Personal Assistant
hace 1 semana
Please apply if you are fluent in English and Spanish and located in Madrid. Kindly note that we will only consider candidates who meet these criteria. Areas of ResponsibilitiesPersonal Appointments
Health management (e.g., booking doctor appointments, managing medication schedules)
Wellness and fitness coordination (e.g., scheduling personal training or yoga sessions, coordinating meal plans)
Managing other appointments (i.e. classes, meetups, conferences, etc)
Information
Backlog grooming (i.e. sorting tasks according to the projects, filling in appropriate fields, adjusting priorities)
Research (e.g., investigating vacation destinations, staying updated on school policies regarding COVID, learning about child development for our three-year-old daughter, understanding the process of surrogacy)
Personal SOPs and processes organization (i.e. creating new tables in Notion and templates for recurring tasks)
Lifestyle
Project management (e.g., overseeing the installation of solar panels on our roof, coordinating the construction of a treehouse in Tahoe, assisting with the construction of a new estate)
Estate management & administration (e.g., organizing governing documents, paying bills, creating a maintenance calendar for various properties, setting up a P.O. Box, and redirecting all mail to this address)
Holiday maximization (e.g., finding enjoyable holiday activities, purchasing and setting up holiday decorations, storing decorations after the holidays)
Travel planning & logistics (e.g., organizing a romantic weekend for two in wine country, planning a family reunion in an exotic international location)
Personal shopping and Household shopping (e.g., replenishing supplies and groceries)
Finances
Financial management (e.g., budgeting, tax preparation, managing investments)
Relationships Friend & family relations (e.g., handling the holiday card process from start to finish, creating a birthday calendar, scheduling visits with Grandma)
Event planning & logistics (e.g., arranging dinners with friends, planning family events like birthday parties)
Public Personal branding tasks (e.g., managing social media accounts, public relations)
Corporate Scheduling and calendar ownership (i.e. coordinating meetings, defining agenda, managing priority in case of multiple bookings)
This list can be updated over time, but broad categories of tasks will be the same SkillsHighly organized
Excellent communication skill
Problem-solving skills
Ability to multitask and prioritize
Attention to detail
Proactivity
Experience in event planning and logistics
Knowledgegeneral tech stack (Gmail, Notion, etc.)
AI tools
advanced Spanish
advanced English
ExperiencePersonal Assistant / Executive Assistant in the tech industry for at least 1.5 years
or
Project Manager - 1-2 years
Terms & conditionsAllocation:
full-time or part-time
Time zone:
CET
Candidate's location:
Spain, Madrid
Start date:
June-July 2024
#J-18808-Ljbffr
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Personal Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición: Como Personal Assistant tu misión principal dar soporte al CEO de una importante empresa multinacionalFunciones principales: Gestión agenda compleja y cambiante Organización de viajes internacionales Organización de eventos en coordinación con sedes internacionales Gestión de temas personales Reportes de gastos Otras tareas que...
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Executive Assistant/ Personal Assistant con Inglés
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones:Organización de viajes (disponibilidad para viajar ocasionalmente) Organizar reuniones y asistir a las mismas tomando notas Correspondencia y correo Producción de documentos Contactar con clientes, y otros directivos de la firma AgendaBuscamos Asistente de alta dirección con...
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Personal Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoOrganización integral del funcionamiento de las casas personales (supervisión del personal de servicio doméstico, proveedores, suministros...) Creación e implantación de calendarios de limpieza diaria y de limpiezas profundas Creación e implantación del calendario de mantenimiento de la vivienda Planificación de compras y diseños de menús semanales...
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Personal Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España LHH A tiempo completoDesde la División Assistant & Executive Support, de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para importante Start Up un/a Personal Assistant - Office Manager inglés C1-C2 para dar soporte al Socio Fundador.Entre sus funciones:Gestión de agenda profesional y personalNegociación con proveedores/asResponsable de la recepciónContacto con...
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Personal Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoSupport senior executives with their day-to-day activities Support to reception Manage calendars and schedule meetings Prepare and edit correspondence and presentations Coordinate travel arrangements Assist with project management Maintain confidentiality of sensitive information Assist in the preparation of monthly reports Support the secretarial and...
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Personal Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoLa persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones:Llevar agenda personal y profesional del CEO Dar soporte a otros directivos del FO Filtro telefónico Archivo de documentación Comunicaciones internas y externas Reserva de viajes Preparación de informes para clientes Otras labores administrativas Otras labores personales.Buscamos...
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Personal Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoGestión de los asuntos diarios domésticos de la familia Control y seguimiento de gastos del hogar Organización, gestión y resolución de cualquier asunto relacionado con el personal doméstico Asegurarse de garantizar el nível adecuado de mantenimiento de las instalaciones Gestión de bancos y temas financieros Atención y organización de citas y...
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Personal Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel A tiempo completoPrivate equity firm| Personal assistant with a very high level of EnglishThis is a well-established financial services firm with a strong presence in Madrid. The company prides itself on providing high-quality services to clients around the globe.Support senior executives with their day-to-day activitiesSupport to receptionManage calendars and schedule...
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Executive/Personal Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición: Como Executive y Personal Assistant de Presidencia tu principal función será dar soporte al Presidente de una importante consultora estratégica ubicada en el centro de MadridTus responsabilidades principales serán: Gestión agenda compleja y cambiante Organización de viajes internacionales Organización de eventos en coordinación...
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Executive/personal Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Walters People A tiempo completoSobre la posición: Como Executive y Personal Assistant de Presidencia tu principal función será dar soporte al Presidente de una importante consultora estratégica ubicada en el centro de Madrid.Tus responsabilidades principales serán: Gestión agenda compleja y cambiante Organización de viajes internacionales Organización de eventos en coordinación...
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Executive and Personal Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoGestión de agenda personal y profesional del CEO. Dar soporte a otros directivos del FO. Filtro telefónico. Archivo y gestión de documentación Comunicaciones internas y externas. Reserva de viajes personales y profesionales. Preparación de informes para clientes. Preparación y organización de eventos.Family Office ubicado en Madrid centro. |Executive...
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Personal Assistant Fr Bilingüe
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España LHH A tiempo completoDesde la División de Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions , seleccionamos para importante grupo empresarial un/a Personal Assistant con francés nativo o bilingüe para cubrir un proyecto temporal:**Entre sus funciones: Soporte personal y profesional a un importante empresario y su familia.Gestión de agenda y reunionesFiltro de...
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Personal Assistant inglés bilingüe
hace 1 mes
Madrid, Madrid, España LHH A tiempo completoDesde la División Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para un importante family office un/a Personal Assistant con inglés bilingüeEntre sus funciones:Soporte a un importante empresario y su familia Gestión de sus agendas, viajes, reuniones Organización de eventos internos y externos Traducciones Disponibilidad 24/7...
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Personal Assistant inglés bilingüe
hace 3 semanas
Madrid, Madrid, España LHH A tiempo completoDesde la División Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para un importante family office un/a Personal Assistant con inglés bilingüeEntre sus funciones:Soporte a un importante empresario y su familia Gestión de sus agendas, viajes, reuniones Organización de eventos internos y externos Traducciones Disponibilidad 24/7...
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Personal Assistant inglés bilingüe
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España LHH A tiempo completoDesde la División Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para un importante family office un/a Personal Assistant con inglés bilingüeEntre sus funciones:Soporte a un importante empresario y su familia Gestión de sus agendas, viajes, reuniones Organización de eventos internos y externos Traducciones Disponibilidad 24/7...
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Personal Assistant
hace 3 semanas
Madrid, Madrid, España Page Personnel A tiempo completo¿Dónde vas a trabajar? This is a well-established financial services firm with a strong presence in Madrid. The company prides itself on providing high-quality services to clients around the globe. ¿Qué harás en tu nuevo puesto? Support senior executives with their day-to-day activitiesSupport to receptionManage calendars and schedule meetingsPrepare...
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Personal Assistant
hace 2 meses
Madrid, Madrid, España Page Personnel A tiempo completo¿Dónde vas a trabajar? This is a well-established financial services firm with a strong presence in Madrid. The company prides itself on providing high-quality services to clients around the globe. ¿Qué harás en tu nuevo puesto? Support senior executives with their day-to-day activitiesSupport to receptionManage calendars and schedule meetingsPrepare...
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Personal Assistant
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Boston Scientific Corporation A tiempo completoPersonal Assistant: Remote Eligible: Hybrid Onsite Location(s): Madrid, M, ESIn this job, you will be responsible for:Travel management: responsible for providing administrative support related to travel logistics in compliant with global T&E policies booking, arranging travel, transport and accommodation. Expense Management: responsible for providing...
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Personal Assistant and Office Manager. Inglés
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Walters People A tiempo completoAcerca del rol de Personal Assistant y Office Manager: En esta posición, como Personal Assistant y Office Manager en una empresa del sector Servicios ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será el apoyo al puesto directivo y la gestión de la oficina.Responsabilidades clave: Recepción de visitas, atención telefónica y presencial. Gestión...
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Personal Assistant for Family Office
hace 1 semana
Madrid, Madrid, España Page Personnel España A tiempo completoThe selected person will be responsible for, among others, the following functions:Management of the family's agenda Travelorganization Management and contact with suppliers and employees of the family. Property control Reviewofaccounts Expense control Businesslevelsupportinthemanagementofcorporatemeetingsandbusinesstrips Control of family assets Invoicing...
