Administrative Assistant

hace 2 meses

Madrid, España Voltalia Spain A tiempo completo

At Voltalia we are passionate about renewable energies We are an electricity producer from wind, solar, hydro, biomass and storage and also a service provider to 3rd party clients such as Development, EPC, O&M and Distribution.Today we are in 20 countries, split among 4 continents, and offering a global operating capacity to our clients. We are listed on the regulated Euronext market in Paris since July 2014._

Our **Equipment, Trading & Distribution (ETD) Business Line** is looking for an **Administrative Assistant**, who will have the following responsibilities:
Customer invoicing:

- Issue customer invoices by transforming the quotes issued by the B2C Photovoltaic Business Managers into invoices;
- Reconcile customer invoices with their receipts in conjunction with the accountant;
- Update the CRM with invoicing and collection information;
Subcontractor invoicing:

- Check the conformity of subcontractors' invoices with the contractual clauses;
- Enter subcontractors' invoices into the ERP system for payment;
- Work with the accountant on all supplier invoicing;
Service support:

- Support the proper follow-up of business by adjusting internal processes and developing appropriate tools;
- Support the activity of the Sales Assistants in their tasks related to the follow-up of the post-sales customer path;
- Carrying out activity reporting to his/her hierarchy;
- Follow-up on the recruitment of subcontractors;
- Administrative follow-up of subcontractor contracts (preparation of files with regulatory documents, insurance, etc.);
- Entering subcontractors' invoices into EBP and monitoring payments;
- Checking invoices with the planning department and reporting to his/her hierarchy in case of non-conformities.

**REQUIREMENTS**
- At least, 2 years of higher education, preferably in business administration or accounting;
- Good understanding and approach to figures;
- Good knowledge of MS software, especially Excel;
- English proficiency (Portuguese would be a plus);
- Respect for the HSE policy.

**KEY SKILLS**
- Rigorous organisation;
- Adaptability in an environment mixing the start-up spirit and the structuring framework of a large international group;
- Listening skills and team spirit;
- Proactivity and sense of initiative;
- Good communication skills;
- Guarantor of the company's image.

**COMPANY**
Voltalia Spain

**BUSINESS LINE**
ETD Operations

**CONTRACT TYPE**
Not defined yet

**CONTRACT DURATION**

**LOCATION**
Spain, Madrid

**STARTING DATE**
Mar 23

  • Administrative Assistant

    hace 2 semanas

    Madrid, España Imagen Y Sonido Tecnicol Sl A tiempo completo

    Company DescriptionIMAGEN Y SONIDO TECNICOL SL is a technical service center for Sony and Hisense companies based out of Madrid, Spain. This company manages a service center network in Spain with 90 members.Role DescriptionThis is a temporary on-site role for an Administrative Assistant located in Madrid. The Administrative Assistant will be responsible for...

  • Administrative Assistant

    hace 1 mes

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la  División de Assistant & Executive Support  de  LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para los fundadores de reconocida Galería de Arte, un/a  Administrative Assistant, con buen dominio de  inglés. Entre sus funciones: Soporte a 2 personas en su día a día. Contacto con proveedores/as y clientes Organización de reuniones y viajes...

  • Administrative Assistant

    hace 4 semanas

    Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la  División de Assistant & Executive Support  de  LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para los fundadores de reconocida Galería de Arte, un/a  Administrative Assistant, con buen dominio de  inglés. Entre sus funciones: Soporte a 2 personas en su día a día. Contacto con proveedores/as y clientes Organización de reuniones y viajes...

  • Administrative Assistant

    hace 1 semana

    Madrid, Madrid, España Imagen Y Sonido Tecnicol Sl A tiempo completo

    Company DescriptionIMAGEN Y SONIDO TECNICOL SL is a technical service center for Sony and Hisense companies based out of Madrid, Spain. This company manages a service center network in Spain with 90 members.Role DescriptionThis is a temporary on-site role for an Administrative Assistant located in Madrid. The Administrative Assistant will be responsible for...

  • Administrative Assistant. Inglés C1

    hace 3 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Administrative Assistant: Como Administrative Assistant en una empresa ubicada en el centro de Madrid, tus tareas serán de soporte polivalente y administración en un entorno dinámico y con posibilidades de crecimiento. **Responsabilidades principales**: - Facturación - Reportes de gastos - Organización de viajes - Gestión de...

  • Administrative Assistant

    hace 1 mes

    Madrid, Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División de Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para los fundadores de reconocida Galería de Arte, un/a Administrative Assistant, con buen dominio de inglésEntre sus funciones:Soporte a 2 personas en su día a día. Contacto con proveedores/as y clientes Organización de reuniones y viajes Gestión de...

  • Administrative Assistant

    hace 1 semana

    Madrid, Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División de Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para los fundadores de reconocida Galería de Arte, un/a Administrative Assistant, con buen dominio de inglésEntre sus funciones:Soporte a 2 personas en su día a día. Contacto con proveedores/as y clientes Organización de reuniones y viajes Gestión de...

  • Administrative Assistant

    hace 4 semanas

    Madrid, Madrid, España LHH A tiempo completo

    Desde la División de Assistant & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para los fundadores de reconocida Galería de Arte, un/a Administrative Assistant, con buen dominio de inglésEntre sus funciones:Soporte a 2 personas en su día a día. Contacto con proveedores/as y clientes Organización de reuniones y viajes Gestión de...

  • Administrative Assistant. Inglés C1

    hace 1 semana

    Madrid, Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Administrative Assistant: Como Administrative Assistant en una empresa ubicada en el centro de Madrid, tus tareas serán de soporte polivalente y administración en un entorno dinámico y con posibilidades de crecimiento.Responsabilidades principales: Facturación Reportes de gastos Organización de viajes Gestión de agenda Organización...

  • Administrative Assistant

    hace 4 semanas

    Madrid, Madrid, España LDA Capital A tiempo completo

    Company DescriptionLDA Capital is an alternative investment group based in Madrid. Our firm specializes in investing in the global private and public markets, providing capital solutions to companies in underserved markets and complex conditions worldwide. With a track record of over $11 billion in transactions across 42 countries, our team brings extensive...

  • Administrative Assistant

    hace 1 mes

    Madrid, Madrid, España LDA Capital A tiempo completo

    Company DescriptionLDA Capital is an alternative investment group based in Madrid. Our firm specializes in investing in the global private and public markets, providing capital solutions to companies in underserved markets and complex conditions worldwide. With a track record of over $11 billion in transactions across 42 countries, our team brings extensive...

  • Administrative Assistant. Sector Real Estate

    hace 2 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Administrative Assistant: En esta posición como Administrative Assistant en una empresa ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será brindar asistencia y soporte administrativo al equipo.Responsabilidades clave:* Manejo y gestión de RRSS de la empresa.* Soporte en funciones de facturación.* Gestión de material de oficina y...

  • Administrative Assistant. Sector Real Estate

    hace 1 semana

    Madrid, Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Administrative Assistant:En esta posición como Administrative Assistant en una empresa ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será brindar asistencia y soporte administrativo al equipo.Responsabilidades clave: Manejo y gestión de RRSS de la empresa. Soporte en funciones de facturación. Gestión de material de oficina y...

  • Administrative Assistant. Sector Real Estate

    hace 2 semanas

    Madrid, Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Administrative Assistant:En esta posición como Administrative Assistant en una empresa ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será brindar asistencia y soporte administrativo al equipo.Responsabilidades clave: Manejo y gestión de RRSS de la empresa. Soporte en funciones de facturación. Gestión de material de oficina y...

  • Administrative Assistant

    hace 2 meses

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Excelente oportunidad laboral como Administrative Assistant para una compañía del sector Real Estate ubicada en la zona centro de Madrid. Sobre la posición: Como Administrative Assistant de la compañía, tu misión principal será dar soporte polivalente a los equipos técnicos, reportando a la Manager del área, combinando estas funciones con el...

  • Administrative Assistant

    hace 2 meses

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Excelente oportunidad laboral como Administrative Assistant para una reconocida entidad financiera ubicada en la zona centro de Madrid **Sobre la posición**: Como Administrative Assistant de la compañía, tu misión principal será dar soporte polivalente a los equipos de trabajo, combinando estas funciones con la gestión integral de los servicios...

  • Administrative Assistant

    hace 2 semanas

    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Excelente oportunidad laboral como Administrative Assistant para una reconocida entidad financiera ubicada en la zona centro de Madrid **Sobre la posición**: Como Administrative Assistant de la compañía, tu misión principal será dar soporte polivalente a los equipos de trabajo, combinando estas funciones con la gestión integral de los servicios...

  • Translator and Administrative Assistant

    hace 2 meses

    Madrid, España Embajada de Pakistán A tiempo completo

    **English/Spanish translator and administrative assistant** The Embassy of Pakistan in Spain is looking for an English/Spanish translator and administrative assistant to join its offices in Madrid. The translator will report directly to the Head of Chancery and work in the Ambassador’s Office. **Main responsibilities and duties** - Translation of media...

  • Office Assistant

    hace 2 meses

    Madrid, España AVANSEL SELECCIÓN A tiempo completo

    **Descripción**: Estamos realizando un proceso de selección de un puesto de Office Assistant - Administrativo/a para empresa ubicada en Madrid Centro. SE OFRECE Incorporación a un puesto estable. Horario de lunes a jueves de 8:30 a 18:00h (descanso de 1 hora para comer), y viernes de 8:30 a 14:30h. FUNCIONES Atención telefónica. Funciones...

  • Administrative Assistant

    hace 5 días

    Madrid, España Adecco A tiempo completo

    Desde Adecco Banca & Seguros estamos en búsqueda de un/a Assistant Administrative con nível C1 de Inglés para una empresa del sector bancario cuya matriz se encuentra en Estados Unidos FUNCIONES - Gestión de la agenda, incluida la organización de reuniones internas/externas. - Organización de conferencias telefónicas y videoconferencias internas y...