Executive Assistant

hace 2 días

Madrid, España Sagan A tiempo completo

Job Title: Executive Assistant
Location: Remote (UK Time Zone Preferred, Philippines or LATAM Suitable)
Salary Range: up to 1500 USD

Work Schedule: Monday - Friday, 9:00 AM to 5:00 PM or 10:00 AM to 6:00 PM (UK GMT)

NOTE: INDEPENDENT CONTRACTOR POSITION

Company Overview:

Sagan is an exclusive membership community for top executives, founders, and CEOs seeking to hire and maximize the impact of international talent. We bridge the gap between global talent and US-based businesses, connecting candidates from vibrant regions like Latin America, the Philippines, India, Pakistan, Bangladesh, and Africa with leading American companies. Discover a world of career possibilities with Sagan.

About the Company:

A dynamic e-commerce brand based in the UK, specializing in creating premium wellness products. We are seeking an Executive Assistant to support our CEO in managing both personal and business tasks, ensuring smooth operations in a fast-paced startup environment.

Position Overview:

We are looking for a proactive, tech-savvy, and highly organized Executive Assistant to handle a wide range of administrative and operational tasks. The ideal candidate will possess exceptional communication skills, the ability to anticipate needs, and a strong aptitude for problem-solving. In this role you'd be supporting the founder/CEO of a UK-based startup with personal and business tasks.

Key Responsibilities:

Calendar Management:

  • Organize and manage the CEO's schedule to ensure optimal time use.
  • Schedule meetings, appointments, and prioritize tasks effectively.


Email Management:

  • Monitor, organize, and respond to emails on behalf of the CEO.
  • Maintain a clear and actionable inbox system.


Personal Support:

  • Handle personal tasks and appointments with discretion and confidentiality.


Travel Coordination:

  • Book and arrange business and personal travel, including flights, accommodations, and transportation.
  • Prepare comprehensive travel itineraries.


Communication:

  • Serve as the first point of contact and liaise with internal and external stakeholders.
  • Maintain professional relationships with key contacts.


Project Management:

  • Oversee projects from initiation to completion, ensuring alignment with business goals.
  • Use tools like ClickUp to manage cross-functional team collaboration.


Process Improvement:

  • Develop and document SOPs and implement systems to improve efficiency.
  • Optimize workflows to save time and resources.


Research & Analysis:

  • Conduct market research and provide insightful data and recommendations.


Document Management:

  • Organize and maintain digital files, ensuring confidentiality and accessibility.


Finance Support:

  • Process expense reports and receipts.
  • Liaise with the accounting team for financial tasks.


Qualifications:

Required Skills:

  • Minimum of 3+ years of experience as an Executive Assistant.
  • Fluent in English with excellent written and verbal communication skills.
  • Proficient in Google Workspace (Gmail, Google Docs, Google Sheets).
  • Familiarity with project management tools like ClickUp, Monday, or Asana.
  • Tech-savvy, proactive, and resourceful with strong problem-solving abilities.


Nice-to-Haves:

  • Experience working with UK-based businesses or clients.
  • Knowledge of AI tools like Claude or ChatGPT.
  • Familiarity with automation tools such as Make or Zapier.


What Success Looks Like:

  • CEOs time is optimized through effective task management and prioritization.
  • Seamless execution of business and personal tasks.
  • Projects delivered on time, meeting or exceeding expectations.
  • Clear and professional communication maintained with all stakeholders.


Please note: To ensure prompt processing of your application, we kindly request that you submit your resume and an introductory video in English format.

  • Executive Assistant

    hace 6 meses

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Agenda - Organización de viajes - Preparación de presentaciones - Organización de eventos de departamentos - Soporte administrativo Executive Assistant para dar soporte a Director de Departamento|Compañía ubicada en la zona norte de Madrid - Perfil con dilatada experiência dando soporte a Alta Dirección - Inglés muy alto (oral y escrito, se...

  • Executive Assistant

    hace 3 meses

    Madrid, España Dopp A tiempo completo

    **Descripción**: Important company is searching for an Executive Assistant, based in Madrid. What will your responsibilities be? - Main support in the daily administrative functions of the business organisation. - Management of professional agenda. Calls, correspondence, trips, etc. - Business protocol. - Coordination of meetings and preparation of...

  • Executive Assistant/ Personal Assistant con Inglés

    hace 6 meses

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    La persona seleccionada realizará, entre otras, las siguientes funciones: - Organización de viajes (disponibilidad para viajar ocasionalmente) - Organizar reuniones y asistir a las mismas tomando notas - Correspondencia y correo - Producción de documentos - Contactar con clientes, y otros directivos de la firma - Agenda Buscamos Asistente de alta...

  • Executive Assistant Leader

    hace 2 semanas

    Madrid, Madrid, España Iqvia A tiempo completo

    Job Title:Executive Assistant LeaderAbout the Role:This is an exciting opportunity for a highly skilled and experienced Executive Assistant to join our team at Iqvia. The successful candidate will provide administrative support to senior executives, ensuring seamless execution of daily tasks and projects.Responsibilities:Provide high-level administrative...

  • Executive Assistant

    hace 6 meses

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Gestión y organización de agendas. - Organización de reuniones y gestión de salas de reuniones. - Gestión de viajes. - Gestión de visados. - Gestión de notas de gastos y organización de gastos de la dirección. - Correspondencia. - Redacción de informes. - Soporte en proyectos. - Tareas administrativas vinculadas al puesto. - Gestión de bases de...

  • Executive/personal Assistant

    hace 6 meses

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Sobre la posición: Como Executive y Personal Assistant de Presidencia tu principal función será dar soporte al Presidente de una importante consultora estratégica ubicada en el centro de Madrid. **Tus responsabilidades principales serán**: - Gestión agenda compleja y cambiante - Organización de viajes internacionales - Organización de eventos en...

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    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Sobre la posición: Como Executive y Personal Assistant de Presidencia tu principal función será dar soporte al Presidente de una importante consultora estratégica ubicada en el centro de Madrid.**Tus responsabilidades principales serán**:- Gestión agenda compleja y cambiante- Organización de viajes internacionales- Organización de eventos en...

  • Executive Assistant para CEO

    hace 6 meses

    Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

    Coordinar y organizar la agenda del CEO a nível ejecutivo y personal. - Preparar y revisar documentos y presentaciones. - Facilitar la comunicación entre el CEO y otros departamentos. - Organizar reuniones y eventos corporativos. - Manejar correspondencia. - Organización de viajes. - Pedidos y suministros de la oficina. Executive Assistant con ganas de...

  • Executive Assistant. Inglés C1

    hace 6 meses

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Sobre la posición: Como Executive Assistant tu misión principal será dar soporte a miembros del comité directivo. Tus responsabilidades principales serán: - Gestión de agendas - Organización de viajes - Reporte de gastos - Preparación y asistencia a reuniones - Soporte a la gestión de la oficina - Tareas administrativas derivadas de la...

  • Executive Assistant de Comité Dirección. Inglés

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    Desde la** División de Assistant & Executive Support** de **LHH Recruitment Solutions**, seleccionamos para importante multinacional un/a **Executive Assistant con inglés C1** para dar soporte al Comité de Dirección. **Entre sus funciones**: Gestión de agendas complicadas y cambiantes Organización de viajes y reservas, a nível nacional e...

  • Executive Assistant. Inglés C2

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    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición como Executive Assistant tu misión principal será dar soporte al CEO de una compañía multinacional ubicada en el centro de Madrid.**Funciones principales**:- Gestión de agenda- Organización de reuniones internas y externas- Gestión de viajes y sus correspondientes requisitos- Coordinación de la...

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    Desde About your talent, nos encontramos en la búsqueda de un/a "Executive Assistant" que realice las siguientes funciones: - Gestión de agendas corporativas. - Soporte administrativo y asistencial polivalente. - Elaboración de informes y presentaciones, así como traducción de documentos. - Coordinación de reuniones, tanto presenciales como...