Assistente Administrativo

**Job Title**

Assistente Administrativo

**Organisation Levels**

mothers2mothers -> m2m Mozambique -> Operations

**Location**

Cabo Delgado - Cabo Delgado, MZ (Primary)

**Type of position**

Permanent

**Education**

Secondary / High School

**Closing Date**

A responsável primária desta posição consiste em dar apoio logístico e operacional geral ao escritório provincial provendo assistência ao Gestor de Provincial em questões gerais do escritório, incluindo o acompanhamento e orientação de questões de actividades relacionadas aos departamentos RH e Finanças quando solicitado. Além disso, será responsável por atender na recepção, prestar assistência nas actividades de rotina do escritório e manter todos os arquivos em ordem. Esta posição reporta ao Gestor de Provincial.

Administração e Programa (30%)
- Dar apoio logístico e operacional contínuo aos programas, incluindo administrativo;
- Coordenar itinerários de viagens, bilhetes de passagens aéreas, reservas de hotéis e ajudas de custos;
- Atender na recepção, prestar assistência nas actividades de rotina do escritório e manter todos os arquivos em ordem e fazer o devido encaminhamento de correspondências;
- Dar assistência na manutenção do escritório, equipamentos e reparações, conforme o necessário.

**Suporte a Sede (70%)**
- Dar todo e qualquer suporte necessário na coordenação de todas as funções laboral, administrativas e financeiras;
- Manter o controlo do stock de material de escritório e dar assistência na requisição de novos materiais e outras necessidades;
- Responsável pela gestão dos motoristas e veículos, pelo cronograma e itinerário dos motoristas, cartões de combustível, impostos e seguros anuais;
- Auxiliar a equipe de RH na administração de vários processos no que respeita ao recrutamento, Folhas de pontos (Timesheets) entre outras tarefas relativas com procedimento de RH
- Entrar em contacto com as entidades governamentais locais no que respeita a questões laborais e fiscais;
- Digitação geral, e distribuição da documentação e correspondência de RH aos colegas;
- Manter e atualizar as informações dos fornecedores e realizar verificações relevantes de antecedentes e verificações de legalidade e fraude;
- Garantir que o pagamento de débitos diretos sejam efectuados com base na documentação de suporte e registrados corretamente;
- Executar o relatório dos credores no final do mês;
- Executar que relatórios mensais de pagamento sejam produzidos para a análise do fluxo de caixa;
- Gestão e administração de caixa (pety cash);
- Preparar as reconciliações bancárias mensais

**Job Requirements**

**Qualificações e Experiência**:

- 12ª Classe, ou Ensino Técnico Médio
- Excelentes competências comunicativas, de gestão de tempo e escrita;
- Excelentes habilidades em informática (incluindo pacotes de contabilidade, Excel);
- Capacidade de trabalhar em equipa.

**Competências**:

- Conhecimento e experiência em administração, contabilidade e relações laborais,
- Competências de influência e interação com membros seniores;
- Capacidade de gerenciar tarefas concorrentes, priorizar tarefas que produzam um alto nível de saída de forma consistente;
- Conhecimentos sólidos em contabilidade;
- Com alto sentido de Integridade, profissionalismo e transparência.