Groups & Events Coordinator Ac Hotel Barcelona Forum

**Job Number** 22194779 **Job Category** Sales & Marketing **Location** AC Hotel Barcelona Forum, Paseo Taulat 278, Barcelona, Barcelona, Spain VIEW ON MAP **Schedule** Full-Time **Located Remotely?** N **Relocation?** N **Position Type** Non-Management Project Manager o Coordinador de eventos es responsable de los eventos, desde su planificación y la coordinación de grupos en la propiedad hasta la ejecución de las actividades contratadas en el hotel; asistiendo directamente al Meeting Planner o al cliente final mientras asegura a su vez que los estándares de calidad y servicio cumplen con sus expectativas. **RESPONSABILIDADES** - A partir de la firma de contrato de servicios, es la persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel. - Coordina todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos comunicando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevarlos con éxito. - Elabora los resúmenes de grupo así como las órdenes de servicios de Alimentos & Bebidas, distribuyéndolos antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento. - Recibe el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. SIEMPRE debe realizar una llamada conjunta con su Coordinar para presentarse a los clientes como la nueva figura de contacto durante la planificación y estancia de grupo confirmando así los servicios contratados - Cuando se producen cambios importantes en los servicios contratados, elabora los anexos o addendums al contrato de servicios de referencia. - Realizar las preguntas adecuadas se para anticiparse a cualquier necesidad que tenga el grupo o el evento. - Debe tener conocimiento profundo de las características del hotel, habitaciones, salones, restaurantes, servicios, horas de funcionamientos, tarifas, menú de banquetes, políticas del hotel y del departamento. - Participa y coordina las reuniones diarias de órdenes de servicios (Alimentos & Bebidas) y de resúmenes de grupos junto con todos los departamentos involucrados en la operativa de grupos. - Da SIEMPRE la bienvenida al cliente (Meeting Planner o cliente final) favoreciendo una relación personal con el hotel y presenta además al Event Operatios. - Mantiene una imagen profesional tanto en apariencia como en conducta cuando trata con un cliente (Meeting Planner o cliente final). - Comunica cualquier cambio, cancelación o petición especial a los departamentos involucrados. - Soluciona, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento. Realizando posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente. - Hace el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio. - Responsable de cerrar los expedientes con toda la información recibida. Comunica a todos los departamento del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo. - Planifica y dirige las reuniónes pre-convención (pre-con) para asegurar que se establece une relación directa entre los Jefes de Departamentos y el Meeting Planner a cargo del grupo. - Conoce y trabaja en asociación con aquellas empresas externas que facilitan servicios extraordinarios ajenos al Hotel (fotógrafos, floristas, decoradores, empresas de traducción, audio visuales, animadores ) - Durante la estancia del grupo está presente en el hotel manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyando la operación y asegurándose que todo se desarrolla como está planificado. - Realiza el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario. - Revisa la facturación de grupos asegurándose que se ha hecho correctamente. **PERFIL PROFESIONAL** **Conocimientos** - Estudios de Turismo. - Nível profesional de inglés (