Office Assistant

hace 1 semana

Barcelona, España EIT Urban Mobility A tiempo completo

**Who are we?**

EIT Urban Mobility is an initiative of the European Institute of Innovation and Technology (EIT), a body of the European Union and Europe’s largest network for transport innovation in cities.

Our mission is to accelerate change towards a sustainable model of urban mobility and liveable urban spaces. We connect public and private actors and provide them with access to markets, talent, finance, and knowledge in four ways:
Using cities as living labs, our industry, research and university partners will demonstrate how new technologies can work to solve real problems in real cities by transporting people, goods and waste in smarter ways.

We are seeking a highly organized and proactive Office Assistant to join our team at our Torre Glories office in Barcelona.

As the Office Assistant, you will be responsible for ensuring the smooth and efficient operation of the office by performing various administrative tasks and you will be reporting to the the HR Departement.

Your main responsibilities will include managing incoming and outgoing postal mail, ordering office supplies, acting as the primary contact for meeting room bookings and other communication with Loom (our office owner), coordinating storage-related activities, assisting with onboarding processes, welcoming visitors, managing document storage, arranging lunch orders and restaurant bookings, and providing support for internal events.

**Be part of a team where you will perform the following task**:

- Postal Mail Management:

- Receive and distribute incoming mail and packages
- Prepare outgoing mail and packages, including proper documentation and tracking
- Office Supplies and Equipment:

- Monitor office supply inventory and ensure timely reordering
- Coordinate with suppliers to order necessary office supplies and equipment
- Maintain an organized inventory system for office supplies and equipment
- Meeting Room Bookings and Communication with Loom:

- Act as the main point of contact for meeting room bookings and scheduling
- Coordinate with Loom (office owner) to address any issues or requests related to meeting rooms, new storage, office equipments, etc.
- Ensure meeting rooms are properly set up and equipped for scheduled meetings
- Storage Management:

- Oversee the organization and maintenance of storage areas
- Coordinate the ordering and setup of new storage solutions as needed
- Manage inventory and track storage usage
- Newcomer Onboarding:

- Assist with the onboarding process for new employees, like welcoming newcomers and issuing access cards and printer cards.
- Ensure all necessary welcoming pack and materials are prepared for new hires
- Provide support and guidance to new employees during their onboarding period
- Visitor Reception:

- Notify Loom and Glories front desk staff of upcoming visitors to ensure they receive visitor cards to access the building and office
- Greet and welcome visitors, ensuring a positive and professional experience
- Notify employees of visitor arrivals and provide appropriate assistance
- Document Storage and Organization:

- Establish and maintain an efficient filing system for both physical and digital documents
- Ensure confidentiality and security of sensitive documents
- Retrieve and provide requested documents to authorized personnel in a timely manner
- Lunch Orders and Restaurant Bookings:

- Coordinate and place lunch orders for employees as requested
- Research and book restaurants for team lunches or other internal & external meetings
- Ensure timely delivery and proper setup for ordered meals
- Internal Event Support:

- Assist with the planning, coordination, and execution of internal events, such as meetings, trainings, All Hands Meeting and celebrations
- Arrange event logistics, including venue bookings, equipment setup, and catering coordination
- Provide on-site support during events, ensuring a smooth and enjoyable experience for attendees

**What you will bring along the way**:
**Must-Haves**:

- High school diploma or equivalent;
- Fluent in English and Spanish (C1 written and spoken);
- Strong organizational and multitasking skills with the ability to prioritize tasks effectively;
- Proficiency in using office software (e.g., Microsoft Office Suite, Google Workspace);
- Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information appropriately;
- Positive attitude, professional demeanor, and ability to work well within a team

**Nice-to-have**:

- Previous experience as an office assistant, administrative assistant, or similar role would be a plus;
- Additional education or certification in office administration is a plus
- Experience in a multicultural environment.
- Any other European language is a plus.

**What’s in it for you**:

- Work in an international environment with a company culture focused on empowerment, thriving and continuous growth.
- Join a creative and diverse team of highly driven individuals that take out-of-the-box thinking to ano

  • Office Assistant

    hace 2 meses

    Barcelona, España Walters People A tiempo completo

    Desde Walters People nos encontramos en la búsqueda de un perfil de Office Assistant con inglés alto para una empresa del sector Real Estate - lujo ubicada en el centro de Barcelona. **Requisitos**: - Experiência previa como Office Assistant de 3 años - Dominio del Paquete Office - Experiência realizando tareas administrativas como: gestión de la...

  • Office Assistant

    hace 6 días

    Barcelona, Barcelona, España Walters People A tiempo completo

    Desde Walters People nos encontramos en la búsqueda de un perfil de Office Assistant con inglés alto para una empresa del sector Real Estate - lujo ubicada en el centro de Barcelona.Requisitos: Experiência previa como Office Assistant de 3 años Dominio del Paquete Office Experiência realizando tareas administrativas como: gestión de la oficina a nível...

  • Office Assistant

    hace 5 días

    Barcelona, España Jr Spain A tiempo completo

    col-wideJob Description:Reporting the Director of Academic quality your duties will be:- Manage office tasks, such as filing, generating reports and presentations, setting up for meetings, and ordering supplies.- Assist in preparation of pre-examination and post-examination sessions.- Assist to the team during the examination sessions.- Provide support in...

  • Office Assistant para Despacho con Inglés

    hace 1 semana

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Gestión de la centralita de la empresa - Derivación de llamadas a los departamentos específicos - Preparación de salas de reuniones - Compra de material de oficina - Tareas administrativas de soporte a diferentes cargos de la empresa ¿Tienes 2-3 años de experiência como recepcionista/office assistant? |¿Hablas inglés first/advance?¿Resides en...

  • Back Office

    hace 2 semanas

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    El/la **Back Office / Assistant con Inglés **se encargará principalmente de dar **apoyo al Área Manager** en: - Tareas administrativas. - Gestión de proyectos farmacéuticos. - Apoyo al departamento de calidad y ventas. - Comunicación con fabricantes. - Gestiones comerciales. Empresa del sector farmáceutico.|Posición estable. El/la **Back Office /...

  • Office Assistant para Despacho con Inglés

    hace 6 días

    Barcelona, Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Gestión de la centralita de la empresa Derivación de llamadas a los departamentos específicos Preparación de salas de reuniones Compra de material de oficina Tareas administrativas de soporte a diferentes cargos de la empresa¿Tienes 2-3 años de experiência como recepcionista/office assistant? |¿Hablas inglés first/advance?¿Resides en Barcelona...

  • Office Assistant

    hace 6 días

    Barcelona, Barcelona, España Adecco (Spain) A tiempo completo

    Desde LHH RS en buscamos un perfil de Office Assistant para una de nuestras oficinas en BarcelonaComo Office Assistant te encargarás de la asistencia en soporte administrativo/a y logísticoTus principales funciones:Recepción y distribución de llamadas, atención de centralita telefónicaAtención de candidatos y clientes, telefónica y presencialmente....

  • Office Assistant

    hace 6 días

    Barcelona, Barcelona, España AVANSEL SELECCIÓN A tiempo completo

    Descripción:Estamos buscando un o una Office Assistant - Administrativo con inglés para una empresa alemana fabricante industrial con delegación en Gavá, Barcelona.¿QUÉ SE OFRECE? Contrato indefinido Horario de L a J de 8 a 14 h y de 15 a 18h, V de 8.30 a 14.30 h- 3 días de teletrabajo: Salario entre euros brutos anuales en función de la...

  • Office Assistant con Inglés B2

    hace 6 días

    Barcelona, Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Preparar información para reuniones internas así como dejar a punto las salas Acompañar a salas a las visitas Gestión de la correspondencia Archivo, mantener la base de datos actualizada Entre otras tareas administrativas propias del puesto de trabajo¿Tienes experiência como recepcionista/office assistant?|¿Hablas inglés B2/C1?¿Tienes disponibilidad...

  • Office Assistant con Inglés Medio

    hace 6 días

    Barcelona, Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Filtraje de llamadas y derivación de las mismas al equipo pertinente Compra de material de oficina Redacción de documentos internos específicos Creación de Excel (si que se requiere dominio de formulaciones minimo) Realización de alguna presentación Power Point Entre otras tareas administrativas de apoyo a la responsable de administración o a Customer...

  • Office Assistant Con Inglés B2

    hace 7 días

    Barcelona, Barcelona, España Jr Spain A tiempo completo

    col-wideJob Description:Preparar información para reuniones internas así como dejar a punto las salas- Acompañar a salas a las visitas- Gestión de la correspondencia- Archivo, mantener la base de datos actualizada- Entre otras tareas administrativas propias del puesto de trabajo¿Tienes experiência como recepcionista/office assistant?|¿Hablas inglés...

  • Office Assistant con Inglés B2

    hace 2 meses

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Preparar información para reuniones internas así como dejar a punto las salas - Acompañar a salas a las visitas - Gestión de la correspondencia - Archivo, mantener la base de datos actualizada - Entre otras tareas administrativas propias del puesto de trabajo ¿Tienes experiência como recepcionista/office assistant?|¿Hablas inglés B2/C1?¿Tienes...

  • Office Assistant

    hace 6 días

    Barcelona, Barcelona, España Adecco A tiempo completo

    Desde LHH RS en buscamos un perfil de Office Assistant para una de nuestras oficinas en Barcelona Como Office Assistant te encargarás de la asistencia en soporte administrativo/a y logístico. Tus principales funciones: Recepción y distribución de llamadas, atención de centralita telefónica Atención de candidatos y clientes, telefónica y...

  • Office Assistant

    hace 2 semanas

    Barcelona, España Adecco (Spain) A tiempo completo

    Podríamos decir que estamos en búsqueda de una persona para uno de los trabajos ideales. Buscas trabajar 100% desde casa? Eres una persona servicial, organizada, con capacidad resolutiva? Tienes experiencia como Office Manager, llevando agendas, booking de hoteles y viajes corporativos y organización de eventos? Una empresa dedicada a implantes...

  • Office Assistant con Inglés Medio

    hace 2 meses

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Filtraje de llamadas y derivación de las mismas al equipo pertinente - Compra de material de oficina - Redacción de documentos internos específicos - Creación de Excel (si que se requiere dominio de formulaciones minimo) - Realización de alguna presentación Power Point - Entre otras tareas administrativas de apoyo a la responsable de administración o...

  • Office Assistant con Inglés Medio

    hace 1 día

    Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Filtraje de llamadas y derivación de las mismas al equipo pertinente - Compra de material de oficina - Redacción de documentos internos específicos - Creación de Excel (si que se requiere dominio de formulaciones minimo) - Realización de alguna presentación Power Point - Entre otras tareas administrativas de apoyo a la responsable de administración o...

  • Assistant/office Manager con Inglés B2

    hace 6 días

    Barcelona, Barcelona, España Page Personnel España A tiempo completo

    Organización de viajes (vuelos, restaurantes, etc.) para los integrantes de la empresa Preparación de salas para reuniones y eventos internos así como redacción de actas Dar soporte en el día a día a la secretaria/executive assistant del CEO en tareas administrativas¿Tienes experiência como Office Manager/Assistant?|¿Dominas ingles a nível...

  • Office Assistant Con Inglés B2

    hace 1 mes

    Barcelona, España Jr Spain A tiempo completo

    col-wideJob Description:Preparar información para reuniones internas así como dejar a punto las salas- Acompañar a salas a las visitas- Gestión de la correspondencia- Archivo, mantener la base de datos actualizada- Entre otras tareas administrativas propias del puesto de trabajo¿Tienes experiência como recepcionista/office assistant?|¿Hablas inglés...

  • Office Assistant

    hace 2 semanas

    Barcelona, España M5 IDEES A tiempo completo

    Empresa especializada en mercados agroalimentarios necesita incorporar un Office Assistant para ofrecer apoyo al conjunto de la empresa y ser el enlace con la gestoría para llevar las cuentas de la empresa y la facturación. Tareas - Preparar para la gestoría, el seguimiento de la facturación, pagos y cobros del trimestre. Seguimiento de las comisiones...

  • Office Assistant

    hace 6 días

    Barcelona, Barcelona, España Adecco (Spain) A tiempo completo

    Podríamos decir que estamos en búsqueda de una persona para uno de los trabajos ideales.Buscas trabajar 100% desde casa?Eres una persona servicial, organizada, con capacidad resolutiva?Tienes experiencia como Office Manager, llevando agendas, booking de hoteles y viajes corporativos y organización de eventos?Una empresa dedicada a implantes bucales, busca...