Technical Assistant

Au cœur de la Direction de l'Ingénierie Immobilière du Groupe, l'équipe de Direction Technique sur site garantit la maintenance et le fonctionnement technique du Centre ainsi que la sécurité des biens et des personnes, planifie et suit les gros travaux de maintenance et le pilotage des entreprises prestataires, élabore, suit et contrôle les budgets annuels et pluri-annuels (plans à 5 ans) et le reporting._

Au sein d’une équipe de 2 personnes et reportant hiérarchiquement au Directeur technique et Sécurité, vous êtes chargé de mettre en œuvre / piloter la gestion administrative et technique du centre commercial.

Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes:

- Assurer le secrétariat du Syndicat de copropriété et assister le Directeur technique et sécurité (en matière administrative essentiellement) : qualification, hiérarchisation et orientation des appels, contacts avec les autorités de tutelle et les différents services du Siège
- Contribuer à l’élaboration du budget d’exploitation du Centre avec le DTS : devis, organisation de la consultation des prestataires, préparation de l’arrêté de l’année « n-1 », estimation du probable de fin d’année, dénonciation des contrats, refonte des cahiers des charges maintenance, nettoyage et sécurité, rédaction des appels d’offres le cas échéant, échéanciers des contrats, opérations prévues dans le cadre du plan à 5 ans etc.
- Assurer le suivi des budgets des travaux bailleurs de re-commercialisation ou de valorisation du centre (établissement des contrats de prestation intellectuelles, suivi des commandes, bon à payer )
- Assurer le suivi du budget (saisie des contrats, des bons de commande, de livraison, à payer )
- Gérer les prestataires (suivi qualité, plannings...) et suivre les contrats d'exploitation
- Assurer les relations avec les Assurances, dans une optique de maintien et d’amélioration des Immeubles ainsi que de protection des biens et des personnes : déclarations de sinistres avec tiers, relations avec la DAMR, etc.
- Etablir les documents de reporting
- Participer à l'organisation des commissions de sécurité (convocations, PV, préparation des dossiers, suivi des réserves...)
- Préparer les Assemblées de copropriété : préparation des budgets, préparation et envoi des convocations et annexes, prise de notes, rédaction des projets de PV, diffusion des PV, etc.

Poste basé au centre commercial de.

Ce que nous recherchons

Vous êtes issu d’une formation Bac +2 (BTS Assistanat, gestion ou comptable) vous avez idéalement 3/5 ans d'expérience minimum dans le domaine de la gestion immobilière et/ou comptable.

Des connaissances en copropriété sont nécessaires pour ce poste.

Vous avez une excellente communication écrite et verbale et vous maîtrisez le pack-office et notamment Excel.

La connaissance d’Altaïx serait un plus.

Dynamique, vous faites preuve de proactivité, enthousiasme, rigueur, organisation, résistance à la pression et avez un excellent relationnel.

Ce qui compte pour nous

Ce qui compte pour nous, c’est d’accueillir des personnalités engagées, capables d’insuffler une énergie positive autour d’eux et prêtes à grandir au sein d’un grand groupe international. Nous offrons à nos collaborateurs une culture collaborative, innovante, axée sur la réussite et propre à créer des opportunités uniques d’évolution.

Nous visons l’excellence et notre culture encourage l’autonomie, l’innovation et l’intelligence collective de nos collaborateurs.

Si vous recherchez des missions stimulantes intellectuellement et responsabilisantes, promouvant le travail en équipe et le challenge au quotidien, n’hésitez pas à postuler

Unibail-Rodamco-Westfield promeut l’égalité des chances, ainsi que la diversité des profils, des expériences et des compétences. Nous croyons que la diversité joue un rôle important dans le succès de notre entreprise et nous engageons à créer un environnement respectant, valorisant, célébrant et exploitant au mieux les différences individuelles.