Asistente y Office Manager

hace 5 días

Barcelona, Barcelona, España CMV Architects A tiempo completo

Nos encontramos en la búsqueda de un/a candidato/a para el puesto de asistente personal y office manager de la oficina de Barcelona.

La principal responsabilidad de la posición será garantizar la eficiencia en la gestión de la oficina, manejando la comunicación interna y externa de forma proactiva, así como también siendo la primera cara de la empresa para clientes y proveedores. La persona seleccionada deberá ser capaz de brindar un apoyo integral tanto a la dirección como al equipo.

Requisitos:

  • Nos orientamos a una persona con formación universitaria (preferentemente en Administración de Empresas, Comunicación, o afines) y al menos 5 años de experiencia en posiciones similares.
  • Ms Office Avanzado (Word, Excel, PowerPoint).
  • Inglés avanzado (oral y escrito).
  • Sólidas habilidades organizativas, confidencialidad, atención a los detalles y la capacidad de anticipar y dar respuesta ágilmente a las necesidades requeridas.
  • Actitud proactiva, organizada y con capacidad de gestión.
  • Habilidades de comunicación efectiva, tanto escrita como oral.
  • Experiencia trabajando en entornos dinámicos y cambiantes.
  • Persona autónoma, orientada a resultados capaz de manejar múltiples tareas y trabajar bajo presión.

Funciones:

  • Garantizar el correcto funcionamiento de nuestras oficinas, proveyendo el apoyo logístico y administrativo necesario.
  • Asegurar que los suministros de oficina estén siempre disponibles y realizar pedidos cuando sea necesario.
  • Coordinar con proveedores externos (limpieza, seguridad, catering, etc.) para garantizar el correcto funcionamiento de los servicios.
  • Gestionar correspondencia, documentos y archivos de la oficina.
  • Organizar y coordinar reuniones, eventos y viajes de la empresa.
  • Elaborar y gestionar el presupuesto operativo de la oficina.
  • Controlar los gastos relacionados con el mantenimiento, servicios y suministros.
  • Negociar con proveedores para optimizar costos y asegurar la mejor calidad en los servicios.
  • Coordinar la llegada de nuevos empleados, gestionando su espacio de trabajo y acceso.
  • Gestionar y coordinar la agenda de dirección
  • Ejercer de interlocutor de la dirección
  • Preparar informes, presentaciones y documentos ejecutivos.
  • Supervisar la correspondencia y comunicación en nombre de presidencia (mailing, atención telefónica, etc.).

Ofrecemos:

  • Posibilidades de crecimiento y aprendizaje continuo.
  • Autonomía para aportar ideas y mejorar procesos internos.
  • Oficinas en el centro de Barcelona
  • Horario: De lunes a jueves de 9:00h a 18:30h (con 1 hora de descanso para comer) y los viernes de 9:00h a 15:30h.

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