Event Organizer Assistant

hace 3 semanas

Málaga, España Ravenpack A tiempo completo

About Us At RavenPack, we are at the forefront of developing the next generation of generative AI tools for the finance industry and beyond. With 20 years of experience as a leading big data analytics provider for financial services, we empower our clients—including some of the world's most successful hedge funds, banks, and asset managers—to enhance returns, reduce risk, and increase efficiency by integrating public information into their models and workflows. Building on this expertise, we are now launching a new suite of GenAI and SaaS services, designed specifically for financial professionals.
Join a Company that is Powering the Future of Finance with AI
RavenPack has been recognized as the Best Alternative Data Provider by WatersTechnology and has been included in this year's Top 100 Next Unicorns by Viva Technology. We're now preparing to launch Bigdata.com, a next-generation platform aimed at transforming financial decision-making.
We are seeking a highly organized and bilingual (English and Spanish) Assistant to support the preparation and organization of our upcoming 2-day corporate conference scheduled to take place in mid-December in the city of Málaga. The ideal candidate will help with various pre-event tasks in our Marbella office. You will be joining the Office of the CEO and will be reporting to his Executive Assistant.
This is a temporary contract position for up to 2 months. European Union's legal working status is required.
Key responsibilities
As an Event Organizer Assistant your main goal is to ensure that no details are overlooked and that the Event Organiser has everything she needs to deliver a successful event. You will support the planning and execution of the annual event by handling administrative tasks, coordinating logistics, and liaising with vendors. You will assist with scheduling, managing RSVPs, arranging catering, and sourcing equipment. On event day, you will help with setup, guest registration, and troubleshooting, ensuring everything runs smoothly. You will play a key role in ensuring successful and well-organized events.

General event preparation

Agenda preparation: Assist in the development and finalization of the event agenda. This includes collaborating with speakers, team members and the audiovisual team to confirm the schedule and ensuring all details are accurately communicated to stakeholders.
Team communication prior to the event: Assist with the internal communication leading up to the event.
Transportation coordination: Arrange and coordinate transportation logistics for the event.

Prepare merchandising packages: Prepare Merchandising packages for distribution on December 12th, and coordinate with the transport company for the pickup and delivery of packages from the office to the event venue.
Material pickup and verification: Collect event materials from local suppliers. Ensure the accuracy, quality, and quantity of items collected and report any discrepancies.
Event schedule support: Assist in ensuring all activities stay on schedule by providing real-time updates. Respond to changes or delays promptly and coordinate with hostesses and event staff for smooth execution.
Onsite support

Event setup: Assist in setting up the event space prior to the summit, including merchandising display and other logistical setups.
Registration & guest assistance: Provide support during the event, including guest registration, attendee assistance, and troubleshooting any issues that arise.Post-Event: Assist with the breakdown and collection of the event material after the summit. Ensure all materials are properly stored, returned to suppliers, or transported back to our Marbella office.

Requirements

Fluent in both English and Spanish (spoken and written)
Strong organizational and time-management skills
Excellent communication and interpersonal skills
Ability to work independently and as part of a team
Attention to detail and problem-solving abilities
Physical ability to lift and carry materials as needed
A valid driver's license and a car is required to pick up event supplies

What's in it for you?

You will work with the latest technologies.
Our Headquarters is located in Marbella. Following the onboarding period, we offer a hybrid work model, allowing for up to 2 days remote per week.
Free Company shuttle bus from Malaga, Fuengirola, Riviera and Estepona.
You will have ownership of projects working in a collaborative environment where we will value your contribution.
You will work in an agile environment able to react quickly to changes with a fairly flat hierarchy.
As we encourage continuous learning, we will support your ongoing training.
Diversity is in our DNA You will work in an international environment (over 29 nationalities and 24 languages spoken)

We are an equal opportunity employer and value diversity at our company. We do not discriminate on the basis of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, veteran status, or disability status

#J-18808-Ljbffr

  • Event Organizer Assistant

    hace 1 mes

    Málaga, España Ravenpack A tiempo completo

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  • Event Organizer Assistant

    hace 2 meses

    Málaga, España Ravenpack A tiempo completo

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  • Assistant - Real Estate - Marbella

    hace 2 meses

    Málaga, España Savills España A tiempo completo

    Savills EspañaSavills es una consultora inmobiliaria con 30 años de existencia en el mercado español y más de 150 años en el internacional, especializada en la creación de soluciones a medida para cualquier necesidad inmobiliaria.Descripción de la ofertaEn Savills, consultora inmobiliaria internacional, queremos incorporar un/a Assistant para apoyar...

  • Assistant - Real Estate - Marbella

    hace 3 meses

    Málaga, España Savills A tiempo completo

    Descripción de la oferta En Savills, consultora inmobiliaria internacional, queremos incorporar un/a Assistant para apoyar en la División de Residential Sales basado/a en nuestras oficinas de Marbella. Funciones: Apoyo al equipo de residencial gestionando la recepción de llamadas de clientes y leeds. Gestión de proyectos. Gestión y cobros de...

  • Assistant - Real Estate - Málaga

    hace 1 día

    Málaga, España Savills Consultores Inmobiliarios Sa A tiempo completo

    Savills es una consultora inmobiliaria con 30 años de existencia en el mercado español y más de 150 años en el internacional, especializada en la creación de soluciones a medida para cualquier necesidad inmobiliaria.Descripción de la oferta En Savills, consultora inmobiliaria internacional, queremos incorporar un/a Assistant para apoyar en la División...

  • Virtual Executive Assistant

    hace 2 meses

    Málaga, España Mci A tiempo completo

    .Remote Work-at-HomeJOB TYPEFull-TimePosition OverviewJob Title: Executive AssistantJob Type: PermanentLocation: Philippines (Remote)We are seeking a highly organized, well-established, and detail-oriented Virtual Executive Assistant to join our remote team. As a Virtual Executive Assistant, you will perform a variety of high-level administrative tasks and...

  • Head Office Assistant

    hace 1 mes

    Málaga, España Vivagym A tiempo completo

    Estamos buscando una persona para ocupar el puesto de Head Office Assistant en nuestras oficinas de Málaga para desarrollar las siguientes funciones principales:Experiencia en la interlocución con las Administraciones Públicas de distintos niveles (locales, regionales y estatales) tramitando expedientes, respuestas, solicitudes e instancias.Preparación...

  • Head office assistant

    hace 2 semanas

    Málaga, España Vivagym A tiempo completo

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  • Sales Assistant

    hace 1 mes

    Málaga, España Lleego A tiempo completo

    .¡Mucho más que una empresa tecnológica! Somos una solución de negocio End to End, para agencias de viajes y aerolíneas, capaces de conectarnos simultáneamente a múltiples proveedores de transporte a tiempo real.¿Cómo lo hacemos?Optimizamos la gestión y flujo de venta a través de una API propia junto a una interfaz fácilmente accesible,...

  • Assistant Store Manager

    hace 2 meses

    Málaga, Málaga provincia, España PDPAOLA A tiempo completo

    Málaga - Publicada el 10 de septiembre de 2024 Descripción En PDPAOLA, valoramos la dedicación y el compromiso de cada miembro de nuestro equipo para brindar una experiência de compra única a nuestros clientes. Valoramos el entusiasmo y la pasión de cada uno de los integrantes del equipo, y buscamos a alguien que comparta nuestra visión y valores...

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    hace 1 mes

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    hace 1 mes

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  • Executive Assistant

    hace 2 semanas

    Málaga, Málaga, España Mena Recruit Pty Ltd A tiempo completo

    Job DescriptionWe are seeking a highly skilled and organized Executive Assistant to provide comprehensive administrative support to our Partner. The ideal candidate will have excellent communication, organization, and time management skills, with the ability to work effectively in a fast-paced environment.Key ResponsibilitiesManage the Partner's diary,...

  • Comercial Y Ventas Assistant Store Manager

    hace 3 semanas

    Málaga, España Pdpaola A tiempo completo

    Málaga· Publicada el 10 de septiembre de 2024 En PDPAOLA, valoramos la dedicación y el compromiso de cada miembro de nuestro equipo para brindar una experiencia de compra única a nuestros clientes. Valoramos el entusiasmo y la pasión de cada uno de los integrantes del equipo, y buscamos a alguien que comparta nuestra visión y valores para unirse a...

  • Assistant Store Manager

    hace 2 meses

    MÁLAGA, España PDPAOLA A tiempo completo

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    hace 2 meses

    Málaga, España Pdpaola A tiempo completo

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    hace 2 meses

    Málaga, España Pdpaola A tiempo completo

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  • Oferta De Empleo De Head Office Assistant

    hace 15 horas

    Málaga, España Unspecified A tiempo completo

    Anunciado 26 de septiembre (Publicada de nuevo) Estamos buscando una persona para ocupar el puesto de Head Office Assistant en nuestras oficinas de Málaga para desarrollar las siguientes funciones principales: Experiencia en la interlocución con las Administraciones Públicas de distintos niveles (locales, regionales y estatales) tramitando expedientes,...

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    hace 3 días

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    Anunciado 26 de septiembre (Publicada de nuevo) Estamos buscando una persona para ocupar el puesto de Head Office Assistant en nuestras oficinas de Málaga para desarrollar las siguientes funciones principales:Experiencia en la interlocución con las Administraciones Públicas de distintos niveles (locales, regionales y estatales) tramitando expedientes,...