Office Assistant

#SomosÁvoris ¿Te gustaría formar parte de una de las 100 mejores empresas para trabajar en España? En Ávoris Corporación Empresarial creemos en el poder del talento y en la importancia de las personas. Por eso, ponemos el bienestar, la formación continua y el desarrollo profesional en el centro de todo lo que hacemos. Este compromiso nos ha llevado a ser reconocidos por Forbes como una de las mejores empresas para trabajar en 2025, un logro que nace directamente de la valoración de nuestros propios equipos. Somos un grupo turístico líder, con más de 6.000 profesionales, que apuesta por la innovación, la diversidad y la colaboración como motores de crecimiento. Si quieres formar parte de un entorno dinámico, humano y en plena expansión, Ávoris es tu lugar. En esta ocasión, en BCO Congresos precisamos incorporar a un/a Office Assistant para la Oficina Central BCO Congress SL en Barcelona, responsable de la gestión integral de la Oficina Central en Barcelona, garantizando su correcto funcionamiento administrativo, logístico y organizativo en un entorno de trabajo ordenado y funcional. Trabajará en estrecha colaboración con la Dirección Operativa y los responsables de proyecto. Sus funciones específicas son: Responsabilidades Administración general: Mantener un entorno de oficina ordenado, funcional y representativo. Organizar y mantener archivos físicos y digitales (escáner, fotocopias, archivo, destrucción segura…). Apoyar en tareas administrativas puntuales solicitadas por el equipo o la dirección: entrada de datos, mantenimiento de hojas de cálculo, presentaciones, etc. Apoyo en la preparación de reuniones con clientes en la oficina: preparar material básico (impresiones, presentaciones, blocs de notas). Redactar comunicados internos simples, notas y recordatorios. Ayudar con la creación de etiquetas, carteles y señalización interna. Actualización de Intranet (SITE). Otros: activación roaming, seguros de viaje, apoyo en la organización y gestión de teambuilding, seguros viaje, convención, invitaciones a hoteles / actos sociales, etc. Gestión de Agenda y Organización: Coordinar/programar reuniones y citas. Reservas de las salas de reuniones. Gestionar el calendario general de la oficina (cumpleaños, eventos, festivos, vacaciones). Tomar actas básicas de reuniones si se le solicita. Coordinar eventos internos (comidas de equipo, celebraciones, cumpleaños, etc.). Organizar viajes y alojamientos para empleados, cuando sea necesario. Gestionar el listado de contactos internos y directorios del equipo. Recepción: Transferencia de llamadas a la persona/departamento correspondiente. Recepción/atención de visitas (o clientes) en la oficina. Coordinar mensajería y paquetería (envíos y recepciones). Suministros y Compras: Supervisar y reponer suministros de oficina (papelería, productos de limpieza, café, etc.). Mantener inventario de suministros y realizar pedidos según necesidad. Encargarse de compras menores o gestiones con proveedores locales. Realizar pequeñas gestiones externas (correos, papelerías, copisterías, etc.). Encargarse del control de la “caja chica” y de los pequeños gastos de la oficina. Soporte a la gestión de empleados/as: Onboarding: preparar los puestos de trabajo para nuevos empleados (control y asignación de los equipos de trabajo, material, acceso a internet, etc.). Apoyar en el seguimiento de asistencias, horarios, vacaciones, bajas y plazas de parking. Apoyar en tareas administrativas básicas relacionadas con RRHH (recogida de formularios firmados, entrega de nóminas en papel, altas/Bajas de empleados/as y correos etc). Apoyar en la búsqueda de personal y en la descripción del puesto de trabajo para anuncios de selección. Enlace para las personas en prácticas. Otros: mantener actualizado listín telefónico, gastos/tickets viajes de los empleados/as. Instalaciones y Servicios Generales: Reportar problemas técnicos/mantenimiento (informáticos, eléctricos, etc.). Coordinar la gestión de proveedores de servicios (limpieza, mantenimiento, soporte técnico externo). Verificar el correcto funcionamiento de los equipos de oficina (impresoras, cafetera, aire acondicionado, etc.). Llevar el control de garantías, contratos de servicio y suscripciones de oficina. Asegurar el cumplimiento de normas básicas de seguridad e higiene (botiquín, salidas de emergencia, etc.). Solicitar intervenciones especiales de limpieza (limpieza profunda, sustituciones por vacaciones). Colaborar con el equipo de IT para solicitar soporte en caso de problemas básicos. Requisitos Se valora experiencia previa de 3-5 años en gestión de oficinas y proyectos, desarrollando funciones de Office Management, Office coordination, Facility Management o similar. Ciclo formativo de grado superior: técnico Superior en Agencias de Viaje y Gestión de Eventos, técnico Superior Asistencia a Dirección, Administración/Finanzas, etc. Alto nivel de inglés tanto escrito como hablado. Competencias tecnológicas: Microsoft Office avanzado, Outlook, Google calendar, gestión de tareas y proyectos, herramientas de videoconferencia, etc. Capacidad de resolución de incidencias y gestión de imprevistos, empatía y orientación al servicio de cliente interno y externo, capacidad de comunicación. Se ofrece Contrato indefinido. Media jornada. Modalidad de trabajo: presencial con posibilidad de teletrabajo pasados unos meses. Proyección profesional en una empresa líder en el sector. Entorno de trabajo colaborativo, dinámico y comprometido. Beneficios exclusivos por formar parte del grupo empresarial Ávoris. Ávoris pone a tu disposición productos y servicios de viajes, deporte, ocio, etc., con descuentos y condiciones especiales por ser empleado/a. #J-18808-Ljbffr