Assistant de La Direction Générale Adjointe

Situé au cœur de la Normandie, le Département du Calvados, en charge des solidarités sociales et territoriales, est un acteur majeur de proximité au service des Calvadosiens. Avec ses 3 000 agents, le Département est le deuxième employeur du Calvados. Chaque année, plus de 150 personnes aux profils variés sont recrutées sur la base de leurs compétences et de leurs savoir-être.

Vous rejoignez la Direction Générale Adjointe - Finances et Moyens (DGA FM) en qualité d’assistante de la directrice générale adjointe.
La DGA FM a pour mission de participer à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie budgétaire et financière du Département, de piloter la politique en matière de commande publique et de gérer l'offre de service aux directions en matière de performance de l'action publique.
La DGA FM comprend cinq grandes directions : la direction des finances, la direction des achats publics, la direction des bâtiments, la direction des assemblées et juridique ainsi que la direction des services numériques.

Placé(e) sous l’autorité de la directrice générale adjointe finances et moyens, vous apportez votre assistance en matière de secrétariat, gestion, communication, information et suivi de dossiers. Vous êtes en contact régulier avec les cadres de la Direction Générale Adjointe, le cabinet, les élus ainsi que les différents partenaires (DGFIP, SDIS,).
Ses fonctions sont partagées à hauteur de 60% environ auprès de la directrice générale adjointe et 40% en appui des directions de la DGA FM.

Activités
Missions en appui de la directrice générale adjointe
- Accueil physique et téléphonique en sachant prioriser selon le degré d’importance, d’urgence ;
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers ;
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions ;
- Relations quotidiennes avec les assistantes et secrétaires des autres directions générales adjointes, du cabinet et des élus ;
- Traitement et de la diffusion des informations ;
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement (électroniquement ou papier) et de l’archivage ;
- Réalisation des tâches de secrétariat : agenda de la DGA et des priorités, gestion des flux de documents entrants et sortants, organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous, mise en forme de documents (tableau, graphique, présentation PowerPoint,) ;
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions ;
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu ;
- Coordination des plannings de présence du comité de direction DGA FM ;
- Gestion et organisation des réunions internes et des rencontres de la DGA FM : comité de direction, réunions bilatérales avec chaque directeur, etc
- Recherche d’informations via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution ;

Missions en appui des directions
- Suivi des dossiers présentés aux instances de la collectivité:

- Commission permanente, assemblée départementale, commission ressources, comités techniquesen assurant le lien avec les différents services concernés. Appui à la commission d’appel d’offre ponctuellement ;
- Intégration des dossiers dans le logiciel Airdélib pour l’ensemble des directions et de la DGA, avec relecture, mise en forme, de manière à assurer la cohérence et le respect des délais internes ;
- Appui et assistance aux directeurs dans la relecture, la formalisation et la rédaction des notes, courriers, rapports
- Pour la Direction financière, appui sur deux missions : actualisation de la base tiers, publicité foncière ;
- Direction affaires juridiques et assemblées : appui sur deux missions : aide à la relecture des mémoires, Gestion des télérecours ;

Connaissances
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint,
- Capacité à utiliser les logiciels métiers spécifiques à la DGA (Grand Angle, Airdélib, )
- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
- Connaissances en comptabilité
- Maitrise orale et écrite de la langue française
- Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
- Rigueur, autonomie
- Sens de l’organisation
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Disponibilité
- Discrétion et devoir de réserve

Profil souhaité
- Cadre d’emploi des rédacteurs
- Niveau Bac à Bac+2