendar/Travel Management

Coordinate the Managing Director's calendar, including scheduling appointments, meetings, and travel arrangements

Arrange travel accommodations, including flights, accommodations, and transportation

Qualifications

Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other relevant software

Excellent organizational and time management skills, with the ability to prioritize tasks effectively

Strong verbal and written communication skills, with a keen eye for detail

Ability to work independently with minimal supervision and as part of a team

Discretion and professionalism when handling confidential information

Flexibility to adapt to changing priorities and deadlines

Background in project management is preferred

Equinix is committed to ensuring that our employment process is open to all individuals, including those with a disability. If you are a qualified candidate and need assistance or an accommodation, please let us know by completing this form.

Equinix is an Equal Employment Opportunity and, in the U.S., an Affirmative Action employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to unlawful consideration of race, color, religion, creed, national or ethnic origin, ancestry, place of birth, citizenship, sex, pregnancy / childbirth or related medical conditions, sexual orientation, gender identity or expression, marital or domestic partnership status, age, veteran or military status, physical or mental disability, medical condition, genetic information, political / organizational affiliation, status as a victim or family member of a victim of crime or abuse, or any other status protected by applicable law.

JR-144476

  • Executive Assistant

    hace 6 días

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División **Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, **seleccionamos para importante empresa internacional **un/a Executive Assistant con inglés c1, valorable alemán. **Entre sus funciones**: Soporte al Director General Organización de viajes, reuniones, reservas Liquidación de gastos Filtro de llamadas Gestión de...

  • Executive Assistant

    hace 6 días

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona selecciona dará soporte al CEO de la compañía y realizará las siguientes tareas: - Gestión de agendas - Organización de reuniones, viajes y desplazamientos - Seguimiento de agenda y de la marcha de los proyectos - Elaboración de notas de gastos - Recepción y filtro de llamadas nacionales e internacionales y atención de visitas - Soporte...

  • Executive Assistant. Nivel de Inglés C2

    hace 3 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte a cargos directivos y funciones de gestión diaria de la oficina. **Responsabilidades clave**: - Gestión de agendas complejas y cambiantes - Organización...

  • Executive Assistant

    hace 5 días

    Madrid, España Dopp A tiempo completo

    **Descripción**: Desde Dopp Executive Search buscamos un/a Executive Assistant para importante compañía Multinacional líder en su sector, con base en Madrid. En dependencia de la Presidencia de la compañía, sus principales funciones serían las siguientes: - Gestión impecable de una agenda exigente. - Anticipación y gestión de los conflictos de...

  • Executive Assistant con Inglés C1

    hace 5 días

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones: - Gestión de agenda - Organización de viajes - Control de gastos - Registro de horas - Presentaciones - Preparación de dossieres e impresion y escaneo de documentación - Envío y seguimiento de facturas - Seguimiento de acciones a cliente Buscamos perfil de Executive Assistant...

  • Executive Assistant para CEO

    hace 5 días

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Coordinar y organizar la agenda del CEO a nível ejecutivo y personal. - Preparar y revisar documentos y presentaciones. - Facilitar la comunicación entre el CEO y otros departamentos. - Organizar reuniones y eventos corporativos. - Manejar correspondencia. - Organización de viajes. - Pedidos y suministros de la oficina. Executive Assistant con ganas de...

  • Executive Assistant

    hace 5 días

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Funciones: - Mantener la agenda del ejecutivo y asistir en la planificación de citas, reuniones, etc. - Asistir a reuniones y escribir informes - Recibir y filtrar llamadas telefónicas - Trato con proveedores y clientes - Mantener la agenda y planificación de citas, reuniones a nível profesional y personal - Atención a las visitas - Gestionar y...

  • Executive Assistant

    hace 4 días

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Funciones: - Atención telefónica, filtro de llamadas, gestión centralita y salas de reuniones. - Gestión de agenda del presidente de la compañía. - Gestión y organización de viajes. - Organización de viajes personales del presidente de la compañía. - Gestión de agenda personal del presidente de la compañía. - Gestión de la mensajería. -...

  • Executive Assistant to CEO. Inglés C2

    hace 3 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en una importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte directo al CEO de la compañía. **Responsabilidades clave**: - Dar soporte directo a CEO - Gestión agenda compleja y cambiante - Organización de...

  • Executive Assistant de Comité Dirección. Inglés C1

    hace 3 semanas

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División de Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para importante multinacional un/a Executive Assistant con inglés C1 para dar soporte al Comité de Dirección. Entre sus funciones: Gestión de agendas complicadas y cambiantes Organización de viajes y reservas, a nivel nacional e internacional Gestión de...

  • Executive Assistant to CEO. Inglés C2

    hace 3 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición como Executive Assistant tu misión principal será dar soporte al CEO de una compañía multinacional ubicada en el centro de Madrid. **Funciones principales**: - Gestión de agenda - Organización de reuniones internas y externas - Gestión de viajes y sus correspondientes requisitos -...

  • Executive Assistant

    hace 3 semanas

    Madrid, España Amazon EU SARL (Spain Branch) - C16 A tiempo completo

    The Worldwide Amazon Stores organization is looking for an Executive Assistant who wants to work in a fast-paced, exciting, and growing organization. We are looking for someone to support three Directors on our ES AMZL team in Madrid, Spain.Brief Description of your Organization and/or TeamThis Executive Assistant will be responsible for handling...

  • Executive Assistant Part-time

    hace 5 días

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Dará soporte a los directivos del fondo y sus funciones serán: - Atención y filtro de llamadas - Gestión del correo y la mensajería - Atención de visitas - Gestión de agenda y organización de reuniones - Organización de viajes - Elaboración de notas de gastos - Apoyo en la organización de la oficina, gestión de pedidos de papelería, material...

  • Executive Assistant

    hace 5 días

    Madrid, Madrid, España Fyte A tiempo completo

    Seleccionamos para importante multinacional española, un/a Executive Assistant que trabajará en el equipo de un miembro del Comité de Dirección.Principales funciones:Gestión, coordinación y organización proactiva de agendas complejas.Programación de reuniones, viajes, y eventos asegurando el cuidado de todos los detalles y haciendo las gestiones...

  • Junior Executive Assistant

    hace 5 días

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona seleccionada dará soporte a Alta Dirección de la compañía y gestionará las siguientes funciones: - Soporte a la asistencia de dirección - Atención y filtro de llamadas - Gestión de agendas de dirección y parte del equipo - Organización de viajes, eventos y reuniones - Gestión del correo electrónico y mensajería - Elaboración de...

  • Executive Assistant Bilingüe para Alta Dirección

    hace 23 horas

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona seleccionada realizará las siguientes funciones: - Agenda del Director Corporativo - Organización de viajes - Soporte en reuniones - Filtro de llamadas - Organización de eventos - Preparación de reportes y presentaciones - Implementación de proyectos - Otras funciones administrativas Asistente ejecutiva con inglés 5-7 años de...

  • Executive Assistant

    hace 5 días

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División de **Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions**, seleccionamos para importante VP de una gran multinacional un/a **Executive Assistant con inglés C1.** **Entre sus funciones**: Soporte a VP de Iberia & LATAM Gestión de agenda, nacional e internacional. Logística de viajes y gestión de reservas Preparación de...

  • Executive Assistant Junior

    hace 2 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Excelente oportunidad laboral como Executive Assistant junior para un prestigioso fondo de inversión ubicado en la zona centro de Madrid **Sobre la posición**: Como Executive Assistant de la compañía, tu misión principal será dar soporte al equipo de inversión compaginando las tareas propias del rol de Assistant con la gestión del Front Office de un...

  • Bilingual Executive Assistant

    hace 5 días

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    About the position: As Executive Assistant your mission will be to support the management team and assist with the coordination and management of all company projects. **Your main functions will be**: - Agenda management: travel and meetings organisation, nationally and internationally. - Preparation of presentations, reports and briefings. - Event,...

  • Executive Assistant to CEO

    hace 2 días

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Excelente oportunidad laboral como Executive Assistant para una reconocida empresa multinacional ubicada en la zona norte de Madrid. **Sobre la posición**: Como Executive Assistant del CEO de la compañía, tu misión principal será encargarte de la gestión y de los proyectos en los que esté involucrado así como la organización integral de su agenda,...