Logistic Coordinator

**Logistic Coordinator MTSP / Sitges, Barcelona**

In order to support its growth, MTSP is looking for a **Logistic Coordinator**, based in Sitges (Barcelona area).

Reporting to the Business Manager, you will ensure the smooth coordination of Sales administration, logistics, and customer deliveries, while collaborating closely with Field sales, customers, third-party logistics partners, and internal departments.

**Your main responsibilities will include**:
**Pre-Sales Administration**:

- Record orders in collaboration with the sales teams in the field
- Track orders in the ERP system
- Maintain customer relations from order placement to delivery of goods (file tracking, disputes, delivery, etc.)
- Update administrative data relating to customers
- Manage customer invoicing, invoice verification, archiving, and filing
- Help monitor customer payments in collaboration with the finance department
- Diagnose dispute situations and assist customers and/or direct them according to their requests
- Respond to all internal or external requests relating to customer files

**Stock & logistics coordination**:

- Review stock needs and place replenishment orders
- Ensure proper operations of the 3PL provider (storage, handling, flows)
- Organize shipments of finished products with carriers
- Monitor deliveries, ensuring compliance with deadlines and service quality
- Send daily summary reports of finished orders to carriers
- Anticipate and manage customer claims regarding deliveries
- Act as the interface between carriers, customers, sales representatives, and accounting
- Coordinate with production for proper handling of orders
- Prepare delivery notes and ensure correct parcel delivery within agreed deadlines
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Maytronics Spain & Portugal SL (MTSP) es una filial de Maytronics Ltd, que opera a nível mundial. MTSP es el proveedor líder de robots limpiafondos y soluciones de tratamiento de agua para aplicaciones residenciales y comerciales. Con sede en Sitges, Barcelona (España), MTSP cuenta con un equipo nacional de ventas, marketing y gestión. MTSP es una empresa en rápido crecimiento que ha adoptado una estrategia de “Go to Market” para capitalizar sus éxitos pasados y lograr una importante cuota de mercado.

Con el fin de apoyar su crecimiento, MTSP busca un/a **Coordinador/a logístico/a**, con base en Sitges (área de Barcelona).

Reportando al Business Manager, garantizarás la correcta coordinación de la administración de ventas, la logística y las entregas a clientes, colaborando estrechamente con el equipo de ventas de campo, los clientes, los socios logísticos externos (3PL) y los departamentos internos.

**Tus principales responsabilidades incluirán**:
**Administración pre-venta**:

- Registrar pedidos en colaboración con los equipos comerciales en el terreno
- Hacer el seguimiento de pedidos en el sistema ERP
- Mantener la relación con los clientes desde la entrada del pedido hasta la entrega de la mercancía (seguimiento de expedientes, incidencias, entrega, etc.)
- Actualizar los datos administrativos relacionados con los clientes
- Gestionar la facturación a clientes, verificación de facturas, archivo y clasificación
- Colaborar con el departamento financiero en el seguimiento de los pagos de clientes
- Diagnosticar situaciones de disputa y asistir a los clientes y/o redirigirlos según sus solicitudes

**Coordinación de stock y logística**:

- Revisar las necesidades de stock y realizar los pedidos de reposición
- Garantizar el correcto funcionamiento del proveedor 3PL (almacenaje, manipulación, flujos)
- Organizar los envíos de productos terminados con los transportistas
- Supervisar las entregas, asegurando el cumplimiento de plazos y la calidad del servicio
- Anticipar y gestionar reclamaciones de clientes relacionadas con las entregas
- Actuar como enlace entre transportistas, clientes, representantes de ventas y administración
- Coordinarse con producción para asegurar la correcta gestión de los pedidos
- Preparar albaranes y garantizar la entrega de pedidos en los plazos acordados

**Requirements**:
**Profile and requirements**:

- Degree in Logistics, Supply Chain Management, or a related field
- Minimum 3 to 5 years of experience in logistics or supply chain role (junior profiles with strong motivation will also be considered)
- Previous experience working with 3PL providers is a plus
- Strong organizational skills, with the ability to manage multiple priorities and deadlines
- Team-oriented with strong communication and problem-solving skills
- Fluent in Spanish and ideally good level in English and/or French (spoken and written)
- Proficiency with ERP and transportation management systems (Priority knowledge is a plus)
- Occasional trips in other regions of Spain are possible

**Join us**

At Maytronics, collaboration, team spirit, closeness, excellence, innovation, customer focus, integrity and fairness are core values that our team lives by every day. We offer yo