Executive Assistant
hace 2 semanas
Indefinido
- Tiempo completo
- Híbrido (28000, Madrid, Madrid, España)
- Oficinas Centrales
**About Medivet**
- Founded in 1987, Medivet is a leading veterinary care provider, operating in the UK, Spain, Germany, and France with more than 500 branches and 27 state-of-the-art 24-hour veterinary hospitals. Medivet’s ambition is to be a leading player in Europe and the first choice for pet owners and veterinary professionals.
- Medivet is supported by CVC Capital Partners, one of the world's leading institutional investors with extensive experience in consolidation projects in numerous industries internationally.
- Since its foundation in 2019, Medivet Spain (formerly Grupo Veterinario Kitican) has experienced a rapid growth, both organic and through acquisition of new businesses. Medivet currently has more than 50 branches in Spain, being the vet group with the largest presence in the regions of Madrid, Alicante, and the Canary Islands.
**Key Responsibilities**
- Effective gatekeeping with a solid understanding of Executive’s priorities.
- Extensive multi-diary management, anticipating clashes, managing conflicting priorities of equal importance using judgement and negotiating skills. Ensuring productive use of the Executive’s time.
- Building internal and external relationships with Executives, colleagues and stakeholders.
- Co-ordinating Exec, SLT and Board Meeting agendas, collating Board packs and distributing pre-read materials.
- Providing pro-active meeting setup including logistics, venue, equipment and catering.
- Drafting correspondence, reports, spreadsheets and presentations to deadlines and agreed standards.
- Follow up with team members completion of key commitments highlighted by the key executives.
- Proofread correspondence, information and presentations for grammar, spelling and punctuation, with great accuracy.
- Support CEO as a translator when discussing with Spanish speakers.
- Proactively arranging complex and rapidly changing business travel, including flights, accommodation and ground transport, ensuring cost efficiencies.Preparing itineraries and ensuring the best use of the Executives time.
- Managing all corporate card transactions and expenses whilst adhering to the company policies and procedures.
- Managing the authorisation of legal documents ensuring witnessing and certification where required for completeness, ensuring confidentiality of all personal and corporate matters. This includes signing of documents approved by the key counterparties.
- Timely and accurately processing expense and mileage claims and verifying Executive Team’s expense claims and holiday requests for approval.
- Support HR in administrative tasks: Facilitating the onboarding of new staff members, interview setup, ordering IT equipment and co-ordinating and finalising Induction Programmes. Requesting material required by the department for group employees. (mobile phones, computers, etc.). Activation of telephone lines for new employees.
- Supporting the wider Exec Team with ad hoc administration requests and some diary assistance and travel.
- Managing office day to day functions - supplies/post, office suppliers (cleaning, etc.).
- Other administrative tasks supporting ops, marketing, HR, H&S and finance teams.
**Requirements**:
- Experience working as an Executive Assistant/PA in a fast-paced environment.
- Proven PowerPoint, Word and Excel experience.
- Ability to multi-task and prioritise tasks.
- Excellent time management skills and well-developed organisational skills.
- Thorough attention to detail.
- Self-motivated but able to work as a team or autonomously.
- Highly organised and capable of prioritising workload to deadlines without losing your eye for detail.
- Strong interpersonal skills - relationship building, team working, influencing skills.
- Flexible in working hours.
- High proficiency in English - preferably bi-lingual.
- Indefinido
- Tiempo completo
- Híbrido (28000, Madrid, Madrid, España)
- Oficinas Centrales
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Executive Assistant
hace 3 semanas
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada dará soporte a Alta Dirección de la compañía y gestionará las siguientes funciones: - Atención y filtro de llamadas - Gestión de agendas del Director y parte de su equipo - Organización de viajes, eventos y reuniones - Gestión del correo electrónico y mensajería - Elaboración de notas de gastos - Realización de...
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Executive/ofice Assistant
hace 2 semanas
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoSoporte a dos socios y gestión de la oficina Buscamos Executive/Office Assistant |para importante empresa internacional de gestión de inversiones - Experiência previa - Inglés C1/C2 Importante empresa internacional del sector de las inversiones - Salario Bruto Anual 30-35k Importante empresa de inversiones, busca para cubrir una baja por maternidad a...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada dará soporte a Alta Dirección de la compañía y gestionará las siguientes funciones:Atención y filtro de llamadas Gestión de agendas del Director y parte de su equipo Organización de viajes, eventos y reuniones Gestión del correo electrónico y mensajería Elaboración de notas de gastos Realización de presentaciones...
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Executive/ofice Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoSoporte a dos socios y gestión de la oficinaBuscamos Executive/Office Assistant |para importante empresa internacional de gestión de inversiones Experiência previa Inglés C1/C2Importante empresa internacional del sector de las inversiones Salario Bruto Anual 3035kImportante empresa de inversiones, busca para cubrir una baja por maternidad a un/a...
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Executive Assistant
hace 3 semanas
Madrid, Madrid, España Amadeus A tiempo completoWelcome to the Latest Job Vacancies Site 2024 and at this time we would like to inform you of the Latest Job Vacancies from the Amadeus with the position of Executive Assistant - Amadeus which was opened this.If this job matches your qualifications, please send your application directly through our latest Job site. Indeed, every job is not easy to apply...
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Executive Assistant
hace 2 meses
Madrid, Madrid, España Amadeus A tiempo completoWelcome to the Latest Job Vacancies Site 2024 and at this time we would like to inform you of the Latest Job Vacancies from the Amadeus with the position of Executive Assistant - Amadeus which was opened this.If this job matches your qualifications, please send your application directly through our latest Job site. Indeed, every job is not easy to apply...
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Executive Assistant
hace 2 semanas
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoAgenda - Organización de viajes - Preparación de presentaciones - Organización de eventos de departamentos - Soporte administrativo Executive Assistant para dar soporte a Director de Departamento|Compañía ubicada en la zona norte de Madrid - Perfil con dilatada experiência dando soporte a Alta Dirección - Inglés muy alto (oral y escrito, se...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoGestión y organización de agendas. Organización de reuniones y gestión de salas de reuniones. Gestión de viajes. Gestión de visados. Gestión de notas de gastos y organización de gastos de la dirección. Correspondencia. Redacción de informes. Soporte en proyectos. Tareas administrativas vinculadas al puesto. Gestión de bases de datos y CRM.Fondo de...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Jr Spain A tiempo completocol-wideJob Description:La persona seleccionada dará soporte a ALTA DIRECCIÓN y gestionará las siguientes funciones: Gestionar y mantener la agenda, incluyendo actualizaciones en el calendario, programación y control de citas, asegurando una gestión eficaz del tiempo. Coordinar viajes a nível nacional e internacional, incluyendo preparación de...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona selecciona dará soporte al CEO de la compañía y realizará las siguientes tareas:Gestión de agendas Organización de reuniones, viajes y desplazamientos Seguimiento de agenda y de la marcha de los proyectos Elaboración de notas de gastos Recepción y filtro de llamadas nacionales e internacionales y atención de visitas Soporte administrativo...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada tendrá las siguientes responsabilidades. Liderar agendas del CEO y equipo directivo. Atención y filtro de llamadas Organización y acondicionamiento de salas de reuniones Atención de visitas Gestión del correo y la mensajería Organización de viajes de todo el equipo Contacto con proveedores y realización de pedidos. (material...
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Executive Assistant/ Personal Assistant con Inglés
hace 2 semanas
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones: - Organización de viajes (disponibilidad para viajar ocasionalmente) - Organizar reuniones y asistir a las mismas tomando notas - Correspondencia y correo - Producción de documentos - Contactar con clientes, y otros directivos de la firma - Agenda Buscamos Asistente de alta...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoAgenda Organización de viajes Preparación de presentaciones Organización de eventos de departamentos Soporte administrativoExecutive Assistant para dar soporte a Director de Departamento|Compañía ubicada en la zona norte de Madrid Perfil con dilatada experiência dando soporte a Alta Dirección Inglés muy alto (oral y escrito, se realizarán pruebas)...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España LHH A tiempo completoDesde la División Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para importante empresa internacional **un/a Executive Assistant con inglés c1, valorable alemán.Entre sus funciones:Soporte al Director GeneralOrganización de viajes, reuniones, reservasLiquidación de gastosFiltro de llamadasGestión de proyectos...
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Executive Assistant
hace 2 semanas
Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoGestión y organización de agendas. - Organización de reuniones y gestión de salas de reuniones. - Gestión de viajes. - Gestión de visados. - Gestión de notas de gastos y organización de gastos de la dirección. - Correspondencia. - Redacción de informes. - Soporte en proyectos. - Tareas administrativas vinculadas al puesto. - Gestión de bases de...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoFunciones: Atención telefónica, filtro de llamadas, gestión centralita y salas de reuniones. Gestión de agenda del presidente de la compañía. Gestión y organización de viajes. Organización de viajes personales del presidente de la compañía. Gestión de agenda personal del presidente de la compañía. Gestión de la mensajería. Organización de...
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Executive/Personal Assistant
hace 1 mes
Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición: Como Executive y Personal Assistant de Presidencia tu principal función será dar soporte al Presidente de una importante consultora estratégica ubicada en el centro de Madrid.**Tus responsabilidades principales serán**:- Gestión agenda compleja y cambiante- Organización de viajes internacionales- Organización de eventos en...
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Executive/personal Assistant
hace 3 semanas
Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición: Como Executive y Personal Assistant de Presidencia tu principal función será dar soporte al Presidente de una importante consultora estratégica ubicada en el centro de Madrid. **Tus responsabilidades principales serán**: - Gestión agenda compleja y cambiante - Organización de viajes internacionales - Organización de eventos en...
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Executive Assistant. Inglés C1
hace 3 semanas
Madrid, España Walters People A tiempo completoAcerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será encargarte del soporte directo a uno de los Directores y realizar funciones de gestión diaria de la oficina. **Funciones principales**: - Gestión de agenda, organización de...
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Executive Assistant. Inglés C1
hace 2 semanas
Madrid, España Walters People A tiempo completoAcerca del rol de Executive Assistant: En esta posición, como Executive Assistant en un importante Despacho de Abogados ubicado en el centro de Madrid, tu misión principal será realizar tareas administrativas y de soporte al equipo. **Responsabilidades clave**: - Gestionar agendas y organización de viajes - Formateo de documentación - Facturación -...
