French Speaking Office Manager

Xplore Marketing est une agence de marketing digital BtoB créé fin 2020. Nous travaillons principalement pour des clients internationaux (France, UK, Hollande, Belgique et US) dans les domaines de l'IT, les nouvelles technologies, l'assurance, la finance, le bâtiment et l'industrie. Depuis 2025, nous sommes presents a Barcelone et Perpignan (20 personnes). Pour accompagner notre croissance, nous sommes a la recherche d'un(e) Office Manager pouvant supporter toute la partie back office de l'entreprise.

1. Finance & Comptabilité

Pour la France (Gestion Interne)

• Comptabilité générale : Saisie des factures fournisseurs, des notes de frais et des relevés bancaires sur votre logiciel comptable.
• Lettrage et rapprochement : Pointer les encaissements clients et s'assurer que chaque mouvement bancaire correspond à une pièce justificative.
• Déclarations fiscales : Préparation et dépôt de la TVA mensuelle et de la CVAE/CFE.
• Clôture annuelle : Préparation du dossier de révision pour l'expert-comptable (bilan/compte de résultat).
• Gestion de la trésorerie : Mise à jour d'un tableau de flux (cash-flow) pour anticiper les besoins financiers à 3 mois.

Pour l'Espagne (Interface avec le Cabinet)

• Collecte documentaire : Centraliser toutes les factures (gastos) et les transmettre mensuellement au cabinet espagnol via leur plateforme.
• Contrôle de conformité : Vérifier que les factures espagnoles respectent les mentions légales (NIF, IVA, etc.).
• Validation fiscale : Récupérer les remplis par le cabinet et vérifier que tout est correct.

Missions transverses (Clients & Achats)

• Facturation clients : Émission des factures selon les devis signés.
• Recouvrement : Suivi rigoureux des balances âgées et relances (douces puis fermes) des impayés dans les deux langues.

2. Ressources Humaines (France & Espagne)

Administration du personnel

Paie :
France :
Préparation des variables (primes, tickets restos, transports) et édition des bulletins (ou lien avec un logiciel de paie).

• Espagne :
  Envoi des variables (primes, bajas/altas) au cabinet pour l'édition des "nóminas".
• Contrats : Rédaction des contrats de travail et avenants (en lien avec des conseils juridiques si besoin).
• Gestion du temps : Suivi des congés payés et des absences/maladies.
• Obligations légales : Mutuelle (France) / Assurance accidents (Espagne), médecine du travail dans les deux pays, affichage obligatoire.

Développement RH

• Recrutement : Rédaction des annonces, tri des CV, premier entretien téléphonique de pré-sélection pour vous faire gagner du temps.
• Onboarding : Création d'un "Livret d'accueil" commun qui explique le fonctionnement de l'agence (outils, horaires, culture, lexique franco-espagnol).
• Formation : Gestion des budgets de formation (OPCO en France / Fundae en Espagne).
• Évaluations : Organisation des entretiens annuels et suivi des objectifs.

3. Gestion Administrative & Services Généraux

• Gestion des bureaux : Gestion des fournitures, entretien des locaux sur les deux sites.
• Process internes : Optimisation des outils RH.

4. Profil Recherché

• Expérience : 3 à 5 ans sur un poste similaire (Office Manager, Assistant(e) de Direction ou Gestionnaire PME).
• Langues : Français et Espagnol courants impératifs. L'anglais est un plus pour le secteur de la com.
• Compétences techniques : * Maîtrise de la comptabilité française (logiciels type Sage, Pennylane, ou Cegid).
• Aisance avec les outils digitaux
• Qualités personnelles : Polyvalence : Passer d'un sujet RH à un tableau Excel financier ne vous fait pas peur.
• Autonomie : Vous savez prioriser les urgences sans supervision constante.

5. Ce que nous offrons

• 28,000 à 32,000€ brut par an prorata temporis
• 10€ de tickets restaurants par jour de bureau
• Télétravail lundi et vendredi
• 3 semaines par an de télétravail supplémentaires
• Mutuelle d'entreprise