Executive Assistant
hace 2 meses
As a Executive Assistant, you will provide assistance to Integrated Talent Management Leadership Team.
You will serve as the primary point of contact for internal and external contacts on all matters pertaining to those they support including Senior Leadership team.
The person should have strong self-drive, good communication and administrative skills.
You will also be highly responsive and proactive, self-disciplined and possess an overall great positive attitude.
The role of the Executive Assistant is to free your stakeholders’ time from organizing and administrative tasks and to ensure an efficient and most effective time management of their schedule.
The responsibilities include:
- High quality, effective and proactive administrative and business support to the Head of ITM
- Handle matters expeditiously, with high accuracy and follows-through on projects to successful completion, often with deadline pressures.
- Handle confidential information and maintain the security of the executive's records and files.
- Facilitate smooth communications between the executives, departments, other assistants, employees, external parties and customers.
- Responsible for sending out communications, cascading of announcements, reports & highlights and writing of correspondence.
- Travel organization (flights, car, accommodation, visas, expense reports, etc.) with high level of accuracy.
- Arrange Department events, site activities and team off-sites meetings.
- Support of introduction process for new Management Team Members.
- Management of security issues: single point of contact for the security team onsite (coordination of evacuation exercises, accesses to building & restricted areas, parking).:
- Organize sessions, events, and other activities for the purpose of information sharing and increased employee dialogue across the function.
- Travel organization (flights, car, accommodation, visas, expense reports, etc.) with high level of accuracy.
- Arrange Department events, site activities and team off-sites meetings
- Manage relationships, projects and processes with external partners as needed based on a pre-approved budget.
- Develop concepts and content for all-employee events and all-employee town halls to ensure coherent and consistent messaging that drives employee engagement
DESIRED PROFILE
- Bachelor degree
- English Proficient; Spanish is a nice to have
- Experience supporting C-suite executives
- Strong self-drive, good English, customer orientation
- Computer literacy including Microsoft Office suite is a must
- Experience handling multiple tasks and administrative skills
- Team and project management experience
- Experience working with external vendors
- Able to work independently with demonstrated ability to be flexible, responsive and takes full initiative.
- Demonstrate strong interpersonal skills and comfortable working around senior management.
- Must be a team player, willing to help wherever needed.
- Proactive, resilient and able to work under pressure.
- Understanding of the importance of discretion.
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Executive Assistant
hace 6 meses
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoAgenda - Organización de viajes - Preparación de presentaciones - Organización de eventos de departamentos - Soporte administrativo Executive Assistant para dar soporte a Director de Departamento|Compañía ubicada en la zona norte de Madrid - Perfil con dilatada experiência dando soporte a Alta Dirección - Inglés muy alto (oral y escrito, se...
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Executive Assistant
hace 3 meses
Madrid, España Dopp A tiempo completo**Descripción**: Important company is searching for an Executive Assistant, based in Madrid. What will your responsibilities be? - Main support in the daily administrative functions of the business organisation. - Management of professional agenda. Calls, correspondence, trips, etc. - Business protocol. - Coordination of meetings and preparation of...
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Executive Assistant/ Personal Assistant con Inglés
hace 6 meses
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones: - Organización de viajes (disponibilidad para viajar ocasionalmente) - Organizar reuniones y asistir a las mismas tomando notas - Correspondencia y correo - Producción de documentos - Contactar con clientes, y otros directivos de la firma - Agenda Buscamos Asistente de alta...
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Executive Assistant
hace 6 meses
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoGestión y organización de agendas. - Organización de reuniones y gestión de salas de reuniones. - Gestión de viajes. - Gestión de visados. - Gestión de notas de gastos y organización de gastos de la dirección. - Correspondencia. - Redacción de informes. - Soporte en proyectos. - Tareas administrativas vinculadas al puesto. - Gestión de bases de...
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Executive/personal Assistant
hace 6 meses
Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición: Como Executive y Personal Assistant de Presidencia tu principal función será dar soporte al Presidente de una importante consultora estratégica ubicada en el centro de Madrid. **Tus responsabilidades principales serán**: - Gestión agenda compleja y cambiante - Organización de viajes internacionales - Organización de eventos en...
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Executive Assistant
hace 4 meses
Madrid, España Dopp A tiempo completo**Descripción**:Desde Dopp Executive Search buscamos un/a Executive Assistant para importante compañía Multinacional líder en su sector, con base en Madrid. En dependencia de la Presidencia de la compañía, sus principales funciones serían las siguientes:- Gestión impecable de una agenda exigente.- Anticipación y gestión de los conflictos de agenda,...
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Executive/Personal Assistant
hace 5 meses
Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición: Como Executive y Personal Assistant de Presidencia tu principal función será dar soporte al Presidente de una importante consultora estratégica ubicada en el centro de Madrid.**Tus responsabilidades principales serán**:- Gestión agenda compleja y cambiante- Organización de viajes internacionales- Organización de eventos en...
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Executive Assistant para CEO
hace 5 meses
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoCoordinar y organizar la agenda del CEO a nível ejecutivo y personal. - Preparar y revisar documentos y presentaciones. - Facilitar la comunicación entre el CEO y otros departamentos. - Organizar reuniones y eventos corporativos. - Manejar correspondencia. - Organización de viajes. - Pedidos y suministros de la oficina. Executive Assistant con ganas de...
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Executive Assistant De Comité Dirección. Inglés
hace 6 meses
Madrid, España Lhh A tiempo completoDesde la** División de Assistant & Executive Support** de **LHH Recruitment Solutions**, seleccionamos para importante multinacional un/a **Executive Assistant con inglés C1** para dar soporte al Comité de Dirección.**Entre sus funciones**:Gestión de agendas complicadas y cambiantesOrganización de viajes y reservas, a nível nacional e...
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Executive Assistant. Inglés C1
hace 5 meses
Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición: Como Executive Assistant tu misión principal será dar soporte a miembros del comité directivo. Tus responsabilidades principales serán: - Gestión de agendas - Organización de viajes - Reporte de gastos - Preparación y asistencia a reuniones - Soporte a la gestión de la oficina - Tareas administrativas derivadas de la...
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Executive Assistant de Comité Dirección. Inglés
hace 5 meses
Madrid, España LHH A tiempo completoDesde la** División de Assistant & Executive Support** de **LHH Recruitment Solutions**, seleccionamos para importante multinacional un/a **Executive Assistant con inglés C1** para dar soporte al Comité de Dirección. **Entre sus funciones**: Gestión de agendas complicadas y cambiantes Organización de viajes y reservas, a nível nacional e...
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Executive Assistant
hace 1 mes
Madrid, Madrid, España Antech Diagnostics A tiempo completoWe are seeking a highly organised and pet-loving Executive Assistant to support our leadership team at Antech Diagnostics. This role plays a pivotal part in ensuring the smooth and efficient operation of the executive office by managing schedules, communications, and administrative tasks.The ideal candidate will have professional language skills in English,...
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Spontanansökan - Executive Assistant
hace 2 meses
Madrid, España Inte Bara Post Bemanning A tiempo completoNu söker vi efter Executive Assistants till framtida uppdrag!Vi letar efter personer som vill utvecklas tillsammans med oss och våra kunder.Ta chansen och skicka en spontanansökan så gör vi allt för att hitta den perfekta tjänsten för just dig!Uppdragen vi erbjuder är både på heltid och deltid med potentiell start omgående.OM ROLLEN Detta är en...
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Executive Assistant. Inglés C2
hace 6 meses
Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición: Como Executive Assistant tu principal misión será dar soporte al Managing Director de una empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid. **Tus funciones principales serán**: - Gestionar los viajes y las reuniones mediante la elaboración de itinerarios y órdenes del día, reserva de transporte, organización del alojamiento y...
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Executive Assistant
hace 6 meses
Madrid, España LLYC A tiempo completo**SUMMARY** We are a global communications, public affairs and digital marketing consulting firm. We help our clients make strategic decisions within the disruptive and uncertain context in which we live, taking into account their reputational impact. We collaborate with them so that they can achieve their business goals, defend their social license to...
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Executive Assistant
hace 4 semanas
Madrid, España Santander A tiempo completo.Executive Assistant (Open Digital Services) Country: Spain Open Digital Services is a tech company with a unique culture, dedicated to creating innovative products for Santander Group Affiliates. Open Digital Services is part of the Retail & Commercial Division of Santander Group, one of the world's largest financial institutions and the Eurozone's leader....
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Executive Assistant Bilingue
hace 6 meses
Madrid, España Walters People A tiempo completoExcelente oportunidad laboral como Executive Assistant con inglés bilingue para una prestigiosa empresa internacional de primer nível **Sobre la posición**: Como Executive Assistant de la compañía, tu misión principal será dar asistencia al roles Directivos compaginando las funciones asociadas al rol con la gestión de tareas de soporte propias de un...
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Executive Assistant Bilingue
hace 6 meses
Madrid, España Walters People A tiempo completoExcelente oportunidad laboral como Executive Assistant con inglés bilingue para una prestigiosa empresa internacional de primer nível**Sobre la posición**:Como Executive Assistant de la compañía, tu misión principal será dar asistencia al roles Directivos compaginando las funciones asociadas al rol con la gestión de tareas de soporte propias de un...
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Executive Assistant. Inglés C2
hace 5 meses
Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición: Como Executive Assistant tu principal misión será dar soporte al Managing Director de una empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid.**Tus funciones principales serán**:- Gestionar los viajes y las reuniones mediante la elaboración de itinerarios y órdenes del día, reserva de transporte, organización del alojamiento y...
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Executive Assistant to CEO. Inglés C2
hace 6 meses
Madrid, España Walters People A tiempo completoAcerca del rol de Executive Assistant: En esta posición como Executive Assistant tu misión principal será dar soporte al CEO de una compañía multinacional ubicada en el centro de Madrid. **Funciones principales**: - Gestión de agenda - Organización de reuniones internas y externas - Gestión de viajes y sus correspondientes requisitos -...
