Oficial de Asuntos Internacionales para Estudiantes

Temporary, Part-time

• Barcelona

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Tus tareas

Tareas y Responsabilidades
El objetivo principal es apoyar al equipo de Servicios Estudiantiles atendiendo consultas generales de los estudiantes a través de múltiples canales de comunicación (en persona, correo electrónico, teléfono y en línea) y proporcionando asistencia administrativa eficiente. Esto incluye ayudar a los estudiantes internacionales con los requisitos de visado y permiso de residencia como parte de los servicios de apoyo estudiantil, garantizando que se mantengan registros precisos y que se cumpla con la normativa vigente.

En Este Puesto, Tus Tareas y Responsabilidades Incluirán

• Apoyar a los estudiantes en su proceso de matriculación en el campus, incluyendo la gestión de registros de estudiantes extranjeros y la coordinación con las Oficinas de Extranjería y la Policía Nacional para la tramitación de visados y tarjetas de residencia (fines de estudio, permisos de trabajo, opciones de residencia postgraduada), empadronamiento, cuentas bancarias, así como seguros médicos.
• Mantener comunicación regular con los estudiantes a través de diversos canales.
• Participar activamente en el proceso de matriculación, asegurando que los visados de los estudiantes sean correctos, verificados y cargados en la base de datos a tiempo.
• Brindar un excelente servicio al estudiante mediante una administración ágil y una comunicación eficaz.
• Emitir cartas oficiales a los estudiantes cuando lo soliciten.
• Responder correos electrónicos de manera rápida y profesional.
• Orientar a los estudiantes en sus consultas relacionadas con las políticas y procedimientos de BSBI.
• Realizar otras tareas administrativas solicitadas por el/la responsable para apoyar la implementación fluida de los procesos.
• Asistir en seminarios web informativos.
• Verificar que todos los visados de los estudiantes sean válidos, correctos y conformes con la normativa migratoria aplicable.
• Subir y mantener registros precisos de visados en la base de datos estudiantil dentro de los plazos establecidos.
• Coordinar con departamentos gubernamentales (p. ej., Ministerio de Interior) para aclarar y confirmar requisitos de visado cuando sea necesario.
• Monitorizar fechas de vencimiento de visados y comunicarse proactivamente con los estudiantes para asegurar renovaciones a tiempo y cumplimiento normativo.
• Asesorar a la dirección y a los estudiantes sobre cambios en la legislación migratoria o en las obligaciones institucionales de cumplimiento.

Tu perfil

• Asesorar a estudiantes internacionales sobre requisitos legales, plazos y obligaciones de cumplimiento.
• Experiencia en atención directa al cliente.
• Excelente atención al detalle y sólidas habilidades organizativas.
• Manejo del paquete MS Office.
• Dominio oral y escrito de español e inglés.

Requisitos deseados:

• Experiencia en la gestión de registros de estudiantes extranjeros y en la coordinación con Oficinas de Extranjería y Policía Nacional para la tramitación de visados y tarjetas de residencia.
• Experiencia laboral previa en una universidad, escuela de idiomas o institución educativa en España gestionando el cumplimiento normativo de estudiantes extranjeros.
• Historial demostrado en áreas de servicios estudiantiles, atención al cliente, satisfacción del cliente, administración, gestión de educación superior y educación continua.
• Capacidad demostrada para desarrollar nuevos enfoques, soluciones y métodos.
• Persona abierta, comunicativa, altamente sociable y empática.
• Creatividad y pensamiento crítico.
• Disfrutas trabajar en equipo, mostrando iniciativa e introduciendo nuevas ideas.
• Te sientes cómodo realizando tareas repetitivas y trabajo con bases de datos.
• Puedes gestionar un alto volumen de correos electrónicos y consultas presenciales de forma oportuna.
• Idealmente, tienes experiencia laboral previa en temas de visados, oficinas de extranjería en España y/o despachos de abogados.
• Tienes una mentalidad flexible y capacidad de adaptación a diferentes responsabilidades.

¿Por qué nosotros?

• Un ambiente de trabajo dinámico y solidario con compañeros de diversas culturas
• Apoyo para alcanzar tus objetivos profesionales y tu desarrollo
• Oportunidades de crecimiento profesional junto a BSBI, incluyendo roles de liderazgo
• Amplia formación para dotarte de los conocimientos y habilidades necesarios para sobresalir
• Trabajo en una cultura joven, dinámica y positiva que fomenta la colaboración
• Estar a la vanguardia de una emocionante oportunidad educativa, liderando el camino y creciendo con BSBI

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Über uns

Die GUS Germany GmbH (GGG) ist ein innovatives und dynamisches Netzwerk von erstklassigen Hochschuleinrichtungen, das sich dafür einsetzt, Studierenden das Wissen und die Fähigkeiten zu vermitteln, die sie benötigen, um einen positiven Einfluss auf die Welt zu nehmen. Unsere Mission ist es, visionäre Führungskräfte zu fördern, die bedeutende Veränderungen für die Gesellschaft vorantreiben können.

Mit einer starken Präsenz in Deutschland, Europa und darüber hinaus besteht die GGG aus mehreren bekannten Marken, darunter die UE (University of Europe for Applied Sciences), die BSBI (Berlin School of Business & Innovation), die htk academy und die GISMA University for Applied Sciences. Unsere über Studierenden an unseren Einrichtungen profitieren von einem breiten Spektrum an akademischen Disziplinen, darunter Wirtschaft, Technologie, Datenwissenschaft, Ingenieurwesen, Sport und Bildende Kunst.

Als Teil des Global University Systems (GUS)-Netzwerks, das über 48 Universitäten in Europa, den USA, Australien, Asien und Südamerika mit über Studierenden umfasst, sind wir bestrebt, unseren Studierenden außergewöhnliche Lernerfahrungen zu bieten.

Bei GGG setzen wir uns für die Schaffung eines unterstützenden und integrativen Arbeitsumfelds ein, in dem sich jeder entfalten kann. Unsere Mitarbeitende spielen eine wichtige Rolle dabei, dass unsere Studierenden in jeder Phase ihrer Karriere erfolgreich sind. Werden Sie Teil unseres Teams und einer Kultur der Innovation und Exzellenz in der Bildung.

Your Responsibilities

The key objective is to support the Student Services team by handling general student enquiries across multiple communication channels (in person, email, phone, and online) and providing efficient administrative assistance. This includes assisting international students with their visa and residence permit requirements as part of broader student support services, ensuring accurate records are maintained and compliance with relevant regulations.

In this role your tasks and responsibilities will include, but are not limited to:

• Supporting students in their enrolment process on campus related Experience in handling foreign student registrations and liaising with Oficinas de Extranjería and Policía Nacional for visa/residence card processing. to residence permits (study purposes, working rights, post-graduate residence permit options), city registration, blocked bank accounts as well as health insurance)
• Supporting regular communication with students through various channels.
• Be actively involved in the registration process ensuring student visas are correct, checked and uploaded into the student database in a timely fashion.
• Delivering excellent customer service by providing seamless administration and effective communication.
• Issuing official letters to students upon request.
• Answering emails promptly and professionally.
• Guiding students in their questions regarding the BSBI policies and procedures.
• Performing other administrative duties as requested by the manager to support the seamless implementation and execution of processes.
• Assist in informative webinars.
• Verifying that all student visas are valid, accurate, and compliant with relevant immigration legislation.
• Uploading and maintaining accurate visa records in the student database within prescribed timelines.
• Liaising with government departments (e.g., Department of Home Affairs) to clarify and confirm visa requirements when necessary.
• Monitoring visa expiry dates and proactively communicating with students to ensure timely renewals and compliance.
• Advising management and students on changes to immigration law or institutional compliance obligations.

Your profile

• Advising international students on legal requirements, deadlines, and compliance obligations
• Experience in front-line customer service.
• Excellent attention to detail and strong organizational skills.
• Proficiency in business correspondence with customers.
• Proficiency in MS Office suite.
• Fluency in written and spoken Spanish and English.

Preferred Qualifications

• Experience in handling foreign student registrations and liaising with Oficinas de Extranjería and Policía Nacional for visa/residence card processing.
• Previous work experience in a Spanish university, language school, or educational institution handling foreign student compliance.
• Proven track record in the areas of student services, customer service, customer satisfaction, administration, higher educational management, and continuing education.
• Demonstrated ability to develop new approaches, solutions, and methods.
• Open and communicative, highly social and empathetic person.
• Creativity and critical thinking.
• You enjoy working in a team, showing initiative and introducing new ideas.
• You enjoy completing repetitive tasks and database work.
• You are able to handle a high volume of e-mails and personal consultations in a timely fashion.
• You ideally have previous work experience in working with visa matters, Spanish immigration offices and/or lawyers.
• You have a flexible mindset and ability to adapt to different responsibilities.

Why us?

• An international environment with a multicultural audience and a meaningful social impact
• Support in achieving your professional goals and development
• Opportunities for career growth alongside BSBI, including leadership roles
• Extensive training to equip you with the knowledge and skills needed to excel
• Work in a young, dynamic and positive culture that fosters collaboration
• Be at the forefront of an exciting educational opportunity, leading the way forward and growing with BSBI

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About Us
GUS Germany GmbH (GGG) is an innovative and dynamic network of world-class higher education institutions that is committed to empowering students with the knowledge and skills they need to make a positive impact in the world. Our mission is to foster visionary leaders who can drive meaningful change for society.

With a strong presence in Germany, Europe, and beyond, GGG is made up of several well-known brands, including UE (University of Europe for Applied Sciences), BSBI (Berlin School of Business & Innovation), htk academy, and GISMA University for Applied Sciences. Our thriving student body of over 10,000 learners across our institutions benefits from a wide range of academic disciplines, such as business, technology, data science, engineering, sports, and fine arts.

As part of the Global University Systems (GUS) network, which comprises over 48 universities across Europe, the USA, Australia, Asia, and South America, with over 87,000 students, we are dedicated to providing exceptional learning experiences to our students.

At GGG, we are committed to creating a supportive and inclusive work environment where everyone can thrive. Our employees play a vital role in ensuring that our students succeed at every step of their career path. Join our team and be a part of a culture of innovation and excellence in education.

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