Office Manager

hace 1 semana


FuencarralMadrid, España Foreign & Commonwealth Office A tiempo completo

Job Description (Roles and Responsibilities)

**Main purpose of job**:
Act as a personal assistant to the Ambassador in La Paz, and other administrative duties to support corporate services, including HR, payments, and accounts.

**Roles and responsibilities**:
The jobholder will be a crucial operational member of the Embassy team.

They will manage the diary and travel for the Ambassador, ensuring that they are maximizing the Ambassador’s efficiency through strategic oversight of their diary, and helping to manage their busy schedule of events, meetings and engagements.

They will also assist in administrative duties on their behalf, such as expenses and act as their proxy in our accounts and financial systems and HR platform.

As part of the Corporate Services Team, they will be responsible for key financial processes such as setting up payments, approval and administration of cash receipts alongside the Corporate Services Manager.

There will be other administrative duties expected of this role on an ad-hoc basis.

Essential qualifications, skills and experience

**Essential on arrival**:
Several years experience in a similar role are essential.

Experience in administrative support, in handling invoices, supplier relations, cash payments.

Highly skilled in Microsoft Office Software, including Outlook, Excel, and Word.

Desirable qualifications, skills and experience

Experience with stakeholder management and networking, particularly with senior executives and/or government officials.

A number of years experience working in a corporate environment with high-profile events and projects.

Experience in events management, communications, marketing, and/or crisis management.
- Required behaviours- Seeing the Big Picture, Changing and Improving, Managing a Quality Service, Delivering at Pace, Working Together Application deadline Application deadline - day Application deadline - month Application deadline - year
- 18 January 2023

Grade
- Administrative Officer (AO)

Type of Position
- Full-time, Permanent

Working hours per week
- 35

Region
- Latin America and Spanish speaking Caribbean

Country/Territory
- Bolivia

Location (City)
- La Paz

Type of Post
- British Embassy

Number of vacancies
- 1

Salary Currency
- BOB

Salary
- 11,000

Start Date Start Date - day Start Date - month Start Date - year
- 27 February 2023

Other benefits and conditions of employment

Must have the legal status to live and work in Bolivia.

Employees who are not liable to pay local income tax on their Mission salary, eg some non-local national staff and some spouses or partners of UK diplomatic staff, will have their salaries abated by an equivalent amount.

**Learning and development opportunities**:
Annual training conferences for personal assistants take place for the FCDO network. Travel opportunities exist for job shadowing and development.

Additional information
- The British Embassy Network offers a strong benefits package. This package includes generous vacation and leave time, flexible working patterns, and an enriching learning and development opportunities.


  • Office Manager

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    ¿Tienes experiência como office manager y te interesaría trabajar en una empresa tecnológica mundialmente conocida? En Adecco seleccionamos un perfil con las siguientes características: - Persona con experiência como office manager realizando tareas de secretariado y de gestión de oficina - Buen manejo de herramientas digitales - Buen dominio del...

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    Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Office Operations Manager: En esta posición, como Office Operations Manager en un importante Despacho de Abogados ubicado en el centro de Madrid, tu misión principal será gestionar la oficina, coordinar los servicios generales y ser el princpal punto de comunicación para empleados y otras oficinas. **Responsabilidades clave**: -...

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    Madrid, España Sin especificar A tiempo completo

    Tienes experiencia como office manager, cuentas con un nivel de inglés C1 y te interesa trabajar en una empresa dedicada a la consultoría de energías renovables? ¡Sigue leyendo! Desde Adecco, buscamos un perfil de recepcionista/ office manager para incorporarse al equipo en la zona de Plaza Castilla, en Madrid. Tus funciones serán: -Atención cliente....


  • Madrid, España Page Personnel España A tiempo completo

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    Madrid, España Adecco A tiempo completo

    ¿Tienes experiência como office manager, cuentas con un nível de inglés C1 y te interesa trabajar en una empresa dedicada a la consultoría de energías renovables? ¡Sigue leyendo! Desde Adecco, buscamos un perfil de recepcionista/ office manager para incorporarse al equipo en la zona de Plaza Castilla, en Madrid. Tus funciones serán: - Atención...


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    Funciones: - Gestión de agenda, viajes y reuniones de Directora Financiera. - Gestión de las instalaciones y organización de oficinas. - Presupuestos y gestión de proveedores, facturación. - Soporte en la Prevención de Riesgos Laborales con el equipo de RRHH. - Estrategia de movilidad y gestión de flota de coches. - Gestión de empresas de renting,...


  • Madrid, España Walters People A tiempo completo

    Acerca del rol de Office Manager: En esta posición, como Office Manager en una empresa del sector inmobiliario ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será el soporte a cargos directivos y la gestión de la oficina. **Responsabilidades clave**: - Recepción de visitas, atención telefónica y presencial - Supervisar las responsabilidades de...

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    **Descripción**:Desde Grupo Crit buscamos un Office Manager, con foco en funciones comerciales de apertura de nuevo negocio para nuestra oficina de trabajo temporal y selección directa en Granada. Buscamos profesional con más de 2 años de experiência en el sector de los recursos humanos, dotes comerciales, de liderazgo y que se identifique con los...

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    Madrid, España NA A tiempo completo

    ¿Tienes experiencia como office manager, cuentas con un nivel de inglés C1 y te interesa trabajar en una empresa dedicada a la consultoría de energías renovables?¡Sigue leyendo!Desde Adecco, buscamos un perfil de recepcionista/ office manager para incorporarse al equipo en la zona de Plaza Castilla, en Madrid.Tus funciones serán:-Atención cliente....

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    Madrid, España Apriorihr A tiempo completo

    Join our passionate team as our Office Manager in our exciting startup. We are seeking a highly organized and motivated professional to manage and coordinate all operational and administrative activities of our office. As an Office Manager, you will play a crucial role in efficiently maintaining our day-to-day operations, ensuring a productive and...