Oficial de Apoyo Administrativo Jr.

hace 3 horas


Barcelona, Barcelona, España Grifols Engineering Sa A tiempo completo
Descripción del Puesto

 

Se precisa la incorporación de un Oficial de Apoyo Administrativo para facilitar y agilizar las tareas de apoyo de los proyectos del departamento, así como gestionar y coordinar las tareas administrativas.


Responsabilidades Principales
  • Control y Gestión del Inventario: Controlar y gestionar el inventario de suministros de oficina del departamento.
  • Apoyo a los Miembros del Departamento: Brindar asistencia a los miembros del departamento en tareas administrativas y de gestión, como preparación de documentos, manejo de correos electrónicos, coordinación de reuniones, entre otros.
  • Atención a Visitas y Llamadas: Atender visitas y llamadas con clientes (catalán, inglés y español).
  • Apartados de Proyectos y Servicios: Apertura, cerramientos, ampliaciones de proyectos y servicios en SAP.
  • Gestión de Viajes: Gestión de viajes a través del portal. Ajustar y coordinar detalles con Grifols Viajes (reclamaciones, peticiones específicas, consultas, etc.).
  • Planificación y Reservas de Salas de Reuniones: Encargarse de la planificación y reservas de salas de reuniones, así como mantener la organización de archivos físicos y digitales para facilitar el acceso a la información necesaria.
  • Análisis Económicos Mensuales: Recopilar y analizar datos financieros relevantes, preparando informes y análisis económicos mensuales que ayuden en la toma de decisiones del departamento.
  • Coordinación de Formaciones y Gestiones con Proveedores: Coordinar formaciones y gestiones con proveedores.
  • Gestión de Altas/Bajas de Personal Externo: Coordinar altas/bajas de personal externo (prevención, alta-baja de temas informáticos y número de empleado externo y control de huella dactilar).
  • Gestión de Albaranes: Gestión de albaranes.

 

Requisitos Técnicos
  • Tener un CFGM o CFGS en Administración y Finanzas o afines.
  • Tener mínimo 1 año de experiencia realizando funciones similares.
  • Dominar un inglés intermedio (mínimo B2).


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