Coordinador/A De Eventos

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Coordinador/a de Eventos - Meliá Castilla Área: Comercial y ventas
"El mundo es tuyo con Meliá"
Descubre un camino sin límites en Meliá, donde las oportunidades de crecimiento y desarrollo son infinitas. Sumérgete en un viaje que te llevará a trabajar en varios países y a formar parte de nuestra extensa familia global.
Es realizar uno de los viajes más apasionantes de tu vida, un viaje en el que la inspiración y el crecimiento personal y profesional te acompañarán en cada paso.
Descubre algunos de los beneficios que ofrecemos:
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Misión del puesto:
Responsable de la maximización de beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y la gestión técnica del Meeting-designe desde la contratación y la planificación de eventos de 25-1000 personas en el hotel, asegurándose que todas las necesidades y peticiones del grupo son atendidas apropiadamente y que el desarrollo de los eventos es tal y como se ha planificado. Responsable de coordinar los Departamentos que participen en la operativa del programa contratado.
Asesoramiento al Equipo de Ventas en el diseño del evento dentro de los espacios del hotel para la elaboración de la propuesta.
Durante el proceso de licitación estará a disposición del Departamento de Ventas como consejero técnico en las visitas de inspección.
A partir de la firma de contrato será la persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.
Elabora cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel independientemente de cuál sea su origen, siempre con el objetivo de obtener el mayor negocio posible tanto en restauración como en salones y otros servicios del hotel. Una vez confirmados estos servicios elaborará el contrato de servicio correspondiente.
Coordina todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos comunicando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevar a cabo estos con éxito.
Elabora los resúmenes de grupo, así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.
Recibe el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. Se realizará una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto durante la planificación y la estancia del grupo confirmando así los servicios contratados. Envía una carta o un e-mail de seguimiento con sus datos personales.
Analiza las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de alimentos & bebidas y servicios, maximizando las ventas y el beneficio.
Hace el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.
Participa y coordina las reuniones de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resumen de grupos junto con todos los departamentos involucrados en la operativa.
Comunica cualquier cambio, cancelación o peticiones especiales a los departamentos oportunos.
Soluciona, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento, realizando posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.
Responsable de cerrar los expedientes con toda la información recibida. Comunica a todos los departamentos del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo.
Es responsable de la planificación y dirección de la reunión pre-convención (pre-con) para asegurarse que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner al cargo del grupo.
Durante la estancia del grupo está presente en el hotel manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyando la operación y asegurándose que todo se desarrolla como está planificado.
Revisa la facturación de grupos asegurándose que se ha hecho correctamente.
Participa, cuando le sea solicitado por el Senior Conference Manager, en las reuniones de órdenes de servicio y de resúmenes de grupos junto con todos los departamentos involucrados en la operativa de grupos en el hotel.
Comunica cualquier cambio, cancelación o peticiones especiales a los departamentos oportunos.
Hace el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio.
En un máximo de tres días tras la salida del grupo del hotel, envía al meeting planner y/o cliente final un Email de agradecimiento por haber elegido el hotel y le emplaza a recibirles en un futuro próximo.
Participa en visitas de inspección liderando los conocimientos técnicos y de estructura de la operativa del hotel.
Se requiere un nivel C1 de inglés.
Conocimientos específicos:
Amplios conocimientos en el área de F&B.
Conocimientos técnicos en el área de FRONT.
Competencias: Orientación al servicio, Negociación, organización, gestión de conflictos, atención al detalle y flexibilidad.
Experiencia previa en el área de operaciones en Compañías Internacionales.
En Meliá todos somos VIP
Grandes profesionales que hacen el día a día más fácil y excepcional. Desde el recién llegado hasta el más veterano, tod@s ell@s reúnen unas cualidades únicas e importantes que hacen que trabajar en Meliá sea una oportunidad de crecimiento constante y un pasaporte para crear tu futuro donde quieras.
Nuestra calidez, cercanía y pasión por lo que hacemos, hace que trabajar en Melia sea una experiencia inolvidable, llena de momentos emotivos y siempre con la sensación que perteneces a una gran familia en la que contamos con gente como tú, gente VIP .
En Meliá Hotels International apostamos por la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres en el ámbito laboral, contando con el compromiso de la dirección y con los principios contenidos en las políticas de Recursos Humanos. Asimismo, nos importa la difusión entre toda la plantilla de una cultura empresarial comprometida con la igualdad efectiva, y la sensibilización sobre la necesidad de actuar conjunta y globalmente.
Impulsamos nuestro compromiso con la igualdad y la diversidad , evitando cualquier tipo de discriminación, especialmente, la relacionada con motivos de discapacidad, raza, religión, género o edad. Creemos que la diversidad y la inclusión entre nuestras personas trabajadoras es fundamental para nuestro éxito como compañía global.
Además, apostamos por el crecimiento sostenible de nuestro sector a través de un gran equipo humano socialmente responsable. En este sentido, nuestro lema es " Hacia un futuro sostenible, desde un presente responsable ". Gracias a todos/as los colaboradores/as lo hacemos posible.
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