Events Coordinator, Hotel Son Antem Golf Resorts

Empresas: Autograph Collection Hotels
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Es el responsable de planificar, organizar y supervisar todas las actividades relacionadas con conferencias, eventos y banquetes dentro del establecimiento. Su papel principal es asegurar que los eventos y reuniones se ejecuten sin problemas y cumplan con las expectativas de los clientes. Trabaja estrechamente con el equipo de ventas y operaciones del hotel para garantizar que cada evento se desarrolle de manera eficiente y con un alto nivel de calidad y servicio. Es responsable del grupo a partir de la firma del contrato y a lo largo de las fases previas, durante y posteriores al evento, incluyendo la supervisión que garantice una correcta facturación. Recibir y despidir al cliente y le acompaña en durante todas las fases del evento, respondiendo a sus necesidades en todo momento. Acompañar durante las visitas de inspección junto a los otros departamentos operativos cuando sea necesario. Dirigir las BEO Meetings internas, previas al evento y asegurar la correcta comunicación de las necesidades del cliente a los departamentos operativos, para que dispongan de la información necesaria para la organización del trabajo de dichos eventos y resolver posibles dudas. Verificar que los resúmenes de grupo y las Beos estén preparadas a tiempo para que los demás departamentos puedan planificar. Supervisar los grupos en One Yield, para que la información que aparezca sea la correcta, junto con el balanceo de los diferentes tipos de habitación. Supervisar el forecast de grupos, y que la información se traspase correctamente a los sistemas establecidos para poder tener un forecast tanto de alojamiento, como de salones, servicios de F&B y audiovisuales lo más ajustado posible. Realizar análisis posteriores a los eventos y recopilar comentarios de los clientes para identificar áreas de mejora y oportunidades para futuros eventos, así como coordina la elaboración de un relevé que refleje todos los costes del evento. Supervisar el traspaso de los grupos desde ventas a operativa, que los expedientes estén completos, configuración de tarifas hecho correctamente, facturas proformas y primer depósito recibido y que no falte ninguna información relevante. Supervisar que los depósitos de los clientes se reciban conforme se ha contratado con ellos y facturación de los mismos. Participar en los Pre-Cons junto con el resto de responsables del resto de Departamentos Operativos del hotel
Requisitos : PERFIL PROFESIONAL CONOCIMIENTOS Estudios en Turismo o titulación universitaria Experiencia mínima de 2 años en departamento de eventos Conocimiento muy alto de inglés y alemán, tanto oral como escrito. Se valorará Francés y otros idiomas. HABILIDADES Orientación al detalle Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo Comunicación efectiva, verbal y escrita adaptadas a su audiencia Capacidad para trabajar bajo presión y resolver problemas de manera efectiva Habilidades de liderazgo y capacidad para motivar y guiar al equipo de eventos Conocimiento de software de gestión de eventos y banquetes (SFA, Opera Sales and Catering, etc) Disponibilidad para trabajar en horarios flexibles, incluyendo fines de semana y días festivos, según las necesidades de los eventos

---