Chef de Projet événementiel

**Job description**:
REVIBE qui est une agence évènementielle appartenant au groupe Mantu (groupe international de conseil et de services aux entreprises présent dans 65 pays en regroupant + 10’000 collaborateurs) installée à Genève (siège), Paris, Barcelone et Ile Maurice. Nous organisons pour nos clients (pharma, luxe, automobile, industrie, construction ) des événements à forte valeur ajoutée (séminaires, incentives, lancements de produits, soirée d’entreprise ). Vous rejoindrez une équipe internationale en pleine expansion, toujours à la recherche de nouvelles expériences, d’innovations, de nouvelles destinations et lieux à transformer. Vous travaillerez dans un environnement jeune et dynamique, au sein d’un bureau agréable et aux côtés d’autres entités du groupe Mantu.

**VOTRE ROLE**

Sous le management de notre responsable de production et de notre Responsable de Projets ; Pour l’agence REVIBE et ses filiales, détenues par le groupe MANTU, vous occuperez le poste de Chef de Projet Senior avec pour missions globales le développement de recommandations en réponse à des briefs et la gestion de projets événementiels corporate de tous formats.
Dans le cadre de la création du Cluster Experience au sein du groupe Mantu votre activité vous amènera à collaborer très régulièrement auprès de nos sociétés soeurs ; dans le but de proposer des recommandations complètes, compétitives et différenciantes.
Vos challenges et responsabilités principales incluent la recherche permanente d’un positionnement compétitif par rapport à la concurrence : qualité, prix, justesse.

Chef de projet confirmé : vous aurez à assurer une dimension managériale à travers l’accompagnement et l’encadrement de collaborateurs plus juniors (coordinateurs de projets) sous la responsabilité du Hub Manager de Barcelone.

**MISSIONS PRINCIPALES**:
**Développer et budgéter des recommandations en réponse à des briefs**
- En réponse à des briefs : développer des recommandations tant au niveau budgétaire que des présentations.
- Maîtriser le cadre réglementaire des relations entre les professionnels de santé et l’industrie pharmaceutique (DMOS).
- Participer à la surqualification d’un brief.
- Analyser la problématique de communication et les attentes du client aux côtés des responsables de clientèle et managers.
- Développer une approche créative.
- Assurer une communication constructive lors de réunions de brainstorming « Input ».
- Écrire les cahiers des charges fournisseurs.
- Être garant de l’esprit du brief auprès des fournisseurs.
- Analyser les devis fournisseurs : pertinence, justesse, détails.
- Négocier les devis fournisseurs.
- Définir les partis-pris aux côtés du commercial en charge de la relation client, du responsable recommandations et du Directeur de Production.
- Alimenter des idées et axes de travail pour permettre le développement de recommandations pertinentes dans les temps impartis.
- Gérer les plannings de réponses aux appels d’offres et la gestion des projets de manière rigoureuse.
- Qualifier et enrichir la base de données “fournisseurs” (entreprises, contacts).
- Construire des budgets détaillés, pensés, concurrentiels et fiables, en utilisant les templates REVIBE et les templates clients.
- Scénariser les recommandations.
- Sécuriser la parfaite faisabilité des concepts tant du côté faisabilité (options) qu’opérationnel et sécuritaire.
- Maîtriser les constructions budgétaires dans un environnement local et international : HT/TTC, auto-liquidation de TVA et optimisations.
- Accompagner le manager aux soutenances pour un apport technique.
- Assurer la montée en compétences des coordinateurs de projets.
- Alimenter la base de données « propositions » par un classement systématique et clair des recommandations produites.

**Coordonner les projets clients en mode transverse avec les commerciaux**
- Dès le gain du projet, être l’interlocuteur unique pour le client.
- S’assurer de la viabilité économique du projet par un pilotage précis de la workforce dédiée et en recherchant des axes d’optimisation.
- Assurer une nouvelle phase de négociations auprès des fournisseurs avant confirmation : tarifs et conditions de paiement.
- Établir rapidement le lien contractuel avec les fournisseurs.
- Informer les fournisseurs des références à rappeler sur leurs correspondances.
- Contrôler les paiements fournisseurs.
- Respecter les contraintes juridiques, réglementaires et administratives propres à chaque événement.
- Assurer la conception et la réalisation des documents d’édition : invitations, inscriptions, dossiers participants, programmes
- Garantir la bonne fin technique et artistique dans le respect des budgets engagés par le client.
- Anticiper, apprécier, décider et intervenir auprès des fournisseurs pour tout problème technique ou organisationnel.
- Entretenir des relations professionnelles avec nos fournisseurs.
- Suivre l’évolution du projet de manière collaborative avec les autres membres de l’équipe par l’utilisation de Toms P