Facilities Assistant

9128 MEDA Pharma, S.L.

At VIATRIS, we see healthcare not as it is but as it should be. We act courageously and are uniquely positioned to be a source of stability in a world of evolving healthcare needs.

Viatris empowers people worldwide to live healthier at every stage of life.

We do so via:
Access - Providing high quality trusted medicines regardless of geography or circumstance;
Leadership - Advancing sustainable operations and innovative solutions to improve patient health; and
Partnership - Leveraging our collective expertise to connect people to products and services.

Todos los días, aceptamos el desafío de marcar la diferencia y así es como el rol de Facilities Assistant tendrá un impacto:
El rol de Facilities Assistant nace tras la necesidad interna de dar soporte a nuestro departamento de servicios generales y recursos humanos, por ello la persona que estamos buscando es necesario que reúna dos requisitos esenciales: experiência previa en el rol y orientación a las personas.

Las responsabilidades claves para este rol incluyen:
Servicios generales y recepción:

- Atención telefónica, ocasionalmente se reciben llamadas en inglés que deberán gestionarse y derivarse a terceros.
- Atención de visitas externas e internas en la sede.
- Control de acceso de los empleados internos de la compañía y control de las visitas externas, asegurando la correcta aplicación de la LOPD y firma de visita.
- Coordinación de los servicios generales de la compañía (proveedores del agua, café, fruta, reciclaje, almacenamiento de documentación )
- Control y tramitación de facturas de proveedores de servicios generales y de recursos humanos (volumen de 40 facturas mensuales aproximadamente).
- Gestión de mensajería, pedidos de material, pedidos de papelería.
- Supervisión del mantenimiento general de la sede, estableciendo contacto con el servicio de mantenimiento cuando fuese necesario.
- Coordinación de los servicios generales de la compañía (proveedores del agua, café, fruta, reciclaje, almacenamiento de documentación )
- Control y tramitación de facturas de proveedores de servicios generales y recursos humanos.
- Coordinación y supervisión en la elaboración de los caterings semanales (viernes) de la compañía.
- Soporte en la creación de eventos corporativos (Reyes, San Isidro, San Juan, eventos de veranos, cena de Navidad, family day )
- Mantenimiento de la BBDD de grupos de distribución y contactos (Outlook).

Apoyo administrativo al departamento de RH:

- Organización de viajes nacionales e internacionales del departamento de RRHH.
- Control de Fichaje e incidencias.
- Recargas y control de Tickets restaurant y Tickets guardería y transporte.
- Gestión y derivación al departamento de RRHH de todos los currículums de terceros que lleguen por vía postal o en el buzón electrónico general.
- Gestión y coordinación de las salas de reuniones en la sede.
- Gestión de archivo, expedientes, formación
- Soporte a la fleet cordinator en gestiones de la flota de vehículos.

Viatris es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados recibirán la misma consideración para el empleo sin distinción de raza, nacionalidad, religión, edad, color, sexo, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, discapacidad o cualquier otra característica protegida por leyes, reglas o regulaciones locales, autonómicas o estatales.

At Viatris, we offer competitive salaries, benefits and an inclusive environment where you can use your experiences, perspectives and skills to help make an impact on the lives of others.

Viatris is an Equal Opportunity Employer.